Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Tình trạng pháp lý hiện tại và nghĩa vụ đăng ký kinh doanh

Hoạt động kinh doanh bán quần áo qua Facebook và Zalo từ năm 2022-2025 mà chưa đăng ký kinh doanh hoặc kê khai thuế được coi là vi phạm quy định về quản lý thuế và đăng ký kinh doanh theo Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 28, 29). Cụ thể, cá nhân kinh doanh có doanh thu hàng năm vượt quá 100 triệu đồng phải đăng ký hộ kinh doanh cá thể hoặc doanh nghiệp và kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) cùng thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Với doanh thu COD ước tính 500 triệu – 2 tỷ đồng/năm và tổng cộng 3-4 tỷ đồng từ 2022-2025, Anh/Chị thuộc đối tượng bắt buộc thực hiện nghĩa vụ này. Việc sử dụng tài khoản cá nhân cho chuyển khoản không miễn trừ trách nhiệm, vì cơ quan thuế có thể yêu cầu đối soát dữ liệu từ ngân hàng và đơn vị vận chuyển theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP (Điều 7). Không thể bỏ qua doanh thu cũ khi đăng ký mới, vì pháp luật yêu cầu kê khai đầy đủ lịch sử hoạt động để tránh truy thu và xử phạt.

Nghĩa vụ thuế truy thu cho các năm trước

Anh/Chị phải kê khai và nộp thuế bổ sung cho toàn bộ doanh thu từ 2022 đến nay, dựa trên dữ liệu COD từ bảng kê vận chuyển và ước lượng hợp lý cho phần chuyển khoản (có thể sử dụng sổ sách nội bộ hoặc dữ liệu ngân hàng làm cơ sở). Theo Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 111), cơ quan thuế có quyền truy thu thuế trong thời hạn 10 năm nếu phát hiện vi phạm. Thuế GTGT áp dụng phương pháp kê khai, và thuế TNCN từ 0.5-2% trên doanh thu, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (Điều 5). Nếu tự nguyện kê khai trước khi bị kiểm tra, mức phạt hành chính giảm còn 20% số thuế chậm nộp (thay vì 1-3 lần nếu bị phát hiện), cộng tiền chậm nộp trên số thuế gốc theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (Điều 59). Ví dụ, với doanh thu 3-4 tỷ đồng, số thuế truy thu cộng phạt chậm nộp tùy thời gian chậm.

Xem thêm: Cho em hỏi nếu hộ kinh doanh bán đồ ăn mà nguyên liệu mua ngoài chợ không có hóa đơn thì khi xuất hóa đơn đầu ra đều đặn có bị chú ý không ạ?

Quy trình đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế và kê khai bổ sung

Để xử lý hợp pháp, Anh/Chị cần thực hiện đồng thời đăng ký kinh doanh mới và kê khai thuế truy thu, không thể tách rời. Quy trình được hướng dẫn theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 126/2020/NĐ-CP như sau:

Bước 1: Đăng ký hộ kinh doanh cá thể

Nộp hồ sơ tại UBND nơi cư trú hoặc kinh doanh chính. Hồ sơ bao gồm:

• Đơn đăng ký hộ kinh doanh (mẫu theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Bản sao CMND/CCCD của chủ hộ.
• Hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh (nếu có).

Thời gian xử lý 3-5 ngày làm việc. Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký, hộ kinh doanh được cấp mã số thuế tự động theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP (Điều 10). Điều này giúp hợp thức hóa hoạt động từ thời điểm đăng ký, nhưng không ảnh hưởng đến nghĩa vụ truy thu quá khứ.

Xem thêm: Dạ cho mình hỏi hộ kinh doanh nếu có tháng không phát sinh bán hàng nhưng vẫn có chi phí như tiền thuê mặt bằng thì có cần khai gì không ạ?

Bước 2: Kê khai thuế bổ sung cho các năm 2022-2025

Sử dụng hệ thống iHTKK hoặc eTax để nộp tờ khai bổ sung (mẫu 01/TNCN và 01/GTGT) cho từng năm, kèm dữ liệu COD và ước lượng chuyển khoản. Nếu thiếu chứng từ, cơ quan thuế chấp nhận kê khai tự nguyện dựa trên bảng kê vận chuyển làm chứng cứ theo Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 47). Nộp kèm biên lai nộp thuế truy thu và tiền chậm nộp tại cơ quan thuế. Thời hạn tự nguyện là trước ngày 90 của năm sau (nhưng khuyến nghị nộp ngay để giảm phạt). Sau đó, đăng ký phương pháp kê khai thuế định kỳ hàng quý hoặc năm cho hoạt động mới.

Bước 3: Theo dõi và hoàn tất nghĩa vụ

Sau nộp hồ sơ, nhận biên bản xác nhận từ cơ quan thuế và cập nhật thông tin hộ kinh doanh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ đối soát dữ liệu, liên hệ Chi cục Thuế để tránh kiểm tra đột xuất. Toàn bộ quy trình mất 7-15 ngày nếu hồ sơ đầy đủ, giúp tránh phạt bổ sung lên đến 100 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (Điều 142).

Việc tuân thủ kịp thời giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý, tránh lãi phạt tích lũy và xây dựng nền tảng kinh doanh bền vững. Đồng thời, đảm bảo quyền lợi khấu trừ chi phí hợp lý trong tương lai. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.