Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Ghi nhận doanh thu từ hợp đồng xây lắp trọn gói

Theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, doanh thu từ hợp đồng xây lắp trọn gói được ghi nhận khi phát sinh nghĩa vụ thuế, tức là tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình và xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Cụ thể, doanh thu chịu thuế GTGT bao gồm toàn bộ giá trị hợp đồng, nhưng phần 5% giá trị bảo hành giữ lại bởi chủ đầu tư thường không được ghi nhận ngay toàn bộ mà chỉ ghi nhận 95% giá trị hợp đồng tại thời điểm nghiệm thu, vì phần giữ lại này gắn liền với nghĩa vụ bảo hành chưa hoàn thành. Việc ghi nhận như vậy đảm bảo phù hợp với nguyên tắc thận trọng trong kế toán, tránh ghi nhận doanh thu chưa thực sự kiểm soát rủi ro (theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 về doanh thu và thu nhập khác). Phần 5% sẽ được ghi nhận vào doanh thu sau khi hết thời hạn bảo hành 12 tháng, nếu không phát sinh khiếu nại hoặc chi phí phát sinh, đồng thời xuất hóa đơn bổ sung theo quy định tại Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Xử lý khoản dự phòng bảo hành

Xem thêm: Hộ em kinh doanh vật liệu xây dựng nhỏ lẻ ở quê, nhiều khi bán chịu cả tháng mới thu tiền, vậy thời điểm xuất hóa đơn tính theo lúc giao hàng hay lúc thu tiền ạ?

Đối với khoản dự phòng bảo hành, theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn về chi phí được trừ, doanh nghiệp phải lập dự phòng chi phí bảo hành dựa trên tỷ lệ hợp lý (thường 1-5% giá trị hợp đồng, tùy theo kinh nghiệm ngành xây dựng) ngay tại thời điểm ghi nhận doanh thu chính (nghiệm thu 95%). Khoản dự phòng này được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh và được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu có cơ sở hợp lý, như lịch sử chi phí bảo hành thực tế. Nếu sau 12 tháng không phát sinh chi phí bảo hành thực tế, doanh nghiệp sẽ hoàn nhập toàn bộ khoản dự phòng vào thu nhập khác, ghi nhận tăng doanh thu TNDN và xuất hóa đơn GTGT cho phần 5% giữ lại (nếu áp dụng). Quy trình xử lý cụ thể như sau:

Bước 1: Lập dự phòng ban đầu

Ngay sau nghiệm thu công trình, hạch toán dự phòng chi phí bảo hành bằng cách trích 1-5% giá trị hợp đồng (dựa trên dữ liệu lịch sử) vào tài khoản 352 – Dự phòng phải trả. Đồng thời, ghi nhận chi phí này vào báo cáo kết quả kinh doanh, đảm bảo có chứng từ nội bộ như biên bản ước tính chi phí bảo hành theo Thông tư 99/2025/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp.

Bước 2: Theo dõi và chi phí phát sinh

Trong 12 tháng bảo hành, theo dõi các yêu cầu sửa chữa từ chủ đầu tư. Nếu phát sinh chi phí thực tế (như vật liệu, nhân công), sử dụng từ khoản dự phòng và ghi giảm tài khoản 352, đồng thời bổ sung chứng từ chi phí theo quy định tại Điều 4 Luật Thuế TNDN 2025 để được trừ thuế.

Xem thêm: Em đang thuê 3 nhân viên bán hàng, trả lương tiền mặt dưới 10 triệu/người/tháng, vậy có phải đăng ký lao động và đóng bảo hiểm bắt buộc không ạ?

Bước 3: Hoàn nhập dự phòng

Sau 12 tháng, nếu không phát sinh chi phí, hoàn nhập toàn bộ dự phòng bằng cách ghi tăng thu nhập khác (tài khoản 515) và giảm tài khoản 352. Phần 5% giữ lại được ghi nhận doanh thu, xuất hóa đơn GTGT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và kê khai bổ sung thuế TNDN nếu cần.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu thuế, tối ưu hóa chi phí khấu trừ và đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch, từ đó nâng cao uy tín với cơ quan thuế và đối tác. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.