Thay đổi người đại diện theo pháp luật là một thủ tục pháp lý không thể thiếu khi doanh nghiệp thay đổi nhân sự đứng đầu hoặc điều chỉnh cơ cấu quản trị. Để quá trình này diễn ra nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp có thể đồng hành cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC.

1. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật hiện nay

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, trình tự, hồ sơ thay đổi được quy định chặt chẽ nhằm cập nhật thông tin pháp lý lên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Quy trình gồm các bước được thực hiện theo trình tự sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hợp lệ

Doanh nghiệp soạn thảo các văn bản nêu tại Mục 3, bao gồm thông báo thay đổi, quyết định, biên bản họp và bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện mới. Các tài liệu phải được ký bởi đúng thẩm quyền, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi tiếp nhận, cán bộ đăng ký kiểm tra tính hợp lệ và cấp Giấy biên nhận hồ sơ.

Bước 3: Nhận kết quả và cập nhật thông tin

Khi hồ sơ được chấp thuận, cơ quan đăng ký kinh doanh thực hiện cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật mới vào Hệ thống thông tin quốc gia và cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp nhận kết quả qua đường bưu điện hoặc trực tiếp.

Bước 4: Hoàn tất các thủ tục sau thay đổi

Sau khi có xác nhận thay đổi, doanh nghiệp phải thực hiện các công việc phụ trợ: đăng ký mẫu con dấu mới (nếu người đại diện cũ là chủ sở hữu con dấu), thực hiện thủ tục bổ sung, cập nhật thông tin tại ngân hàng, đồng thời làm việc với cơ quan thuế để cập nhật chữ ký số và các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử.

2. Các điều kiện để thay đổi người đại diện theo pháp luật

Pháp luật doanh nghiệp đặt ra những điều kiện cụ thể cho cả người đại diện mới lẫn tính hợp lệ của quyết định thay đổi. Trước hết, cá nhân được chọn làm người đại diện theo pháp luật phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi 2025; không thuộc đối tượng bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp theo quy định tại Khoản 2 Điều 17 của Luật này.

Bên cạnh năng lực của cá nhân, điều kiện về mặt tổ chức cũng phải được đảm bảo. Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật phải được quyết định bởi cơ quan có thẩm quyền của doanh nghiệp. Quyết định này phải được thể hiện thành văn bản, có hiệu lực trước khi tiến hành thủ tục đăng ký. Các hạn chế hoặc yêu cầu bổ sung trong Điều lệ công ty (nếu có) cũng phải được tuân thủ.

Đáng chú ý, nếu người đại diện bị miễn nhiệm, bãi nhiệm đang đồng thời đứng tên đăng ký kinh doanh hộ cá thể hoặc đảm nhiệm chức danh tương tự ở doanh nghiệp khác, việc thay đổi không bị cấm nhưng cần rà soát để tránh xung đột lợi ích và đảm bảo công khai thông tin theo quy định.

Xem thêm: Thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh chi tiết nhất

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật được liệt kê cụ thể tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, bao gồm các giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (mẫu theo Phụ lục II-1 ban hành kèm Nghị định 168/2025/NĐ-CP) do người đại diện theo pháp luật mới hoặc cũ ký tên.
• Quyết định bằng văn bản về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của cơ quan có thẩm quyền (chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị), trong đó ghi rõ nội dung miễn nhiệm, bãi nhiệm người cũ và bổ nhiệm người mới, kèm theo ngày có hiệu lực.
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị (áp dụng với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty cổ phần) có nội dung xác nhận việc thông qua quyết định thay đổi.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cá nhân được bổ nhiệm làm người đại diện theo pháp luật mới, thường là căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực. Nếu người đại diện mới là người nước ngoài, cần kèm bản sao hộ chiếu và giấy phép lao động hoặc giấy miễn giấy phép lao động (nếu có yêu cầu theo pháp luật lao động).
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (trong trường hợp không phải người đại diện theo pháp luật trực tiếp đi nộp) kèm bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền.

Xem thêm: Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện nước ngoài chi tiết

4. Chi phí thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật

Chi phí cho thủ tục này gồm hai khoản chính: lệ phí đăng ký doanh nghiệp và các chi phí dịch vụ phát sinh. Theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp thực hiện thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh qua mạng điện tử thì được miễn lệ phí. Nếu nộp hồ sơ trực tiếp bằng bản giấy, doanh nghiệp phải nộp lệ phí theo mức quy định hiện hành.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể mất thêm chi phí công chứng bản sao giấy tờ tùy thân, chi phí dịch thuật nếu người đại diện là người nước ngoài, và chi phí thuê đơn vị tư vấn hoàn thiện hồ sơ. Việc tự thực hiện giúp tiết kiệm chi phí, nhưng nếu thiếu kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể đối mặt với việc hồ sơ bị từ chối nhiều lần, kéo theo thời gian và các chi phí gián tiếp.

5. Dịch vụ hỗ trợ thay đổi người đại diện theo pháp luật tại Công ty dịch vụ kế toán ACC

Công ty dịch vụ kế toán ACC mang đến những lợi ích nổi bật:

• Tiết kiệm chi phí: Dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp tránh các khoản phát sinh do hồ sơ sai sót phải nộp lại nhiều lần, đồng thời tối ưu các khoản lệ phí thông qua việc lựa chọn hình thức nộp hồ sơ điện tử.
• Đội ngũ chuyên gia: Các chuyên viên am hiểu sâu sắc Luật Doanh nghiệp, Nghị định 168/2025/NĐ-CP và thường xuyên cập nhật thay đổi chính sách, đảm bảo hồ sơ luôn tuân thủ quy định mới nhất.
• Tư vấn chuyên sâu: Doanh nghiệp được phân tích điều kiện cụ thể, rà soát điều lệ và các ràng buộc pháp lý, từ đó đưa ra phương án thay đổi phù hợp, tránh xung đột nội bộ hoặc vi phạm quy định về quản lý doanh nghiệp.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ soạn thảo hồ sơ, đại diện nộp và theo dõi hồ sơ tại cơ quan đăng ký, đến hỗ trợ cập nhật thông tin với ngân hàng và thuế – tất cả được xử lý đồng bộ, rút ngắn thời gian hoàn tất thủ tục.

6. Câu hỏi thường gặp

Thời gian giải quyết thay đổi người đại diện theo pháp luật có kéo dài hơn 3 ngày không?

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thời hạn xử lý hồ sơ hợp lệ là 03 ngày làm việc. Tuy nhiên, nếu hồ sơ cần bổ sung thông tin hoặc sửa đổi, thời gian sẽ được tính lại kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh nhận đủ hồ sơ sửa đổi.

Có được phép thay đổi đồng thời người đại diện và địa chỉ trụ sở chính không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện đồng thời nhiều thay đổi trong cùng một bộ hồ sơ nếu các nội dung này không mâu thuẫn. Khi đó, thông báo thay đổi sẽ kê khai tất cả những nội dung cần sửa đổi, giúp tiết kiệm thời gian và lệ phí.

Việc sử dụng dịch vụ của đơn vị tư vấn có làm mất quyền kiểm soát hồ sơ không?

Không. Khi ủy quyền cho tổ chức dịch vụ như Công ty dịch vụ kế toán ACC, doanh nghiệp vẫn là bên quyết định nội dung thay đổi.

Thay đổi người đại diện theo pháp luật đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp ổn định vận hành mà còn bảo vệ uy tín trong mọi quan hệ giao dịch. Để thủ tục diễn ra thuận lợi, an toàn và đúng pháp luật, hãy liên hệ ngay Công ty dịch vụ kế toán ACC để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ toàn diện.