Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nghĩa vụ ghi chép sổ sách đối với hộ kinh doanh

Theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải thực hiện ghi chép sổ sách kế toán đơn giản để theo dõi doanh thu, chi phí và các hoạt động kinh doanh khác. Đối với hộ kinh doanh thuộc mức doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm (theo phân loại tại Thông tư 18/2026/TT-BTC), việc ghi chép không yêu cầu phức tạp như doanh nghiệp nhưng phải đảm bảo đầy đủ, chính xác để phục vụ quyết toán thuế hàng năm. Sổ sách có thể sử dụng mẫu đơn giản như sổ theo dõi doanh thu – chi phí, được lập bằng tay hoặc phần mềm kế toán cơ bản, và phải lưu trữ ít nhất 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019.

Xem thêm: Hộ kinh doanh thu mua cá trực tiếp từ thuyền đánh bắt, bán lại cho công ty xí nghiệp. Khả năng em thuộc nhóm 3, ai có kinh nghiệm tư vấn cho em với!!!

Ghi nhận doanh thu từ hoạt động bán rau củ quả

Doanh thu được ghi nhận dựa trên hóa đơn điện tử mà hộ kinh doanh xuất cho khách hàng, phù hợp với quy định tại Thông tư 13/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính về hóa đơn chứng từ. Cụ thể, khi bán hàng, hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm giao dịch (nếu khách yêu cầu) hoặc tổng hợp cuối ngày, ghi rõ số lượng, giá trị rau củ quả, thuế GTGT (nếu áp dụng). Trong sổ sách, doanh thu được ghi theo ngày, tháng, với tổng hợp hàng tháng để khớp với tờ khai thuế khoán. Việc này giúp cơ quan thuế kiểm tra và xác định mức doanh thu thực tế, tránh tình trạng kê khai sai dẫn đến phạt hành chính trên số thuế trốn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Ghi nhận chi phí đầu vào không có hóa đơn

Đối với chi phí đầu vào như mua rau củ quả từ nguồn không xuất hóa đơn (ví dụ: nông dân cá thể), hộ kinh doanh vẫn được ghi nhận chi phí hợp lý để tính toán thu nhập chịu thuế TNCN theo phương pháp khoán tại Thông tư 18/2026/TT-BTC. Không có hóa đơn GTGT đầu vào không ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế GTGT (vì hộ khoán thường không khấu trừ), nhưng phải sử dụng chứng từ thay thế để chứng minh chi phí thực tế. Các chứng từ hợp lệ bao gồm:

Xem thêm: Nghị định 20/2026 miễn thuế 3 năm cho công ty mới. Vậy em chỉ có hộ kinh doanh mới giải thể + chủ hộ kinh doanh thương mại điện tử giờ lập công ty mới lần đầu được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp 3 năm không ạ?

• Phiếu nhập hàng hoặc bảng kê mua hàng do hộ kinh doanh tự lập, ghi rõ nguồn gốc, số lượng, giá mua và chữ ký người bán (nếu có).
• Hợp đồng mua bán miệng hoặc biên bản giao nhận hàng hóa, kèm chứng cứ thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản).
• Chứng từ vận chuyển, kiểm dịch hàng hóa nếu áp dụng cho rau củ quả tươi.

Khi ghi sổ, chi phí được phân loại theo nhóm (ví dụ: chi phí nguyên liệu), tổng hợp hàng tháng và lưu trữ để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra. Nếu không có chứng từ, chi phí có thể bị loại trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Việc tuân thủ ghi chép sổ sách giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro phạt hành chính, tối ưu hóa nghĩa vụ thuế và dễ dàng chứng minh hoạt động kinh doanh hợp pháp khi cần. Đồng thời, nó hỗ trợ quản lý nội bộ hiệu quả hơn, giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.