Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu pháp lý về hóa đơn trong giao dịch bán hàng online

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, người bán hàng online phải lập hóa đơn điện tử cho toàn bộ giá trị giao dịch, bao gồm cả tiền hàng hóa và phí vận chuyển (tiền ship) nếu khách hàng chuyển khoản toàn bộ số tiền này. Phí ship được coi là một phần của doanh thu từ hoạt động kinh doanh, không phải chi phí riêng biệt của bên thứ ba (như đơn vị vận chuyển), trừ trường hợp có hợp đồng rõ ràng ủy quyền cho bên vận chuyển xuất hóa đơn thay. Việc chỉ xuất hóa đơn cho tiền hàng mà không ghi nhận phí ship sẽ dẫn đến hóa đơn không phản ánh đúng thực tế giao dịch, vi phạm nguyên tắc trung thực và đầy đủ thông tin trên hóa đơn theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hậu quả của việc số tiền chuyển khoản và hóa đơn không khớp

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi, hộ kinh doanh nhà em bán nội thất, có nhận thi công lắp đặt tại nhà khách. Phần chi phí nhân công lắp đặt (thợ thuê ngoài) có cần chứng từ gì để được tính vào chi phí không?

Nếu số tiền chuyển khoản từ khách hàng lớn hơn giá trị trên hóa đơn (do không ghi nhận phí ship), doanh nghiệp có nguy cơ bị cơ quan thuế xác định là kê khai doanh thu không đầy đủ, dẫn đến truy thu thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân/doanh nghiệp trên phần chênh lệch. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn, hành vi lập hóa đơn không đúng nội dung giao dịch có thể bị phạt tiền đối với cá nhân hoặc đối với tổ chức. Ngoài ra, nếu phát hiện sai sót qua kiểm tra, doanh nghiệp còn phải điều chỉnh hóa đơn bổ sung và nộp phạt chậm nộp thuế (trên số tiền chậm nộp).

Để đảm bảo hóa đơn khớp với số tiền chuyển khoản, người bán cần lập hóa đơn điện tử bao gồm cả phí ship ngay tại thời điểm giao dịch. Dưới đây là quy trình cơ bản áp dụng cho bán hàng online:

Bước 1: Xác định giá trị giao dịch đầy đủ

Xác nhận tổng số tiền khách chuyển khoản, bao gồm tiền hàng và phí ship ước tính. Nếu phí ship do người bán thu hộ (không phải trả trực tiếp cho đơn vị vận chuyển), coi đây là doanh thu của người bán và phải kê khai thuế GTGT 10% trên toàn bộ (theo Luật Thuế GTGT 2024). Lưu giữ chứng từ chuyển khoản làm cơ sở đối chiếu.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử

Xem thêm: Em mới ra trường làm kế toán cho công ty du lịch. Có đoàn khách đi tour xong yêu cầu xuất hóa đơn nhưng lại đưa danh sách từng người lẻ. Mình xuất một hóa đơn ghi nhiều tên khách được không?

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế (theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) để lập hóa đơn, ghi rõ: tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, thành tiền hàng, phí ship riêng biệt (nếu cần phân loại), và tổng thanh toán. Gửi hóa đơn điện tử cho khách ngay sau khi nhận chuyển khoản, đảm bảo mã số thuế và chữ ký số hợp lệ.

Bước 3: Kê khai và nộp thuế

Kê khai doanh thu đầy đủ trên tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý (mẫu 01/GTGT), bao gồm cả phí ship. Nếu đã lập hóa đơn sai trước đó, thực hiện điều chỉnh bằng hóa đơn bổ sung theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và nộp phạt nếu có (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Lưu trữ hóa đơn và chứng từ ít nhất 10 năm để đối chiếu khi kiểm tra.

Việc tuân thủ giúp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo minh bạch tài chính và giảm thiểu chi phí phạt. Đồng thời, xây dựng uy tín với khách hàng và cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.