Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

1. Khía cạnh pháp lý về lao động khi chuyển nhân viên

Việc chuyển nhân viên từ công ty sang hộ kinh doanh cá thể (HKD) do cùng một người đứng đầu là hợp pháp, miễn là tuân thủ quy định về chấm dứt và ký kết hợp đồng lao động.

Theo Bộ luật Lao động 2019, hai thực thể này được coi là độc lập về pháp lý, nên nhân viên phải chấm dứt hợp đồng với công ty cũ trước khi ký hợp đồng mới với HKD. Điều này tránh tình trạng lao động kép hoặc tranh chấp quyền lợi. Nếu không thực hiện đúng, có thể dẫn đến khiếu nại từ người lao động về quyền lợi như bảo hiểm xã hội (BHXH), nghỉ phép hoặc lương thưởng.

2. Rủi ro về thuế và khả năng bị cơ quan thuế kiểm tra

Xem thêm: Hiện em kinh doanh hàng rau ngoài chợ nộp thuế qua eTax và đã khởi tạo máy tính tiền. Năm nay em nghe nói không còn thuế khoán và nộp theo quý chứ không nộp tháng như trước đó. Vậy cho em hỏi mình tổng doanh thu cả quý và nộp thuế theo tỉ lệ phần trăm bằng eTax rồi mình có cần nộp giấy tờ gì cho cơ quan thuế không, hay sổ mình ghi cất đó để khi cần kiểm tra thì mới trình ra ạ?

Việc chuyển nhân viên có thể thu hút sự chú ý của cơ quan thuế nếu được thực hiện nhằm mục đích trốn tránh nghĩa vụ thuế, chẳng hạn như giảm chi phí BHXH hoặc che giấu doanh thu giữa hai thực thể liên kết.

Theo Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi, bổ sung năm 2022), cơ quan thuế có quyền kiểm tra, thanh tra nếu phát hiện dấu hiệu giao dịch liên kết giữa công ty và HKD do cùng chủ sở hữu, đặc biệt khi có sự thay đổi đột ngột về nhân sự hoặc chi phí lao động.

Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung năm 2012 và 2014) quy định người sử dụng lao động phải khấu trừ và nộp thuế TNCN đúng hạn; nếu chuyển nhân viên mà không kê khai đầy đủ, có thể bị yêu cầu giải trình về tính hợp lý của chi phí lao động.

Rủi ro cụ thể bao gồm:

• Bị nghi ngờ chuyển giá hoặc lách thuế nếu HKD nhận nhân viên để giảm thuế thu nhập doanh nghiệp, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
• Yêu cầu giải trình hồ sơ lao động và chứng từ thuế nếu cơ quan thuế phát hiện qua báo cáo tài chính hàng quý hoặc kiểm tra ngẫu nhiên.

3. Hướng dẫn thực hiện để tránh rủi ro bị yêu cầu giải trình

Để giảm thiểu rủi ro, cần thực hiện thủ tục minh bạch, đầy đủ hồ sơ. Không có quy trình bắt buộc từ cơ quan thuế, nhưng nên tuân thủ các bước sau để đảm bảo tính hợp pháp:

Bước 1: Chấm dứt hợp đồng lao động với công ty

Thông báo bằng văn bản cho nhân viên ít nhất 45 ngày theo Bộ luật Lao động 2019. Thanh toán đầy đủ quyền lợi như lương, BHXH, BHYT và chứng nhận thời gian làm việc.

Xem thêm: Dạ em đang kinh doanh quán cơm gần cổng bệnh viện sắp tới mở thêm khách sạn. Em đang cần học về cách thu chi, kiểm soát lời lỗ, công nợ, quản lý sổ sách của khách sạn và thuế. Em chỉ là hộ kinh doanh thôi và làm cho gia đình mình thì giờ em nên học gì ạ.

Bước 2: Ký hợp đồng lao động mới với hộ kinh doanh

HKD ký hợp đồng lao động theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, nêu rõ quyền lợi và nghĩa vụ. Đăng ký BHXH cho nhân viên mới trong vòng 30 ngày theo Luật BHXH 2014. Giữ hồ sơ để chứng minh tính độc lập giữa hai thực thể.

Bước 3: Kê khai và nộp thuế liên quan

Cả công ty và HKD phải kê khai thuế TNCN. Lưu trữ chứng từ chi phí lao động để giải trình nếu cơ quan thuế yêu cầu, tránh tình trạng chi phí không hợp lý bị loại trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Biên bản chấm dứt hợp đồng lao động cũ.
• Hợp đồng lao động mới với HKD.
• Bảng kê chi phí lương và khấu trừ thuế TNCN.
• Giấy đăng ký kinh doanh của HKD và công ty để chứng minh tính liên kết nhưng độc lập.

Việc tuân thủ giúp tránh phạt hành chính, đảm bảo quyền lợi người lao động và duy trì uy tín kinh doanh. Nếu thực hiện đúng, cơ quan thuế ít có cơ sở yêu cầu giải trình sâu. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.