Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh cá thể có doanh thu hàng năm dưới 1 tỷ đồng không thuộc đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 16). Do đó, nếu hộ kinh doanh đã tự nguyện đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử từ tháng 11 (có thể hiểu là tháng 11/2023 hoặc thời điểm liên quan), nay có thể ngừng sử dụng nếu không còn nhu cầu kinh doanh yêu cầu. Việc ngừng sử dụng phải đảm bảo không vi phạm các quy định về chứng từ kế toán và thuế, đồng thời thông báo kịp thời cho cơ quan thuế để tránh bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (mức phạt vi phạm đối với hành vi không thông báo ngừng sử dụng hóa đơn).

Quy trình ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Xem thêm: Hộ kinh doanh mình đứng tên là mẹ đổi qua con được không ạ?

Quy trình ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Hộ kinh doanh cần thực hiện các bước sau một cách chính xác để tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Bước 1: Kiểm tra và hoàn tất hóa đơn đang sử dụng

Trước khi ngừng, hộ kinh doanh phải sử dụng hết số hóa đơn điện tử đã được cấp hoặc đăng ký, đồng thời hủy bỏ các hóa đơn chưa sử dụng qua hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Việc này giúp tránh tình trạng hóa đơn tồn đọng gây nhầm lẫn trong kê khai thuế. Nếu có hóa đơn lỗi hoặc hủy, phải lập biên bản hủy theo mẫu quy định tại Thông tư 20/2026/TT-BTC, và gửi thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày hủy.

Bước 2: Lập thông báo ngừng sử dụng

Hộ kinh doanh soạn thảo Thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 08/TH-HĐĐT ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nội dung thông báo phải nêu rõ lý do ngừng sử dụng (ví dụ: doanh thu dưới 1 tỷ đồng, không còn nhu cầu), thời điểm ngừng hiệu lực (ít nhất 2 ngày làm việc trước ngày ngừng), và danh sách hóa đơn đã sử dụng hoặc hủy. Thông báo được ký điện tử bởi người đại diện hộ kinh doanh và gửi qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn) hoặc trực tiếp đến Chi cục Thuế quản lý.

Bước 3: Gửi thông báo và theo dõi xác nhận

Xem thêm: Trước đây mình khai thuế khoán. Giờ nghe nói phải chuyển sang hộ kinh doanh. Giờ mình cần làm từng bước các nội dung gì. Nhờ các bạn chỉ giúp với.

Sau khi gửi thông báo, hộ kinh doanh chờ xác nhận từ cơ quan thuế trong vòng 1-2 ngày làm việc. Nếu được chấp thuận, có thể chuyển sang sử dụng hóa đơn bán lẻ hoặc các hình thức chứng từ khác phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ. Trong trường hợp cơ quan thuế yêu cầu bổ sung, phải hoàn thiện ngay để tránh chậm trễ. Sau khi ngừng, hộ kinh doanh vẫn phải lưu trữ toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử đã sử dụng ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 08/TH-HĐĐT).
• Biên bản hủy hóa đơn (nếu có hóa đơn chưa sử dụng).
• Danh sách hóa đơn điện tử đã cấp và sử dụng (lấy từ hệ thống nhà cung cấp).
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hộ cá thể (bản sao).
• Chữ ký số hoặc tài khoản giao dịch điện tử trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế.

Việc tuân thủ quy trình này giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa chi phí quản lý chứng từ và tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong kê khai thuế, giảm nguy cơ bị kiểm tra sau này. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.