Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Việc ủy quyền giúp cá nhân tránh trực tiếp thực hiện thủ tục, nhưng phải đảm bảo hồ sơ đầy đủ để cơ quan thuế chấp nhận.

Xem thêm: Cho em hỏi nếu tiền thu hộ từ bên vận chuyển chuyển về chung với doanh thu thì có cần tách riêng không ạ?

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để cá nhân ủy quyền cho công ty nộp thuế TNCN thay từ thu nhập cho thuê văn phòng, cần chuẩn bị các tài liệu sau theo quy định tại Thông tư 18/20216/TT-BTC và các mẫu biểu liên quan. Hồ sơ này được nộp tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp hoặc qua hệ thống điện tử iHTKK:

• Giấy ủy quyền nộp thuế thay: Văn bản ủy quyền của cá nhân (người cho thuê) cho đại diện công ty (người được ủy quyền), nêu rõ phạm vi ủy quyền, thời hạn hiệu lực, và chữ ký của cả hai bên.
• Hợp đồng thuê văn phòng: Bản sao hợp đồng gốc giữa cá nhân và công ty, ghi rõ giá thuê, thời gian thuê, địa chỉ văn phòng, và điều khoản về khấu trừ thuế (nếu có). Hợp đồng phải tuân thủ Bộ luật Dân sự 2015
• Chứng từ thanh toán tiền thuê: Hóa đơn, biên lai hoặc sao kê ngân hàng chứng minh các khoản thanh toán tiền thuê trong kỳ tính thuế, làm cơ sở xác định doanh thu chịu thuế TNCN ( Luật Thuế TNCN 2007).
• Tờ khai quyết toán thuế TNCN. Do công ty lập và nộp thay, kèm theo phụ lục về thu nhập từ cho thuê tài sản.
• Bản sao giấy tờ tùy thân của cá nhân: CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người cho thuê, để xác định mã số thuế cá nhân (nếu chưa có, công ty hỗ trợ đăng ký theo Luật Quản lý thuế 2019).
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu áp dụng): Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước hoặc biên lai khấu trừ 10% thuế TNCN tại nguồn

Lưu ý, nếu cá nhân không ủy quyền, công ty vẫn phải khấu trừ và nộp thay thuế theo Luật Thuế TNCN 2007, nhưng ủy quyền giúp công ty thực hiện toàn bộ thủ tục quyết toán. Hồ sơ phải nộp trước ngày 90 sau khi kết thúc năm tài chính hoặc theo kỳ tạm nộp hàng quý (ngày 30 của tháng đầu quý sau).

Xem thêm: Cho em hỏi nếu hàng đã giao nhưng khách trả tiền trễ qua tháng sau thì doanh thu nên tính vào thời điểm nào?

Việc tuân thủ đúng quy định giúp cá nhân tránh phạt chậm nộp thuế từ 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp (theo Luật Quản lý thuế 2019), đồng thời đảm bảo công ty thuê được khấu trừ chi phí hợp lý. Đồng thời, giảm rủi ro kiểm tra sau từ cơ quan thuế, góp phần minh bạch hóa giao dịch. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.