Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý về ghi chép và giải trình doanh thu cho hộ kinh doanh

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 hộ kinh doanh cá thể phải thực hiện ghi chép doanh thu, chi phí theo phương pháp kê khai đơn giản, dựa trên nguyên tắc dồn tích. Doanh thu được ghi nhận tại thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào thời điểm nhận tiền. Điều này đảm bảo phản ánh đúng thực tế kinh doanh, đặc biệt với mô hình bán hàng trực tiếp và trực tuyến như trường hợp của Anh/Chị, nơi doanh thu có thể thất thường do yếu tố mùa vụ hoặc tập trung thanh toán.

Cách giải trình doanh thu khi cơ quan thuế yêu cầu

Xem thêm: Em xin hỏi nhờ anh chị tư vấn giúp trường hợp này, em đang đứng tên hộ kinh doanh nhưng thực tế chồng em cũng tham gia bán hàng và có nhận tiền từ khách qua tài khoản của anh ấy, tổng doanh thu kinh doanh vì vậy đi qua hai tài khoản khác nhau nên khi cơ quan thuế kiểm tra sao kê ngân hàng có thể thấy dòng tiền không tập trung một chỗ, vậy trường hợp này có bị xem là che giấu doanh thu hay trốn thuế không và em nên giải trình thế nào để hợp lý ạ?

Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình doanh thu theo tháng (thường theo Luật Quản lý thuế 2019), Anh/Chị nên ưu tiên căn cứ vào sổ bán hàng làm cơ sở chính, vì đây là tài liệu phản ánh trực tiếp và kịp thời các giao dịch bán hàng hàng ngày. Sổ bán hàng cần được lập chi tiết, bao gồm ngày bán, số lượng hàng hóa, giá trị giao dịch và hình thức thanh toán, kèm theo chứng từ liên quan như hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho hoặc biên nhận giao dịch trên Facebook.

Sao kê ngân hàng chỉ mang tính chất hỗ trợ, bổ sung để chứng minh dòng tiền thực nhận, nhưng không phải là cơ sở duy nhất vì có thể không khớp với thời điểm bán do khách hàng gom tiền trả một lần.

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ giải trình

Xem thêm: Cho em hỏi hộ kinh doanh bán mỹ phẩm online nếu khách hoàn hàng thì doanh thu đã kê khai có được điều chỉnh giảm không ạ?

Để giải trình hiệu quả, Anh/Chị cần chuẩn bị các tài liệu sau, đảm bảo tính nhất quán và lưu trữ đầy đủ ít nhất 10 năm theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019:

• Sổ bán hàng hoặc sổ tay ghi chép doanh thu hàng ngày/tháng, được ký xác nhận bởi chủ hộ kinh doanh.
• Hóa đơn, chứng từ bán hàng
• Sao kê tài khoản ngân hàng chi tiết theo tháng, kèm giải thích cụ thể về các khoản chuyển khoản lớn
• Báo cáo doanh thu tổng hợp theo tháng, đối chiếu giữa sổ sách và sao kê để làm rõ sự thất thường

Nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót trong ghi chép, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính Do đó, việc duy trì sổ sách chính xác là rất quan trọng để tránh các rủi ro này.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp hộ kinh doanh tránh phạt hành chính, tối ưu hóa nghĩa vụ thuế và duy trì dòng tiền ổn định. Đồng thời, nó hỗ trợ xây dựng uy tín với cơ quan thuế, giảm thiểu kiểm tra đột xuất. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.