Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí được coi là hợp lý

Theo quy định Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) số 14/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 32/2013/QH13 và các văn bản liên quan), chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phải đáp ứng các điều kiện:

(i) thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh

(ii) có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật

Xem thêm: Mình đang gặp tình huống tồn kho thực tế thấp hơn sổ sách khá nhiều do thất thoát và kiểm kê không chuẩn từ đầu năm, nếu không điều chỉnh lại mà tiếp tục theo dõi từ hiện tại thì khi cơ quan thuế kiểm tra có bị đánh giá là sai lệch nghiêm trọng không?

(iii) không thuộc các khoản chi phí không được trừ

Đối với hộ kinh doanh cá thể áp dụng phương pháp kê khai thuế, chi phí vận chuyển phát sinh do thay đổi địa chỉ giao hàng của khách vẫn được coi là chi phí hợp lý nếu chứng minh được đây là chi phí cần thiết để hoàn thành nghĩa vụ giao hàng theo hợp đồng kinh doanh, ngay cả khi không thu hồi từ khách hàng.

Việc không thu hồi không làm mất tính hợp lý, vì đây là rủi ro kinh doanh thông thường, miễn là không phải chi phí cá nhân hoặc không liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Yêu cầu về chứng từ và hồ sơ

Để khoản chi phí này được cơ quan thuế chấp nhận khi quyết toán thuế TNDN (áp dụng cho hộ kinh doanh kê khai theo phương pháp này, theo Luật Thuế TNDN 2025 dự kiến có hiệu lực từ năm 2025 với các quy định tương tự về chi phí hợp lý), cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh:

Xem thêm: Em có một hộ kinh doanh bán thực phẩm tươi sống, hàng hóa hao hụt khá nhiều trong quá trình bảo quản, vậy phần hao hụt này có cần lập bảng kê hay chứng từ gì không ạ?

• Hóa đơn vận chuyển gốc từ đơn vị vận tải, ghi rõ chi phí phát sinh thêm do thay đổi địa chỉ
• Hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng với khách hàng, thể hiện địa chỉ giao hàng ban đầu và thông báo thay đổi
• Biên bản nội bộ ghi nhận lý do phát sinh chi phí, kèm chữ ký người chịu trách nhiệm.
• Sao kê ngân hàng hoặc chứng từ thanh toán chi phí vận chuyển, đảm bảo khớp với hóa đơn.

Nếu hộ kinh doanh áp dụng phương pháp khoán thuế (phổ biến hơn theo Thông tư 18/2026/TT-BTC), chi phí này không được khấu trừ trực tiếp mà chỉ dùng để tham khảo khi cơ quan thuế xác định doanh thu khoán, nhưng vẫn cần lưu trữ chứng từ để tránh rủi ro kiểm tra sau.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp hộ kinh doanh tránh bị loại trừ chi phí, giảm số thuế phải nộp và hạn chế phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế gian lận (theo Luật Quản lý thuế 2019).

Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong sổ sách kế toán, hỗ trợ phát triển bền vững hoạt động kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.