Dịch vụ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn tất thủ tục pháp lý để tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài hợp pháp, tránh rủi ro phạt nặng. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC, khách hàng nhận được hỗ trợ chuyên nghiệp, trọn gói từ tư vấn đến nộp hồ sơ và nhận kết quả.

1. Thực trạng sử dụng lao động nước ngoài tại các doanh nghiệp Việt Nam

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và dòng vốn đầu tư nước ngoài không ngừng gia tăng, nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam ngày càng phổ biến. Nhiều doanh nghiệp tuyển dụng chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành, lao động kỹ thuật và các vị trí có trình độ chuyên môn cao nhằm đáp ứng yêu cầu vận hành, chuyển giao công nghệ và mở rộng hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Lao động nước ngoài hiện đang làm việc trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, xây dựng, công nghệ thông tin, giáo dục, y tế, thương mại, logistics, năng lượng và các ngành công nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI).

Tuy nhiên, để người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật về lao động, xuất nhập cảnh và quản lý lao động nước ngoài. Theo Luật Việc làm năm 2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn có liên quan, tùy từng trường hợp doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, xin cấp giấy phép lao động hoặc xác nhận người lao động không thuộc diện cấp giấy phép lao động trước khi bố trí người lao động làm việc tại Việt Nam.

2. Những khó khăn, lỗi hồ sơ thường gặp khi tự làm giấy phép lao động

Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài đòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hồ sơ, trình tự, thời hạn và điều kiện sử dụng lao động nước ngoài theo Luật Việc làm năm 2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

Một số khó khăn và sai sót thường gặp bao gồm:

• Xác định sai đối tượng phải xin giấy phép lao động hoặc thuộc diện được miễn giấy phép lao động.
• Không thực hiện hoặc thực hiện không đúng thủ tục xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước khi nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động theo quy định.
• Giấy tờ do nước ngoài cấp chưa được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc dịch thuật, chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Tài liệu chứng minh trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc chưa đáp ứng điều kiện đối với vị trí chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật.
• Thông tin trên các giấy tờ không thống nhất, như họ tên, số hộ chiếu, chức danh, thời gian làm việc hoặc tên doanh nghiệp.
• Giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp hoặc các giấy tờ khác đã hết thời hạn sử dụng, dẫn đến phải làm lại hồ sơ.
• Thiếu thành phần hồ sơ hoặc sử dụng sai biểu mẫu, khiến cơ quan có thẩm quyền yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa.
• Nộp hồ sơ không đúng thời hạn, ảnh hưởng đến kế hoạch tuyển dụng và bố trí người lao động nước ngoài làm việc.
• Chưa theo dõi thời hạn của giấy phép lao động, dẫn đến việc gia hạn hoặc cấp lại không được thực hiện kịp thời.

Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty tại Đà Nẵng chuyên nghiệp

3. Giới thiệu Dịch vụ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài chuẩn của Công ty dịch vụ kế toán ACC

Giấy phép lao động là một trong những điều kiện quan trọng để người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

Khi sử dụng dịch vụ tại ACC, khách hàng được hỗ trợ:

• Kiểm tra điều kiện để người nước ngoài được cấp giấy phép lao động.
• Xác định trường hợp phải xin giấy phép lao động hoặc thuộc diện miễn giấy phép lao động.
• Tư vấn lộ trình thực hiện phù hợp với từng vị trí công việc và nhu cầu sử dụng lao động của doanh nghiệp.
• Hướng dẫn chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định hiện hành.
• Rà soát tính hợp lệ của các giấy tờ do Việt Nam và nước ngoài cấp.
• Hỗ trợ dịch thuật, chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự các tài liệu khi cần thiết.
• Soạn thảo đơn đề nghị, biểu mẫu và các văn bản liên quan đến hồ sơ xin giấy phép lao động.
• Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan có thẩm quyền.
• Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ, tiếp nhận yêu cầu bổ sung và hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ khi phát sinh.
• Nhận giấy phép lao động và bàn giao kết quả cho khách hàng.
• Hỗ trợ thực hiện các thủ tục liên quan như cấp lại, gia hạn, xác nhận miễn giấy phép lao động và các thủ tục sau khi được cấp giấy phép.

