Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Bản chất hoạt động và trách nhiệm kê khai thuế của hộ kinh doanh

Trong trường hợp hộ kinh doanh (HKD) bán hàng qua cộng tác viên (CTV), nơi CTV tự chốt đơn, thu tiền và chuyển lại cho chủ HKD vào cuối ngày, hoạt động này thường được xem là hình thức bán hàng ủy quyền hoặc hợp tác phân phối.

Theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC doanh thu từ hoạt động này được tính là doanh thu của HKD, không phải của CTV riêng lẻ, trừ khi CTV đăng ký kinh doanh độc lập.

Do đó, HKD chịu trách nhiệm kê khai toàn bộ doanh thu phát sinh từ các giao dịch do CTV thực hiện, nhằm đảm bảo tính trung thực và đầy đủ theo Luật Quản lý thuế 2019.

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi trường hợp hộ kinh doanh có nhiều nguồn thu khác nhau như bán hàng, sửa chữa, dịch vụ nhỏ lẻ thì khi kê khai có cần tách riêng từng loại không ạ?

Yêu cầu theo dõi và kê khai riêng từng cộng tác viên

HKD không bắt buộc phải theo dõi và kê khai riêng từng CTV như một đơn vị độc lập nếu họ chỉ đóng vai trò thu tiền hộ và chuyển giao doanh thu về HKD, vì toàn bộ doanh thu được hợp nhất vào sổ sách của HKD.

Tuy nhiên, để tránh rủi ro kiểm tra thuế và đảm bảo chứng minh nguồn gốc doanh thu, HKD nên duy trì hồ sơ ghi nhận giao dịch từ từng CTV theo phương pháp kế toán đơn giản phù hợp với quy mô kinh doanh. Cụ thể:

• Ghi chép hàng ngày số tiền CTV chuyển giao, kèm thông tin đơn hàng cơ bản
• Lưu giữ biên bản giao dịch hoặc sao kê chuyển khoản từ CTV để làm cơ sở đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Nếu áp dụng phương pháp khoán thuế (theo Thông tư 18/2026/TT-BTC), HKD chỉ cần kê khai tổng doanh thu hàng quý hoặc năm, không phân tách chi tiết từng CTV, nhưng phải báo cáo nếu doanh thu vượt ngưỡng chuyển sang phương pháp kê khai

Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung năm 2012 và 2014), nếu HKD trả hoa hồng hoặc thù lao cho CTV dưới dạng thu nhập từ hợp đồng, HKD phải khấu trừ thuế TNCN tại nguồn nếu thu nhập

Lúc này, việc theo dõi riêng từng CTV trở nên cần thiết để tính toán và nộp thay thuế TNCN cho họ, tránh phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày theo Luật Quản lý thuế 2019. Nếu CTV tự kê khai thuế riêng, HKD chỉ cần cung cấp thông tin giao dịch khi được yêu cầu.

Xem thêm: Dạ cho mình hỏi hộ kinh doanh nếu có tháng không phát sinh bán hàng nhưng vẫn có chi phí như tiền thuê mặt bằng thì có cần khai gì không ạ?

Rủi ro nếu không theo dõi phù hợp

Việc không ghi nhận đầy đủ giao dịch từ CTV có thể dẫn đến truy thu thuế nếu cơ quan thuế phát hiện doanh thu "ẩn" qua kiểm tra (theo Luật Quản lý thuế 2019), với mức phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế trốn tránh. Do đó, khuyến nghị HKD sử dụng sổ tay hoặc phần mềm đơn giản để theo dõi, giúp kê khai chính xác và giảm thiểu tranh chấp.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp HKD tránh phạt hành chính, tối ưu hóa chi phí thuế và duy trì uy tín kinh doanh lâu dài. Đồng thời, đảm bảo minh bạch trong chuỗi cung ứng, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.