Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu về chứng từ nhập hàng

Xem thêm: Shop quần áo của mình vừa bán tại cửa hàng vừa livestream trên facebook và tiktok, doanh thu hai kênh này khá chênh lệch theo từng tháng nên mình không biết khi làm báo cáo doanh thu cho hộ kinh doanh có cần tách riêng từng kênh bán hàng hay chỉ cần tổng doanh thu.

Theo quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, việc nhập hàng từ nhiều nguồn phải được chứng minh bằng các chứng từ hợp pháp để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong sổ sách kế toán. Đối với nguồn có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng, đây là chứng từ chính thức, giúp HKD khấu trừ thuế đầu vào nếu áp dụng phương pháp kê khai thuế GTGT. Còn đối với nguồn chỉ có giấy tay (biên nhận viết tay), chứng từ này chỉ được chấp nhận nếu có đầy đủ thông tin như tên người bán, địa chỉ, số lượng, giá trị hàng hóa, ngày tháng, và chữ ký của cả hai bên, đồng thời phải được bổ sung bằng các bằng chứng khác như vận đơn hoặc hợp đồng nếu cần. Thông tư 18/2026/TT-BTC (quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) cũng nhấn mạnh rằng giấy tay không thay thế hóa đơn điện tử, nhưng có thể sử dụng để ghi nhận chi phí nếu HKD nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc kê khai, miễn là không vi phạm quy định về hóa đơn chứng từ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Cách ghi sổ sách kế toán

HKD bán đồ gia dụng thuộc đối tượng áp dụng chế độ kế toán đơn giản theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, không bắt buộc phải tách riêng từng nguồn nhập hàng một cách chi tiết nếu không phục vụ mục đích quản lý nội bộ hoặc kiểm toán. Thay vào đó, có thể ghi tổng giá trị hàng nhập vào sổ theo dõi hàng tồn kho và chi phí, với điều kiện lưu trữ đầy đủ chứng từ gốc để kiểm tra khi cơ quan thuế yêu cầu. Cụ thể, sổ sách cần phản ánh tổng giá trị nhập khẩu (bao gồm cả hóa đơn và giấy tay) tại tài khoản hàng hóa, đồng thời phân loại theo nhóm hàng (như đồ gia dụng điện, cơ khí) để tính giá vốn hàng bán chính xác. Việc chỉ ghi tổng giúp đơn giản hóa quy trình, nhưng nếu HKD có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm và áp dụng phương pháp kê khai thuế, khuyến nghị tách riêng nguồn có hóa đơn để dễ dàng khấu trừ thuế GTGT đầu vào, tránh rủi ro bị loại trừ chi phí khi quyết toán thuế theo Luật Quản lý thuế 2019.

Xem thêm: Em đăng ký hộ kinh doanh bán đồ điện nhưng hiện tại đang muốn nhập thêm một ít đồ gia dụng về bán chung trong cửa hàng, vậy có cần phải bổ sung ngành nghề kinh doanh trong giấy phép không ạ?

Lợi ích của việc tuân thủ

Việc ghi sổ sách đúng quy định giúp HKD tránh phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP nếu chứng từ không hợp lệ, đồng thời hỗ trợ quản lý chi phí hiệu quả và giảm rủi ro kiểm tra thuế. Tuân thủ còn nâng cao uy tín kinh doanh, dễ dàng vay vốn hoặc mở rộng hoạt động. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.