Mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện các thay đổi nội bộ một cách hợp pháp, đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh và tuân thủ quy định pháp luật. Việc thay đổi người đại diện không chỉ ảnh hưởng đến quyền ký kết hợp đồng mà còn liên quan đến trách nhiệm pháp lý của công ty. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về mẫu và thủ tục liên quan, giúp bạn dễ dàng áp dụng. Cùng Công ty kế toán ACC tìm hiểu sâu hơn.

1. Ý nghĩa của việc thay đổi người đại diện pháp luật

Người đại diện theo pháp luật đóng vai trò then chốt trong doanh nghiệp, đại diện cho công ty trong các giao dịch dân sự, ký kết hợp đồng và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2020, việc thay đổi người đại diện pháp luật thường xảy ra do lý do cá nhân như nghỉ hưu, chuyển công tác hoặc chiến lược kinh doanh mới.

Thay đổi này giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt, tránh gián đoạn hoạt động và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý. Nếu không thực hiện đúng, công ty có thể gặp rủi ro pháp lý như hợp đồng vô hiệu hoặc phạt hành chính. Việc sử dụng mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật chuẩn sẽ hỗ trợ quá trình này diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu sai sót.

2. Mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật

Mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật là biểu mẫu chính thức do hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị ban hành, nêu rõ lý do thay đổi, thông tin người cũ và người mới. Biểu mẫu này cần được soạn thảo theo đúng quy định để đảm bảo tính pháp lý, thường bao gồm các thông tin cơ bản như tên công ty, ngày tháng và chữ ký. Sử dụng mẫu chuẩn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh lỗi hình thức.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word^[a]

>> Đọc thêm: Mẫu báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu mới cập nhật

Xem thêm: Mẫu thông báo thay đổi giám đốc điều hành mỏ

3. Thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật

Thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật được quy định tại Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, yêu cầu doanh nghiệp phải thông báo thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định. Quy trình này bao gồm các bước cụ thể để đảm bảo tính hợp lệ và cập nhật kịp thời thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để tránh bị từ chối.

Bước 1: Ban hành quyết định thay đổi

Hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông họp và thông qua quyết định thay đổi người đại diện pháp luật, sử dụng mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật làm cơ sở. Quyết định phải ghi rõ lý do, thông tin cá nhân của người cũ và người mới, đồng thời được ký bởi người có thẩm quyền. Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, quyết định này cần được lưu trữ nội bộ và công bố cho các bên liên quan. Bước này thường mất 1-3 ngày tùy quy mô doanh nghiệp.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi

Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định).
• Quyết định của hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi.
• Bản sao giấy tờ cá nhân của người đại diện mới (CMND/CCCD hoặc hộ chiếu).
• Giấy ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện.
• Các tài liệu khác nếu doanh nghiệp là công ty cổ phần hoặc TNHH hai thành viên trở lên.

Hồ sơ cần được chuẩn bị chính xác để tránh bổ sung, theo quy định tại Nghị định số 168/2025/NĐ-CP.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký. Thời gian xử lý là 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ thiếu, cơ quan sẽ thông báo bổ sung trong vòng 3 ngày. Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp nhận Giấy xác nhận thay đổi và cập nhật con dấu nếu cần.

Bước 4: Cập nhật thông tin liên quan

Sau khi có xác nhận, doanh nghiệp phải thông báo cho ngân hàng, đối tác và cơ quan thuế về thay đổi người đại diện. Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, việc này giúp tránh tranh chấp pháp lý trong giao dịch. Bước này có thể mất thêm 5-7 ngày để hoàn tất các thủ tục hành chính.

4. Lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật

Khi áp dụng mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật, doanh nghiệp cần chú ý đến tính chính xác của thông tin để tránh vô hiệu hóa quyết định. Ví dụ, người đại diện mới phải đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc trường hợp bị cấm theo quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2020.

Ngoài ra, nếu công ty có vốn đầu tư nước ngoài, cần kiểm tra thêm quy định về tỷ lệ sở hữu. Việc chậm trễ thông báo có thể dẫn đến phạt từ 10-20 triệu đồng theo Nghị định số 168/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia để đảm bảo tuân thủ, đặc biệt trong bối cảnh pháp luật thay đổi thường xuyên. Sử dụng mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật từ nguồn uy tín sẽ giúp giảm rủi ro và tăng hiệu quả quản lý.

Mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp thực hiện thay đổi một cách hợp pháp và nhanh chóng. Việc tuân thủ đúng thủ tục không chỉ tránh phạt mà còn củng cố vị thế pháp lý của công ty. Nếu bạn cần hỗ trợ soạn thảo hoặc tư vấn chi tiết, hãy liên hệ Công ty kế toán ACC ngay hôm nay để nhận dịch vụ chuyên nghiệp, đảm bảo mọi thủ tục diễn ra suôn sẻ.