Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu về nội dung hóa đơn khi bán hàng trên sàn thương mại điện tử

Xem thêm: Mọi người ơi, có ai nộp tờ khai lệ phí môn bài năm 2025 cho địa điểm kinh doanh thành lập tháng 9/năm 2025. Tờ khai đã được chấp nhận nhưng hôm nay bị lên khoản phạt chậm nộp không ạ? Mình xem lại thấy tờ khai này bị để tự động hạn nộp là: 03/02/2025. (Hạn nộp của tờ khai 2024).

Khi bán hàng trên sàn Shopee hoặc các nền tảng tương tự, doanh nghiệp thường không nhận được đầy đủ thông tin khách hàng (như tên, địa chỉ, mã số thuế) do đặc thù giao dịch trực tuyến. Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, nội dung hóa đơn điện tử phải bao gồm các thông tin cơ bản như tên, địa chỉ người bán, số hóa đơn, ngày lập, danh mục hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, thành tiền và chữ ký số. Đối với trường hợp bán lẻ mà khách hàng không cung cấp thông tin hoặc không yêu cầu hóa đơn, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền mà không bắt buộc ghi đầy đủ thông tin người mua, chỉ cần ghi chú "Khách hàng không lấy hóa đơn" hoặc "Bán lẻ" để phù hợp với thực tế giao dịch. Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn cụ thể về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, cho phép áp dụng hình thức này trong bán hàng trực tiếp hoặc qua sàn TMĐT, nhằm đảm bảo ghi nhận doanh thu kịp thời mà không làm gián đoạn quy trình kinh doanh.

Việc ghi chú mã vận đơn để chứng minh giao dịch

Xem thêm: Bên em lần đầu bán tài sản cố định là xe ô tô. Có lưu ý gì (ngoài việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng) anh chị chỉ giúp em. Với bên mua họ sẽ chịu tất cả thuế liên quan việc bán xe (vì là bạn của giám đốc) nên em cũng chưa rõ ngoài thuế giá trị gia tăng bán ra + thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp –> còn gì nữa không ạ?

Để chứng minh tính hợp pháp của doanh thu và hóa đơn khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp nên ghi chú mã vận đơn (hoặc mã đơn hàng trên Shopee) vào phần mô tả hàng hóa/dịch vụ trên hóa đơn điện tử, hoặc lưu trữ riêng biệt trong hệ thống kế toán. Quy định tại Điều 25 Nghị định 123/2020/NĐ-CP yêu cầu người bán phải lưu trữ hóa đơn và chứng từ liên quan trong thời hạn tối thiểu 10 năm, bao gồm các tài liệu chứng minh giao dịch thực tế như dữ liệu từ sàn TMĐT (hóa đơn Shopee, xác nhận vận chuyển). Việc ghi chú mã vận đơn giúp dễ dàng đối chiếu với dữ liệu từ đơn vị vận chuyển (như GHTK, J&T) hoặc báo cáo doanh thu từ Shopee, tránh rủi ro bị loại trừ doanh thu giả mạo. Nếu không ghi chú trực tiếp trên hóa đơn, doanh nghiệp cần duy trì file Excel hoặc phần mềm kế toán để liên kết mã vận đơn với từng hóa đơn tương ứng, đảm bảo tính minh bạch và sẵn sàng cung cấp khi thanh tra thuế. Trường hợp vi phạm lưu trữ chứng từ, có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro kiểm tra thuế, đảm bảo dữ liệu kế toán chính xác và tối ưu hóa chi phí quản lý. Đồng thời, nó hỗ trợ xây dựng uy tín kinh doanh lâu dài trên nền tảng TMĐT. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.