Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Phân tích tình huống và cơ sở pháp lý

Trong trường hợp hộ kinh doanh kê khai doanh thu khoảng 900 triệu đồng năm 2025, nhưng số dư tiền vào tài khoản ngân hàng vượt quá (hơn 1,4 tỷ đồng) do bao gồm các khoản vay mượn và chuyển khoản nội bộ giữa các thành viên gia đình, cơ quan thuế có quyền yêu cầu giải trình để xác định đúng doanh thu chịu thuế theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019. Việc không có hợp đồng vay rõ ràng mà chỉ dựa vào lịch sử chuyển khoản có thể dẫn đến rủi ro bị truy thu thuế nếu không chứng minh được tính chất không phải doanh thu của các khoản tiền này. Cơ sở pháp lý chính bao gồm: Luật Quản lý thuế 2019 (quy định trách nhiệm cung cấp chứng cứ); Nghị định 117/2025/NĐ-CP; Thông tư 18/2026/TT-BTC; Thông tư 80/2021/TT-BTC (quy định về quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, yêu cầu phân loại rõ ràng nguồn gốc thu nhập).

Doanh thu của hộ kinh doanh chỉ tính các khoản từ hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ (như bán đồ gia dụng), không bao gồm vốn vay hoặc chuyển khoản nội bộ không phát sinh thu nhập chịu thuế. Nếu không giải trình kịp thời, hộ kinh doanh có thể bị áp dụng biện pháp xử phạt vi phạm hành chính trên số thuế truy thu, với mức phạt cụ thể tùy theo mức độ vi phạm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Để giải trình hiệu quả, cần tập trung vào việc gom nhóm các khoản tiền vào tài khoản theo tính chất (doanh thu thực tế, vốn vay, chuyển nội bộ), sử dụng lịch sử chuyển khoản làm chứng cứ chính, kết hợp với các tài liệu hỗ trợ khác. Tránh giải trình từng khoản riêng lẻ nếu không có hợp đồng đầy đủ, mà ưu tiên cách tiếp cận tổng thể để chứng minh tính hợp lý, giảm rủi ro bị cơ quan thuế bác bỏ. Dưới đây là quy trình giải trình cụ thể, dựa trên hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC và Luật Quản lý thuế 2019.

Xem thêm: Anh/chị cho tôi hỏi trường hợp hộ kinh doanh có nhiều khoản chi tiền mặt nhỏ lẻ như mua nguyên vật liệu, trả công lao động, chi phí vận chuyển… nhưng không có chứng từ đầy đủ, nếu tổng hợp lại thành bảng kê nội bộ thì có được chấp nhận không hay vẫn bị loại toàn bộ ạ?

Bước 1: Phân loại và gom nhóm các khoản tiền

Xác định rõ các giao dịch vào tài khoản bằng cách trích xuất lịch sử sao kê ngân hàng từ đầu năm 2025. Gom nhóm thành ba loại chính: (i) Doanh thu từ bán đồ gia dụng (khoảng 900 triệu đồng, khớp với kê khai); (ii) Vốn vay mượn (từ cá nhân hoặc gia đình, không phải doanh thu); (iii) Chuyển khoản nội bộ (giao dịch giữa các tài khoản gia đình không phát sinh thu nhập). Ví dụ, nếu có nhiều khoản nhỏ lẻ từ cùng một nguồn (như vợ/chồng/con cái), gom chung thành một nhóm với tổng số tiền và mô tả chung là "vốn hỗ trợ kinh doanh nội bộ gia đình". Điều này giúp tránh phải chứng minh từng khoản riêng, miễn là tổng hợp nhất quán với sổ sách kế toán.

Bước 2: Thu thập và chuẩn bị chứng cứ hỗ trợ

Sử dụng lịch sử chuyển khoản làm cơ sở chính, bổ sung bằng các tài liệu khác để tăng tính thuyết phục theo yêu cầu tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019. Các chứng cứ cần thiết bao gồm:

• Sao kê tài khoản ngân hàng đầy đủ, đánh dấu từng nhóm giao dịch với ghi chú nguồn gốc (ví dụ: "Chuyển từ TK vợ/chồng – vốn vay nội bộ").
• Biên bản xác nhận nội bộ gia đình (lập bằng văn bản đơn giản, ký tay giữa các thành viên, nêu rõ mục đích vay/chuyển không phải doanh thu, ngày tháng cụ thể).
• Sổ tay ghi chép kinh doanh hoặc hóa đơn bán hàng chứng minh doanh thu thực tế chỉ 900 triệu đồng.
• Nếu có, giấy tờ chứng minh mối quan hệ gia đình (CCCD, sổ hộ khẩu) để hỗ trợ tính chất nội bộ.

Lưu ý: Hợp đồng vay không bắt buộc phải công chứng nếu dưới 100 triệu đồng theo Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 463), nhưng biên bản xác nhận có thể thay thế nếu chứng minh được giao dịch thực tế qua chuyển khoản.

Xem thêm: Bên em có một tình huống là bán hàng cho khách quen, thường xuyên giao hàng trước rồi cuối tháng mới chốt công nợ và xuất một hóa đơn tổng, tuy nhiên trong quá trình đó có phát sinh đổi trả, giảm giá từng lần nhỏ lẻ, vậy khi xuất hóa đơn cuối tháng có cần chi tiết lại toàn bộ các điều chỉnh này không hay chỉ cần số cuối cùng?

Bước 3: Soạn thảo văn bản giải trình

Lập văn bản giải trình chính thức gửi cơ quan thuế, trình bày ngắn gọn tình huống, phân loại nhóm tiền, đính kèm chứng cứ. Nội dung cần logic: Mô tả tổng quan số dư tài khoản, giải thích lý do chênh lệch (vay và nội bộ chiếm khoảng 500 triệu đồng), khẳng định doanh thu kê khai đúng, và cam kết chịu trách nhiệm nếu phát hiện sai sót. Sử dụng mẫu theo Phụ lục tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, nộp trực tiếp hoặc qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời hạn 10 ngày kể từ yêu cầu.

Bước 4: Nộp và theo dõi phản hồi

Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý hộ kinh doanh, kèm biên nhận. Nếu cơ quan thuế yêu cầu bổ sung, phản hồi trong 5 ngày làm việc. Trong trường hợp tranh chấp, có thể khiếu nại theo Luật Quản lý thuế 2019 để bảo vệ quyền lợi, tránh bị truy thu không hợp lý.

Việc tuân thủ giải trình đúng quy định giúp hộ kinh doanh tránh phạt hành chính, giảm thiểu rủi ro truy thu thuế và duy trì uy tín với cơ quan thuế. Đồng thời, đảm bảo minh bạch tài chính, hỗ trợ hoạt động kinh doanh bền vững lâu dài. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.