Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xử lý hóa đơn cho hàng trả lại

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP hộ kinh doanh cá thể (HKD) bán hàng online như mỹ phẩm phải sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn bán hàng thông thường tùy theo quy mô và phương thức kê khai thuế. Khi khách hàng trả lại hàng do đổi ý, không được coi là hủy hóa đơn gốc mà phải lập hóa đơn điều chỉnh để giảm doanh thu tương ứng, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ nguyên tắc ghi nhận doanh thu thực tế.

• Điều kiện áp dụng: Hàng trả lại phải có biên bản xác nhận giữa HKD và khách hàng, nêu rõ lý do (đổi ý), số lượng, giá trị hàng hóa và thời điểm trả. Biên bản này là cơ sở pháp lý để điều chỉnh, tránh tranh chấp sau này theo Bộ luật Dân sự 2015
• Hồ sơ cần chuẩn bị:
• Biên bản trả hàng (ký tay hoặc điện tử, có chữ ký hai bên).
• Hóa đơn gốc đã xuất cho đơn hàng.
• Chứng từ vận chuyển trả hàng (nếu có, để chứng minh hàng đã nhận lại).
• Hóa đơn điều chỉnh (giảm doanh thu, thuế GTGT nếu áp dụng).

Bước 1: Lập biên bản trả hàng

Ngay khi nhận hàng trả lại, HKD lập biên bản chi tiết về tình trạng hàng hóa, giá trị và lý do. Biên bản phải được ký xác nhận bởi đại diện HKD và khách hàng. Tài liệu này giúp chứng minh giao dịch hợp pháp, tránh rủi ro kiểm tra thuế sau này. Nếu hàng hỏng nhẹ do đổi ý, HKD có quyền kiểm tra và ghi nhận thêm chi phí kiểm định nếu cần.

Xem thêm: Dạ, em muốn hỏi về thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT quý 1/2026 là ngày nào ạ? Và nếu nộp chậm thì bị phạt bao nhiêu? Em sợ quên mất.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (nếu HKD đã đăng ký) để xuất hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ "Điều chỉnh giảm doanh thu do trả hàng" với số hóa đơn gốc tham chiếu. Giá trị điều chỉnh bằng giá trị hàng trả.

Bước 3: Gửi hóa đơn và thông báo cơ quan thuế

Gửi hóa đơn điều chỉnh cho khách hàng qua email hoặc cổng thông tin điện tử. Đồng thời, cập nhật vào hệ thống hóa đơn của HKD và báo cáo điều chỉnh trong kỳ kê khai thuế GTGT hoặc thuế khoán. Nếu vi phạm thời hạn, HKD có thể bị phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng

Hạch toán kế toán cho hàng trả lại

HKD thường áp dụng phương pháp kế toán đơn giản ghi nhận doanh thu thực tế sau khi trừ hàng trả. Hạch toán giúp điều chỉnh sổ sách, giảm doanh thu và thuế phải nộp, đồng thời cập nhật tồn kho mỹ phẩm. Nếu HKD kê khai thuế theo phương pháp khoán, chỉ cần ghi chép nội bộ; nếu kê khai theo quý/tháng, phải hạch toán chi tiết để báo cáo chính xác.

Xem thêm: Em mới ra trường làm kế toán cho công ty du lịch. Có đoàn khách đi tour xong yêu cầu xuất hóa đơn nhưng lại đưa danh sách từng người lẻ. Mình xuất một hóa đơn ghi nhiều tên khách được không?

Bước 1: Ghi nhận giảm doanh thu

Trên sổ cái kế toán, ghi nợ tài khoản "Doanh thu" (TK 511) và có tài khoản "Hàng trả khách hàng" (TK 131 hoặc tương đương). Giá trị bằng số tiền hóa đơn điều chỉnh, bao gồm thuế GTGT đầu ra nếu áp dụng ( theo Luật Thuế GTGT 2008, sửa đổi). Điều này đảm bảo doanh thu thực tế không bị thổi phồng, tránh truy thu thuế sau kiểm tra.

Bước 2: Điều chỉnh tồn kho và chi phí

Nếu hàng trả còn nguyên vẹn, ghi tăng tồn kho bằng giá vốn gốc, đồng thời kiểm tra chi phí vận chuyển trả (nếu có) để hạch toán vào chi phí bán hàng. Nếu hàng hỏng, ghi giảm giá trị và xử lý như hàng hủy theo quy định nội bộ. Toàn bộ phải cập nhật vào báo cáo tài chính quý/năm

Bước 3: Kê khai và nộp thuế điều chỉnh

Trong tờ khai thuế GTGT (mẫu 01/GTGT) hoặc thuế khoán, trừ giá trị hàng trả vào doanh thu chịu thuế. Nếu đã nộp thuế cho hóa đơn gốc, HKD được khấu trừ hoặc hoàn thuế phần điều chỉnh

Việc tuân thủ xử lý hóa đơn và hạch toán đúng quy định giúp HKD tránh phạt hành chính, đảm bảo minh bạch tài chính và dễ dàng mở rộng kinh doanh online. Đồng thời, giảm rủi ro tranh chấp với khách hàng và cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.