Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện xuất hóa đơn GTGT cho giao dịch bán hàng cho công ty nước ngoài, giao hàng tại Việt Nam

Giao dịch bán hàng hóa cho tổ chức nước ngoài nhưng giao hàng tại Việt Nam được coi là giao dịch nội địa theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng (GTGT) số 2024, vì hàng hóa không được giao cho người vận chuyển quốc tế hoặc xuất khẩu trực tiếp ra nước ngoài. Do đó, công ty Anh/Chị có thể xuất hóa đơn GTGT như bình thường với thuế suất 10% (hoặc 0%, 5% tùy loại hàng hóa theo Thông tư 69/2025/TT-BTC), miễn là người mua cung cấp thông tin cơ bản như tên công ty, địa chỉ giao hàng tại Việt Nam. Việc người mua là tổ chức nước ngoài không có mã số thuế (MST) tại Việt Nam không làm gián đoạn việc xuất hóa đơn, nhưng cần ghi rõ lý do không có MST trên hóa đơn để tránh rủi ro kiểm tra sau này, theo Khoản 2 Điều 20 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Cách ghi và hồ sơ liên quan khi xuất hóa đơn

Khi xuất hóa đơn GTGT, công ty cần đảm bảo thông tin người mua đầy đủ theo mẫu hóa đơn điện tử quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm:

• Tên tổ chức nước ngoài (bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt nếu có).
• Địa chỉ giao hàng tại Việt Nam.
• Không ghi MST, thay vào đó ghi chú "Tổ chức nước ngoài không có MST tại Việt Nam" ở phần tương ứng.

Xem thêm: Cho mình hỏi chút, bán đồ ăn qua app thì app trừ phí rồi mới chuyển tiền về, vậy doanh thu nên ghi theo giá trên app hay tiền thực nhận?

Hồ sơ chứng minh giao dịch bao gồm:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa (ghi rõ điều khoản giao hàng tại Việt Nam).
• Chứng từ giao hàng (phiếu xuất kho, biên bản bàn giao).
• Thanh toán (chuyển khoản quốc tế hoặc chứng từ khác, ưu tiên qua ngân hàng để khấu trừ thuế đầu vào nếu áp dụng).

Nếu không có MST, cơ quan thuế có thể yêu cầu bổ sung giải trình khi kê khai thuế, theo Thông tư 69/2025/TT-BTC. Trường hợp vi phạm ghi hóa đơn sai, mức phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Quy trình xuất hóa đơn GTGT cho giao dịch này

Vì giao dịch liên quan đến thủ tục xuất hóa đơn cho đối tác nước ngoài, quy trình được thực hiện như sau để đảm bảo tuân thủ:

Bước 1: Kiểm tra và ký hợp đồng

Xem thêm: Công ty em chuyển địa chỉ trụ sở sang quận khác thì nghĩa vụ thuế có cần chốt với cơ quan thuế cũ không ạ?

Trước khi giao hàng, ký hợp đồng mua bán với tổ chức nước ngoài, ghi rõ thông tin công ty, địa chỉ giao hàng tại Việt Nam và điều khoản thanh toán. Hợp đồng này làm cơ sở pháp lý theo Điều 10 Luật Thuế GTGT 2024, giúp chứng minh giao dịch nội địa và tránh tranh chấp sau này. Nếu hợp đồng bằng tiếng nước ngoài, cần dịch công chứng nếu cơ quan thuế yêu cầu.

Bước 2: Xuất hóa đơn điện tử

Sau khi giao hàng, sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (đã đăng ký với cơ quan thuế) để xuất hóa đơn GTGT ngay trong ngày, áp dụng thuế suất phù hợp (thường 10%). Ghi đầy đủ thông tin người mua như nêu trên, và gửi hóa đơn điện tử cho đối tác qua email hoặc hệ thống. Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, hóa đơn phải được truyền dữ liệu đến Tổng cục Thuế trong vòng 24 giờ.

Bước 3: Lưu trữ và kê khai thuế

Lưu trữ hóa đơn, hợp đồng và chứng từ liên quan ít nhất 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019. Khi kê khai thuế GTGT hàng tháng/quý, ghi nhận doanh thu này vào tờ khai 01/GTGT, khấu trừ thuế đầu vào nếu có chứng từ hợp lệ. Nếu đối tác nước ngoài yêu cầu hóa đơn không thuế, cần tư vấn thêm để tránh áp dụng sai thuế suất 0% chỉ dành cho xuất khẩu thực thụ.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp công ty tránh phạt hành chính, đảm bảo khấu trừ thuế đầu vào đầy đủ và duy trì uy tín với đối tác quốc tế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.