Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý yêu cầu giải trình

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 47), cơ quan thuế có quyền yêu cầu người nộp thuế giải trình khi phát hiện số liệu bất thường, chẳng hạn như tỷ suất lợi nhuận thấp hơn mức trung bình ngành. Nghị định 132/2020/NĐ-CP (Điều 10) quy định chi tiết về việc cung cấp thông tin, tài liệu để giải trình, nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác của hồ sơ thuế. Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện, yêu cầu doanh nghiệp cung cấp chứng cứ cụ thể để chứng minh tính hợp lý của số liệu tài chính, tránh các rủi ro truy thu thuế hoặc phạt hành chính nếu không giải trình đầy đủ.

Hồ sơ cần chuẩn bị để bảo vệ số liệu

Xem thêm: Doanh nghiệp bên em đang bị cưỡng chế hóa đơn do nợ thuế chậm nộp, nhưng thực tế đã nộp tiền mà hệ thống chưa cập nhật, trong thời gian bị cưỡng chế vẫn phát sinh giao dịch bán hàng, vậy xử lý hóa đơn ra sao?

Để bảo vệ tỷ suất lợi nhuận thấp (khoảng 1% với doanh thu 80 tỷ đồng/năm), doanh nghiệp cần tập trung vào việc chứng minh chi phí hợp lý, điều kiện kinh doanh đặc thù và so sánh với dữ liệu ngành. Các hồ sơ chính cần chuẩn bị bao gồm:

• Báo cáo tài chính hàng năm đã kiểm toán (theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam – VAS), bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính, chứng minh doanh thu và chi phí thực tế.
• Sổ sách kế toán chi tiết (sổ cái, sổ chi tiết tài khoản chi phí), kèm theo chứng từ gốc như hóa đơn GTGT, biên lai thanh toán, hợp đồng mua bán để chứng minh chi phí cao (ví dụ: nguyên liệu, lao động, marketing) dẫn đến lợi nhuận thấp.
• Phân tích nội bộ về tỷ suất lợi nhuận, bao gồm báo cáo so sánh với các doanh nghiệp cùng ngành (dữ liệu từ Hiệp hội ngành hoặc báo cáo thống kê của Tổng cục Thống kê), giải thích lý do như cạnh tranh gay gắt, biến động giá nguyên liệu hoặc chiến lược đầu tư dài hạn.
• Tài liệu chứng minh điều kiện kinh doanh đặc thù, chẳng hạn như hợp đồng vay vốn ngân hàng, báo cáo đánh giá rủi ro thị trường hoặc biên bản họp cổ đông về chiến lược giá thấp để chiếm lĩnh thị phần.
• Giấy tờ liên quan đến kiểm toán độc lập (nếu có), bao gồm báo cáo kiểm toán của công ty kiểm toán được cấp phép, xác nhận số liệu tài chính là chính xác và tuân thủ pháp luật.

Quy trình giải trình với cơ quan thuế

Bước 1: Tiếp nhận và phân tích yêu cầu

Ngay khi nhận thông báo yêu cầu giải trình từ cơ quan thuế (thường trong vòng 10 ngày theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP), doanh nghiệp cần rà soát nội dung yêu cầu, xác định các điểm bất thường về tỷ suất lợi nhuận và thu thập dữ liệu nội bộ để chuẩn bị phản hồi. Việc này giúp tránh chậm trễ, vì thời hạn giải trình thường là 10-30 ngày tùy trường hợp.

Bước 2: Soạn thảo văn bản giải trình

Xem thêm: Doanh nghiệp bên em ký hợp đồng thi công trọn gói, nhưng trong quá trình thực hiện phát sinh tăng giảm khối lượng nhiều lần, xuất hóa đơn theo từng đợt nghiệm thu, vậy khi quyết toán cuối cùng nếu tổng giá trị thay đổi có phải điều chỉnh lại hóa đơn cũ không?

Lập văn bản giải trình chính thức, nêu rõ lý do lợi nhuận thấp (dựa trên dữ liệu ngành và chi phí thực tế), kèm theo toàn bộ hồ sơ chứng minh. Văn bản phải được ký bởi người đại diện pháp luật, trích dẫn cơ sở pháp lý từ Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 80/2021/TT-BTC để tăng tính thuyết phục.

Bước 3: Nộp hồ sơ và theo dõi

Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua hệ thống iHTKK/CQT điện tử, giữ biên nhận nộp. Sau đó, theo dõi phản hồi từ cơ quan thuế; nếu cần bổ sung, cung cấp thêm trong thời hạn quy định để tránh phạt chậm nộp.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ không chỉ giúp bảo vệ số liệu mà còn giảm thiểu rủi ro kiểm tra sâu hơn, đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế. Tuân thủ đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp duy trì uy tín, tránh truy thu thuế khấu trừ và tối ưu hóa chi phí quản lý thuế lâu dài. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.