Làm lại sổ BHXH là thủ tục hành chính quan trọng, đảm bảo quyền lợi an sinh xã hội không bị gián đoạn khi sổ bảo hiểm bị mất, hỏng hoặc sai thông tin. Việc nắm rõ quy định pháp luật giúp người lao động và doanh nghiệp thực hiện đúng, tránh chậm trễ, ảnh hưởng đến quá trình giải quyết chế độ. Bài viết sau, cùng Công ty dịch vụ kế toán, sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và đầy đủ nhất về thủ tục này.

1. Thủ tục làm lại sổ BHXH chi tiết nhất

Sổ bảo hiểm xã hội là căn cứ ghi nhận quá trình tham gia và là cơ sở giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất. Khi sổ bị hư hỏng, mất mát hoặc chứa thông tin sai lệch, người tham gia bắt buộc phải thực hiện làm lại sổ BHXH để đảm bảo dữ liệu được đồng bộ, liên tục. Thủ tục này được thực hiện tại cơ quan Bảo hiểm xã hội nơi cá nhân đang đóng bảo hiểm hoặc nơi cấp sổ ban đầu, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Quyết định số 366/QĐ-BHXH.

Quy trình làm lại sổ BHXH được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Căn cứ vào trường hợp cần cấp lại, người lao động hoặc đơn vị sử dụng lao động tập hợp đầy đủ giấy tờ như đã liệt kê ở mục trên. Kiểm tra tính chính xác của thông tin trên tờ khai, đảm bảo thống nhất với dữ liệu gốc tại cơ quan BHXH.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Hồ sơ được nộp tại Bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi cá nhân đang tham gia hoặc nơi cấp sổ ban đầu. Đối với đơn vị sử dụng lao động, hồ sơ nộp tại bộ phận một cửa của BHXH cấp huyện qua giao dịch điện tử hoặc nộp trực tiếp. Người lao động tự do nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH. Cơ quan tiếp nhận là Bảo hiểm xã hội quận, huyện, thị xã.

Bước 3: Tiếp nhận và giải quyết

Cán bộ BHXH kiểm tra hồ sơ, nếu đầy đủ và hợp lệ thì viết giấy hẹn trả kết quả. Trường hợp hồ sơ thiếu hoặc sai, cán bộ hướng dẫn bổ sung ngay trong lần nộp đầu tiên, tránh đi lại nhiều lần. Thời gian giải quyết theo quy định tại Quyết định số 366/QĐ-BHXH không quá 10 ngày làm việc đối với trường hợp cấp lại sổ do mất, hỏng, gộp sổ; không quá 5 ngày làm việc với trường hợp thay đổi thông tin cá nhân.

Bước 4: Nhận kết quả

Đúng hẹn, người lao động hoặc đơn vị mang theo giấy hẹn và chứng minh nhân dân/căn cước công dân đến nhận sổ mới. Kiểm tra kỹ các thông tin trên sổ như họ tên, mã số BHXH, ngày sinh, quá trình đóng bảo hiểm. Nếu phát hiện sai sót, yêu cầu điều chỉnh ngay.

2. Các trường hợp phải làm lại sổ BHXH

Theo quy định tại Quyết định số 366/QĐ-BHXH, sổ bảo hiểm xã hội được cấp lại trong các tình huống:

• Sổ bị mất, hư hỏng không sử dụng được;
• Sổ có nhiều mã số BHXH;
• Hoặc cần điều chỉnh, bổ sung thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh, số chứng minh nhân dân/căn cước công dân.

Mỗi trường hợp yêu cầu một bộ hồ sơ riêng và cách thức xử lý khác biệt, đòi hỏi người thực hiện làm lại sổ BHXH phải xác định chính xác lý do để chuẩn bị đúng giấy tờ.

Xem thêm: Chế độ thai sản của bảo hiểm xã hội mới nhất

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi làm lại sổ BHXH

Hồ sơ làm lại sổ BHXH bao gồm các loại giấy tờ cơ bản, tùy thuộc vào từng lý do cụ thể. Dưới đây là danh sách chi tiết:

• Trường hợp sổ bị mất, hỏng:

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS, ban hành kèm Quyết định số 366/QĐ-BHXH).

Tờ khai đăng ký cấp lại sổ BHXH (Mẫu BK2-TS).

Bản sao giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu còn hiệu lực).

Sổ BHXH cũ (nếu còn, trong trường hợp hỏng).

• Trường hợp gộp sổ, nhiều mã số BHXH:

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) ghi rõ đề nghị gộp sổ.

Toàn bộ các sổ BHXH mà người lao động đang giữ.

Bản sao giấy tờ tùy thân.