Xem thêm: Dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện nhanh nhất​

4. Bảng giá chi tiết dịch vụ làm giấy phép lao động mới nhất

Chi phí dịch vụ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài phụ thuộc vào tình trạng hồ sơ, quốc tịch của người lao động, nhu cầu sử dụng lao động của doanh nghiệp và phạm vi công việc khách hàng yêu cầu. Vì vậy, ACC sẽ khảo sát hồ sơ thực tế và gửi báo giá chi tiết trước khi triển khai dịch vụ.

5. Quy trình dịch vụ làm giấy phép lao động trọn gói tại Công ty dịch vụ kế toán ACC

Để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và bảo đảm hồ sơ được thực hiện đúng quy định, ACC xây dựng quy trình cung cấp dịch vụ làm giấy phép lao động theo các bước rõ ràng và thống nhất. Quy trình được thực hiện như sau:

Bước 1. Tiếp nhận thông tin và đánh giá điều kiện của người lao động nước ngoài

ACC tiếp nhận thông tin về doanh nghiệp, vị trí công việc, quốc tịch, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc của người lao động nước ngoài. Trên cơ sở đó, chuyên viên tiến hành rà soát điều kiện pháp lý, xác định trường hợp phải xin giấy phép lao động hoặc thuộc diện miễn giấy phép lao động theo quy định.

Bước 2. Rà soát hồ sơ và hướng dẫn chuẩn bị tài liệu

Sau khi đánh giá điều kiện, ACC kiểm tra các giấy tờ hiện có của người lao động và doanh nghiệp, đồng thời hướng dẫn chuẩn bị các tài liệu còn thiếu. Đối với các giấy tờ được cấp ở nước ngoài, ACC hỗ trợ tư vấn về hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực theo yêu cầu của pháp luật Việt Nam.

Bước 3. Thực hiện các thủ tục trước khi xin giấy phép lao động

Đối với trường hợp pháp luật yêu cầu, ACC hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hoặc các thủ tục liên quan khác trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động chính thức.

Bước 4. Nộp hồ sơ và theo dõi quá trình xử lý

ACC thay mặt doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ hoàn chỉnh, nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền và theo dõi toàn bộ quá trình giải quyết. Trong trường hợp cơ quan tiếp nhận yêu cầu bổ sung hoặc giải trình, ACC sẽ phối hợp xử lý kịp thời để bảo đảm hồ sơ được xem xét đúng tiến độ.

Bước 5. Nhận kết quả và bàn giao cho doanh nghiệp

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, ACC nhận giấy phép lao động từ cơ quan có thẩm quyền và bàn giao cho khách hàng. Đồng thời, chuyên viên sẽ hướng dẫn doanh nghiệp các thủ tục liên quan sau khi được cấp giấy phép lao động, bao gồm quản lý thời hạn giấy phép, thủ tục gia hạn, cấp lại hoặc các nghĩa vụ pháp lý phát sinh trong quá trình sử dụng lao động nước ngoài.

6. Hồ sơ xin cấp mới, gia hạn giấy phép lao động chuẩn xác

Tùy theo từng thủ tục thực hiện, thành phần hồ sơ xin giấy phép lao động sẽ có sự khác nhau. Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế việc bổ sung hồ sơ và rút ngắn thời gian xử lý.

6.1. Hồ sơ xin cấp mới giấy phép lao động

Theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động gồm:

• Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• Giấy khám sức khỏe hoặc giấy chứng nhận sức khỏe còn giá trị theo quy định.
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không đang trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc không bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc pháp luật nước ngoài.
• 02 ảnh màu kích thước 4 x 6 cm, nền trắng, chụp thẳng mặt, đầu để trần, không đeo kính.
• Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu còn hiệu lực.
• Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài tại Việt Nam theo quy định.
• Tài liệu chứng minh trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc hoặc điều kiện đối với vị trí công việc dự kiến đảm nhiệm theo quy định của Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

6.2. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

Theo Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động gồm:

• Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• Giấy khám sức khỏe còn giá trị theo quy định.
• 02 ảnh màu kích thước 4 x 6 cm, phông nền trắng, chụp thẳng mặt, đầu để trần và không đeo kính.
• Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.
• Hộ chiếu còn thời hạn.
• Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài theo quy định tại khoản 6 Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, phù hợp với từng trường hợp cụ thể.

