Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Vấn đề chứng từ mua hàng hóa cũ không đầy đủ
Theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng năm 2024 (Luật số 48/2024/QH15), để khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh giao dịch mua bán. Với hàng hóa điện tử cũ mua lẻ từ cá nhân hoặc nguồn không chính thức, nếu thiếu hóa đơn GTGT, Anh/Chị có thể sử dụng các chứng từ thay thế để chứng minh nguồn gốc và giá trị hàng hóa, tránh bị loại trừ chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.
Nếu không có bất kỳ chứng từ nào, cơ quan thuế có thể coi đây là hàng hóa không rõ nguồn gốc, dẫn đến không được khấu trừ thuế đầu vào và có thể bị truy thu thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu (theo Thông tư 18/2026/TT-BTC áp dụng cho hộ kinh doanh).
- Biên bản kiểm kê hàng hóa mua vào, ghi rõ số lượng, tình trạng và giá trị ước tính dựa trên thị trường.
- Hợp đồng mua bán hoặc thỏa thuận với người bán, kèm chữ ký xác nhận.
- Giấy tờ chứng minh nguồn gốc như phiếu xuất kho từ cửa hàng cũ hoặc chứng nhận kiểm định chất lượng
- Bảng kê giá thị trường tham chiếu từ các nguồn uy tín như website thương mại điện tử hoặc báo giá từ nhà cung cấp tương đương.
Nếu bị kiểm tra, Anh/Chị cần giải trình kịp thời để tránh phạt hành chính.
Theo dõi và quản lý tồn kho không có file chi tiết
Đối với hoạt động bán hàng điện tử cũ với giá mỗi món riêng lẻ, việc theo dõi tồn kho phải đảm bảo tính minh bạch theo nguyên tắc kế toán kết hợp với quy định thuế tại Thông tư 18/2026/TT-BTC cho hộ kinh doanh cá thể. Nếu không có file theo dõi chi tiết, Anh/Chị có nguy cơ bị cơ quan thuế nghi ngờ gian lận hoặc thiếu minh bạch, dẫn đến kiểm tra sâu hơn về doanh thu và chi phí.
Để xử lý ổn định, cần xây dựng hệ thống theo dõi ngay lập tức, sử dụng phương pháp bình quân gia quyền hoặc nhập trước xuất trước (FIFO) để tính giá vốn hàng bán, đảm bảo khớp với thực tế kiểm kê.
Bước 1: Kiểm kê thực tế tồn kho
Thực hiện kiểm kê toàn bộ hàng hóa hiện có tại kho hoặc nơi lưu trữ, lập biên bản kiểm kê với sự tham gia của ít nhất hai người. Ghi chép chi tiết từng món hàng: mã sản phẩm, số lượng, tình trạng (mới/cũ), giá mua ước tính và giá bán đề xuất. Bước này giúp tạo cơ sở dữ liệu ban đầu, tránh tình trạng "mất mát" không giải thích được khi bị thanh tra, đồng thời tuân thủ Luật Thuế GTGT 2024 về quản lý hàng hóa chịu thuế.
Bước 2: Xây dựng file theo dõi tồn kho
Sử dụng Excel hoặc phần mềm kế toán đơn giản để lập bảng theo dõi, bao gồm cột nhập kho, xuất kho và tồn cuối kỳ. Cập nhật hàng ngày hoặc hàng tuần để phản ánh biến động giá mỗi món, dựa trên chứng từ bán hàng. Việc này giúp tính toán chính xác giá vốn, khấu trừ thuế đầu vào nếu có chứng từ bổ sung, và giảm rủi ro phạt nếu phát hiện sai sót sổ sách
Bước 3: Lưu trữ và báo cáo định kỳ
Lưu file theo dõi dưới dạng điện tử và bản giấy, kết hợp với báo cáo thuế hàng quý hoặc năm theo mẫu. Nếu bị hỏi tồn kho, cung cấp file này kèm biên bản kiểm kê để chứng minh tính chính xác, tránh bị ấn định thuế theo tỷ lệ. Đồng thời, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để các giao dịch sau có chứng từ đầy đủ.
Xử lý khi bị cơ quan thuế hỏi thăm tồn kho
Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình về tồn kho, Anh/Chị cần chuẩn bị hồ sơ theo quy trình tại Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi), ưu tiên hợp tác để tránh xử phạt nặng. Nếu thiếu file chi tiết, có thể bị phạt chậm nộp hoặc truy thu thuế nếu chứng minh được doanh thu che giấu. Hướng dẫn cụ thể là tổ chức kiểm kê ngay lập tức và bổ sung chứng từ, đồng thời tư vấn chuyên gia để lập báo cáo điều chỉnh nếu cần.
Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chứng từ và tồn kho không chỉ giúp tránh rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa chi phí thuế, đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận