Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xuất hóa đơn bù cho dịch vụ cung cấp liên tục

Theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng số 13/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung năm 2024) và Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, đối với dịch vụ vệ sinh ký hợp đồng theo năm (dịch vụ cung cấp liên tục), thời điểm lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ trong kỳ tính thuế. Nếu quên xuất hóa đơn cho một tháng cụ thể, doanh nghiệp vẫn được phép lập hóa đơn bổ sung cho kỳ trước đó, với điều kiện phải tuân thủ các yêu cầu sau:

Xem thêm: Dạ, em mới làm kế toán kho, cuối tháng kiểm kê thấy chênh lệch giữa sổ sách và thực tế. Nguyên nhân do xuất hàng quên ghi sổ. Em phải điều chỉnh thế nào cho đúng nguyên tắc kế toán?

• Hóa đơn bù phải ghi rõ nội dung "Hóa đơn bổ sung cho kỳ [tháng/năm cụ thể]", kèm theo thời điểm cung cấp dịch vụ thực tế và số tiền tương ứng.
• Phải có cơ sở chứng minh việc cung cấp dịch vụ, như hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bảng kê chi tiết dịch vụ đã thực hiện.
• Thời hạn lập hóa đơn bổ sung không muộn hơn ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT của kỳ phát sinh (thường là ngày 20 của tháng sau). Nếu lập muộn hơn, doanh nghiệp cần giải trình lý do chính đáng khi kê khai bổ sung.

Việc này giúp đảm bảo tính chính xác của hồ sơ thuế và tránh tranh chấp với khách hàng, nhưng doanh nghiệp nên thiết lập quy trình nhắc nhở nội bộ để tránh quên sót.

Mức phạt liên quan đến việc xuất hóa đơn bù

Theo quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, việc không lập hóa đơn đúng thời điểm khi cung cấp dịch vụ bị coi là vi phạm về thời hạn lập hóa đơn. Cụ thể:

Xem thêm: Mình có câu hỏi về hạch toán chi phí trả trước. Công ty em thuê văn phòng 1 năm, trả tiền một lần 240 triệu. Em phải phân bổ chi phí này trong 12 tháng. Cuối tháng em hạch toán Nợ 642/Có 242 và Nợ 242/Có 111 như thế nào cho đúng?

• Phạt cảnh cáo nếu vi phạm lần đầu và số tiền giao dịch dưới 100 triệu đồng.
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng nếu vi phạm với số tiền từ 100 triệu đồng trở lên
• Nếu lập hóa đơn bù muộn và không kê khai bổ sung kịp thời, mức phạt có thể tăng lên tùy theo mức độ và số lần vi phạm

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế GTGT chậm nộp (0,03%/ngày) nếu hóa đơn bù dẫn đến điều chỉnh số thuế phải nộp. Để giảm thiểu rủi ro, nên lập hóa đơn định kỳ ngay sau khi hoàn thành dịch vụ và lưu trữ đầy đủ chứng từ hỗ trợ.

Việc tuân thủ đúng thời hạn lập hóa đơn không chỉ giúp tránh các khoản phạt hành chính mà còn đảm bảo dòng tiền ổn định và uy tín với đối tác. Đồng thời, nó hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng kê khai thuế chính xác, giảm thiểu rủi ro kiểm tra từ cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.