Lưu ý: Theo khoản 1 Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn.

7. Thời gian xử lý hồ sơ và các lỗi thường khiến hồ sơ bị trả về

Việc nắm rõ thời gian giải quyết hồ sơ và những lỗi thường gặp sẽ giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch tuyển dụng, bố trí nhân sự nước ngoài cũng như hạn chế việc phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ nhiều lần.

7.1. Thời gian xử lý hồ sơ

Thời gian thực hiện thủ tục cấp hoặc gia hạn giấy phép lao động phụ thuộc vào từng giai đoạn và tình trạng hồ sơ của doanh nghiệp. Thông thường, quá trình thực hiện gồm các mốc sau:

• Chuẩn bị hồ sơ và các tài liệu theo quy định, bao gồm giấy tờ do Việt Nam hoặc nước ngoài cấp (nếu có).
• Đối với cấp mới: Theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.
• Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thực hiện thẩm định và cấp giấy phép lao động theo thời hạn giải quyết được quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• Đối với gia hạn: Theo khoản 1 Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị gia hạn phải được nộp trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn.

7.2. Các lỗi thường khiến hồ sơ bị trả về

Trong quá trình giải quyết thủ tục, nhiều hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc trả lại do các nguyên nhân sau:

• Thiếu thành phần hồ sơ theo quy định hoặc sử dụng sai biểu mẫu.
• Giấy tờ do nước ngoài cấp chưa được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật hoặc chứng thực đúng quy định.
• Giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp hoặc hộ chiếu đã hết thời hạn sử dụng.
• Tài liệu chứng minh trình độ chuyên môn hoặc kinh nghiệm làm việc chưa đáp ứng điều kiện đối với vị trí đăng ký.
• Thông tin giữa các giấy tờ không thống nhất về họ tên, số hộ chiếu, chức danh hoặc thời gian làm việc.
• Hồ sơ đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài chưa được thực hiện hoặc chưa được chấp thuận trước khi xin giấy phép lao động.
• Nộp hồ sơ không đúng thời hạn hoặc nộp sai cơ quan có thẩm quyền.
• Người lao động thuộc diện miễn giấy phép lao động nhưng doanh nghiệp vẫn thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép, hoặc ngược lại.

8. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nhỏ có được phép sử dụng lao động nước ngoài không?

Có. Doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đều có thể tuyển dụng lao động nước ngoài nếu chứng minh được nhu cầu sử dụng và đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo Luật Việc làm năm 2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP và các quy định có liên quan.

Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?

Theo Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của một trong các căn cứ quy định tại Nghị định nhưng không quá 02 năm.

Người nước ngoài làm việc không có giấy phép lao động bị xử phạt thế nào?

Theo khoản 3 và khoản 5 Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có giấy phép lao động hoặc không có văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo quy định sẽ bị phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng. Ngoài ra, người vi phạm còn bị áp dụng hình thức xử phạt bổ sung là trục xuất khỏi Việt Nam theo quy định của pháp luật.

ACC có hỗ trợ xin visa làm việc cùng giấy phép lao động không?

Có. ACC hỗ trợ thực hiện đồng bộ các thủ tục liên quan đến người lao động nước ngoài như xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, xin cấp, gia hạn hoặc cấp lại giấy phép lao động, xác nhận miễn giấy phép lao động, xin thị thực (visa), thẻ tạm trú và các thủ tục pháp lý liên quan.

Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ xin giấy phép lao động trước bao lâu?

Đối với cấp mới, theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.

Liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ dịch vụ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài chuyên nghiệp, nhanh chóng. Chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và hoạt động hiệu quả.