Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xác định đối tượng chịu thuế nhà thầu

Theo quy định, các khoản thanh toán cho nhà thầu nước ngoài thuộc đối tượng chịu thuế nhà thầu, bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Việc sử dụng thẻ Visa chỉ là phương thức thanh toán, không làm thay đổi bản chất giao dịch quốc tế, nên bên mua (công ty Việt Nam) có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế thay cho nhà thầu nước ngoài. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung năm 2013 và các văn bản hướng dẫn liên quan, dự kiến cập nhật theo Luật Thuế TNDN 2025) cũng xác nhận rằng các khoản chi phí này phải tuân thủ quy định khấu trừ thuế tại nguồn để được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Quy trình khấu trừ và nộp thuế nhà thầu

Xem thêm: Công ty em muốn tăng vốn điều lệ từ lợi nhuận sau thuế chưa phân phối, vậy có cần nộp thuế gì thêm không ạ?

Vì giao dịch liên quan đến nghĩa vụ khấu trừ thuế, bên mua cần thực hiện theo các bước sau để đảm bảo tuân thủ:

Bước 1: Xác định và đăng ký mã số thuế cho nhà thầu nước ngoài

Bên mua phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp về hợp đồng trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký, kèm theo hợp đồng và thông tin nhà thầu. Nếu nhà thầu chưa có mã số thuế, bên mua đề nghị cấp mã số thuế tạm thời. Quy trình này giúp xác định rõ đối tượng và tránh phạt chậm nộp.

Bước 2: Khấu trừ thuế tại nguồn khi thanh toán

Khi thanh toán (qua thẻ Visa hoặc hình thức khác), bên mua khấu trừ ngay thuế GTGT và TNDN theo tỷ lệ quy định, ghi rõ trên hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán. Số tiền khấu trừ được tính trên giá trị hợp đồng chưa bao gồm thuế, và bên mua phải cung cấp chứng từ khấu trừ cho nhà thầu nước ngoài để họ sử dụng khi quyết toán thuế tại quốc gia của mình. Việc này đảm bảo chi phí mua phần mềm được khấu trừ hợp lý theo Luật Thuế TNDN.

Xem thêm: Công ty em có ký hợp đồng gia công hàng hóa, nguyên vật liệu do bên đặt gia công cung cấp, vậy khi nhận vật tư có phải xuất hóa đơn không ạ?

Bước 3: Kê khai và nộp thuế thay

Bên mua kê khai thuế nhà thầu vào tờ khai thuế GTGT và TNDN hàng tháng/quý theo mẫu, nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước trước ngày 20 của tháng tiếp theo (đối với thuế GTGT) hoặc theo kỳ quyết toán TNDN. Nếu chậm nộp, áp dụng mức phạt từ 0,03%/ngày trên số tiền chậm nộp

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Hợp đồng mua phần mềm bản quyền (bản sao công chứng nếu cần).
• Hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán qua thẻ Visa (sao kê ngân hàng).
• Thông báo hợp đồng và mã số thuế nhà thầu (nếu có).
• Tờ khai khấu trừ thuế nhà thầu
• Chứng từ nộp thuế thay (biên lai nộp tiền vào ngân sách).

Tuân thủ quy định thuế nhà thầu giúp công ty tránh rủi ro phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế chậm nộp, đồng thời đảm bảo chi phí mua phần mềm được tính vào chi phí hợp lý, tối ưu hóa nghĩa vụ thuế TNDN. Việc thực hiện đúng còn hỗ trợ minh bạch hóa giao dịch quốc tế, tránh tranh chấp với cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.