Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định chung về nội dung hóa đơn bán hàng kèm chi phí vận chuyển

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ (đã được sửa đổi, bổ sung), và Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) phải ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc như tên hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất và tổng giá trị thanh toán. Khi hóa đơn bán hàng kèm theo chi phí vận chuyển (là dịch vụ phụ trợ cho ngành chính buôn bán máy móc thiết bị phụ kiện điện), doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn gộp nếu vận chuyển được coi là một phần của giao dịch bán hàng, hoặc xuất hóa đơn riêng cho dịch vụ vận tải nếu tách biệt. Tuy nhiên, nội dung hóa đơn phải đảm bảo tính minh bạch, chứng minh được tính hợp pháp của giao dịch, tránh rủi ro khi kê khai thuế hoặc kiểm tra sau.

Xem thêm: Công ty em chuyển địa chỉ trụ sở sang quận khác thì nghĩa vụ thuế có cần chốt với cơ quan thuế cũ không ạ?

Yêu cầu cụ thể đối với dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường bộ

Vì công ty có đăng ký ngành nghề phụ là vận tải hàng hóa bằng đường bộ, chi phí vận chuyển phải tuân thủ các quy định về hoạt động vận tải theo Luật Đường bộ 2024 và Nghị định 158/2024/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đường bộ về hoạt động vận tải đường bộ. Cụ thể, đối với hóa đơn dịch vụ vận tải hàng hóa bằng ô tô (bao gồm cả khi kèm theo bán hàng), bắt buộc phải ghi thêm thông tin về phương tiện vận tải và lộ trình để chứng minh tính hợp pháp, tránh vi phạm quy định về quản lý phương tiện và an toàn giao thông.

• Biển kiểm soát của phương tiện: Phải ghi rõ biển số xe tải hoặc phương tiện sử dụng để vận chuyển hàng hóa, nhằm xác định phương tiện đã được đăng kiểm, có giấy phép kinh doanh vận tải hợp lệ theo Điều 18 Nghị định 158/2024/NĐ-CP. Việc không ghi thông tin này có thể dẫn đến hóa đơn bị loại trừ khi khấu trừ thuế GTGT hoặc bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn.
• Lộ trình điểm đến – điểm đi: Phải ghi rõ điểm xuất phát và điểm đến của hàng hóa (ví dụ: từ kho công ty tại TP. Hồ Chí Minh đến địa chỉ khách hàng tại Hà Nội), để chứng minh lộ trình vận chuyển hợp lý và tuân thủ quy định về tuyến đường bộ theo Điều 25 Luật Đường bộ 2024. Thông tin này giúp cơ quan thuế và quản lý vận tải xác minh tính chính xác, tránh gian lận thuế hoặc vận chuyển trái phép. Nếu không ghi, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ, dẫn đến phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Xem thêm: Em gặp tình huống này, khách sửa đồ có đặt cọc nhưng không quay lại lấy. Khoản tiền cọc đó để lâu thì nên xử lý thế nào cho hợp lý?

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, nếu vận chuyển do chính công ty thực hiện (sử dụng xe của mình), thông tin trên phải được cập nhật trên hóa đơn điện tử theo mẫu quy định tại Thông tư 20/2026/TT-BTC. Trường hợp thuê ngoài, hóa đơn từ đơn vị vận tải phải kèm theo để chứng từ đầy đủ.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo khấu trừ thuế GTGT hợp lệ và duy trì uy tín kinh doanh. Đồng thời, giảm thiểu chi phí phạt hành chính và hỗ trợ quản lý nội bộ hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.