Bảng kê quá trình tham gia BHXH (nếu có).

• Trường hợp thay đổi thông tin cá nhân:

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin (Mẫu TK1-TS).

Sổ BHXH đã cấp.

Bản sao giấy tờ tùy thân mới (nếu thay đổi họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD).

Văn bản chứng minh sự thay đổi (quyết định cải chính hộ tịch, giấy khai sinh, chứng minh nhân dân mới…).

Lưu ý thực tế: Doanh nghiệp hoặc người lao động khi nộp hồ sơ làm lại sổ BHXH trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc qua tổ chức dịch vụ cần kê khai đúng mẫu, kiểm tra kỹ các trường thông tin để tránh bị trả lại hồ sơ. Bản sao mang theo bản chính để đối chiếu khi nộp trực tiếp.

Xem thêm: Nghỉ thai sản có phải báo giảm BHXH không?

4. Chi phí thực hiện làm lại sổ BHXH

Thực hiện làm lại sổ BHXH không phát sinh lệ phí hành chính nếu thuộc trường hợp bị mất, hỏng hoặc điều chỉnh thông tin do lỗi của cơ quan Bảo hiểm xã hội. Trường hợp người tham gia tự làm mất, làm hỏng sổ, cơ quan BHXH không thu phí cấp lại sổ, nhưng cá nhân phải tự chi trả chi phí photo, hoặc thuê tổ chức dịch vụ nếu ủy quyền thực hiện. Mức phí dịch vụ thường linh hoạt, tùy thuộc vào sự phức tạp của bộ hồ sơ và đơn vị cung ứng.

5. Dịch vụ hỗ trợ làm lại sổ BHXH tại Công ty dịch vụ kế toán

Sử dụng dịch vụ làm lại sổ BHXH của Công ty dịch vụ kế toán mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tiết kiệm chi phí: Dịch vụ giúp doanh nghiệp và cá nhân giảm thiểu chi phí đi lại, chi phí nhân sự dành cho việc theo dõi, hoàn thiện hồ sơ, đặc biệt khi phát sinh các trường hợp phức tạp như gộp nhiều mã số BHXH.
• Đội ngũ chuyên gia: Các chuyên viên am hiểu sâu sắc quy định của Quyết định số 366/QĐ-BHXH, cập nhật liên tục các thay đổi về biểu mẫu, quy trình, đảm bảo hồ sơ được kê khai chuẩn xác ngay từ đầu.
• Tư vấn chuyên sâu: Khách hàng được giải đáp mọi vướng mắc liên quan đến điều kiện cấp lại, thời hạn giải quyết, quyền lợi trong thời gian chờ sổ mới, tránh ảnh hưởng đến chế độ thai sản, ốm đau.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ kê khai, nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ, nhận kết quả và bàn giao tận tay, dịch vụ thay mặt khách hàng làm việc với cơ quan Bảo hiểm xã hội, rút ngắn thời gian và hạn chế sai sót.

7. Câu hỏi thường gặp

Làm lại sổ BHXH mất bao lâu thì có sổ mới?

Thời gian cấp lại sổ theo quy định tại Quyết định số 366/QĐ-BHXH là không quá 10 ngày làm việc với trường hợp mất, hỏng, gộp sổ và không quá 5 ngày làm việc với thay đổi thông tin. Thực tế, nếu hồ sơ rõ ràng, thời gian có thể nhanh hơn. Trong thời gian chờ, người lao động vẫn được đảm bảo mọi quyền lợi về bảo hiểm.

Có bắt buộc phải có sổ BHXH cũ khi làm lại không?

Không bắt buộc trong trường hợp mất sổ. Người đề nghị chỉ cần kê khai đầy đủ vào Mẫu TK1-TS và nộp bản sao giấy tờ tùy thân. Cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ tra cứu dữ liệu gốc trên hệ thống để đối chiếu và in sổ mới.

Làm lại sổ BHXH có mất phí không?

Nhìn chung, thủ tục hành chính cấp lại sổ được miễn phí. Người lao động chỉ có thể tốn chi phí phát sinh nếu ủy quyền cho đơn vị dịch vụ hoặc chi phí photo giấy tờ cá nhân, hoàn toàn không có lệ phí bắt buộc nộp cho cơ quan nhà nước.

Làm lại sổ BHXH đúng quy trình giúp bảo vệ quyền lợi an sinh liên tục và chính xác. Để tránh mất thời gian, sai sót, người lao động và doanh nghiệp có thể liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC để được hỗ trợ trọn gói, từ tư vấn hồ sơ đến nhận kết quả tận nơi, đảm bảo đúng luật và nhanh chóng nhất.