Cách hạch toán chi phí không hợp lý đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Việc nắm rõ nguyên tắc này không chỉ giảm thiểu rủi ro bị truy thu thuế mà còn hỗ trợ tối ưu hóa chi phí hợp pháp. Doanh nghiệp cần hiểu rõ cách ghi nhận các khoản chi không được trừ để tránh sai sót trong sổ sách kế toán. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết vấn đề này.

1. Cách hạch toán chi phí không hợp lý khi tính thuế TNDN

Chi phí không hợp lý là những khoản chi không đáp ứng điều kiện được trừ theo Luật Thuế TNDN 2025. Khi hạch toán, doanh nghiệp phải ghi nhận đầy đủ vào sổ kế toán nhưng không được trừ khi tính thuế TNDN. Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, các khoản chi này cần được theo dõi riêng biệt trên tài khoản chi phí để dễ dàng điều chỉnh khi lập tờ khai thuế. Việc hạch toán đúng giúp doanh nghiệp minh bạch hóa số liệu và giảm thiểu sai phạm trong kiểm tra thuế sau này.

Doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi phân loại chi phí không hợp lý vì chúng có thể lẫn vào chi phí sản xuất kinh doanh thông thường. Việc áp dụng cách hạch toán chi phí không hợp lý đòi hỏi kế toán viên phải kiểm tra kỹ điều kiện khấu trừ như hóa đơn hợp lệ, mục đích chi tiêu liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. Nếu không đáp ứng, khoản chi sẽ bị loại trừ toàn bộ hoặc một phần khi tính thuế TNDN theo Luật Thuế TNDN 2025.

2. Phân biệt chi phí hợp lý và chi phí không hợp lý

Chi phí hợp lý phải có chứng từ hợp pháp, phát sinh thực tế và phục vụ hoạt động kinh doanh. Ngược lại, chi phí không hợp lý thường bao gồm các khoản như chi tiếp khách không có hóa đơn, chi khấu hao tài sản không đúng quy định hoặc chi phí liên quan đến hoạt động không thuộc phạm vi kinh doanh. Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định rõ các tiêu chí loại trừ để doanh nghiệp áp dụng thống nhất.

Việc phân biệt giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn khi lập báo cáo tài chính. Một số ví dụ điển hình gồm chi phí phạt vi phạm hành chính, chi hỗ trợ cá nhân không có hợp đồng hoặc chi đầu tư tài sản cố định không đúng mục đích. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ để nhận diện sớm các khoản chi này trước khi hạch toán.

Xem thêm: Hướng dẫn tài khoản 356 quỹ phát triển khoa học và công nghệ

3. Tác động của chi phí không hợp lý đến thuế TNDN

Khi tính thuế TNDN, chi phí không hợp lý sẽ bị loại trừ khỏi chi phí được trừ, dẫn đến thu nhập chịu thuế tăng lên. Điều này làm tăng số thuế phải nộp theo quy định của Luật Thuế TNDN 2025. Doanh nghiệp cần điều chỉnh số liệu trên tờ khai thuế để phản ánh đúng nghĩa vụ tài chính với nhà nước.

Tác động còn thể hiện ở khía cạnh rủi ro kiểm tra sau thanh tra. Nếu hạch toán sai, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính và truy thu thuế theo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Việc áp dụng đúng cách hạch toán chi phí không hợp lý giúp giảm thiểu các khoản phạt này và duy trì uy tín với cơ quan thuế.

Xem thêm: Hướng dẫn tài khoản 414 hạch toán quỹ đầu tư phát triển

4. Lưu ý khi áp dụng cách hạch toán chi phí không hợp lý

Doanh nghiệp nên theo dõi riêng các khoản chi không hợp lý trên hệ thống kế toán để dễ dàng điều chỉnh cuối kỳ. Kế toán viên cần cập nhật thường xuyên các thay đổi trong Luật Thuế TNDN 2025 và Thông tư 20/2026/TT-BTC nhằm đảm bảo tính chính xác. Ngoài ra, việc đào tạo nhân viên về quy định này giúp hạn chế sai sót phát sinh từ thực tế hoạt động.

Một lưu ý quan trọng khác là lưu trữ chứng từ đầy đủ ngay cả với chi phí không hợp lý. Dù không được trừ thuế, các khoản chi này vẫn cần ghi nhận rõ ràng để phục vụ kiểm toán nội bộ và báo cáo quản trị. Doanh nghiệp có thể tham khảo ý kiến chuyên gia để xây dựng quy trình kiểm soát phù hợp với quy mô hoạt động.

5. Câu hỏi thường gặp

Chi phí không có hóa đơn có được hạch toán không?

Trả lời: Các khoản chi không có hóa đơn hợp lệ thường bị coi là chi phí không hợp lý theo Luật Thuế TNDN 2025. Doanh nghiệp vẫn phải ghi nhận vào sổ kế toán nhưng không được trừ khi tính thuế TNDN. Thông tư 20/2026/TT-BTC yêu cầu lưu trữ chứng từ thay thế nếu có để giải trình sau này.

Làm thế nào để điều chỉnh chi phí không hợp lý trên tờ khai thuế?

Trả lời: Doanh nghiệp cần loại trừ toàn bộ khoản chi không hợp lý khỏi chi phí được trừ khi lập tờ khai thuế TNDN. Việc này thực hiện theo hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 20/2026/TT-BTC và Luật Thuế TNDN 2025. Kế toán nên kiểm tra lại số liệu trước khi nộp để tránh sai lệch.

Chi phí khấu hao tài sản cố định có thể bị loại trừ không?

Trả lời: Chi khấu hao tài sản cố định không đúng quy định hoặc không phục vụ kinh doanh sẽ bị coi là chi phí không hợp lý. Doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm chi phí được trừ theo Luật Thuế TNDN 2025. Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định rõ cách tính và điều kiện khấu trừ để áp dụng thống nhất.

Cách hạch toán chi phí không hợp lý đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt để tránh rủi ro pháp lý. Doanh nghiệp nên chủ động cập nhật kiến thức và áp dụng đúng quy định hiện hành. Liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ tối ưu hóa quy trình kế toán thuế của bạn.