Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định pháp lý về chứng minh nguồn gốc hàng hóa

Theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng (GTGT) số 13/2008/QH12 được sửa đổi, bổ sung năm 2024, người nộp thuế phải chứng minh được nguồn gốc hàng hóa để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc tránh bị truy thu thuế. Đối với hoạt động mua bán sách cũ từ cá nhân không kinh doanh (như người dân), không bắt buộc phải có hóa đơn GTGT đầu vào theo Luật Thuế GTGT 2024, nhưng cần các chứng từ hợp pháp khác để chứng minh giao dịch thực tế.

Luật Quản lý thuế, quy định rằng cơ quan thuế có quyền kiểm tra nguồn gốc hàng hóa nếu phát hiện dấu hiệu bất thường, và người nộp thuế phải cung cấp hồ sơ chứng minh trong thời hạn quy định.

Thông tư 18/2026/TT-BTC về hóa đơn điện tử cũng nhấn mạnh rằng các chứng từ thay thế hóa đơn phải đảm bảo tính pháp lý và minh bạch.

Hồ sơ cần chuẩn bị để giải trình

Xem thêm: Em đang bán đồ decor theo mùa, có những tháng gần như không bán được, nhưng đến dịp lễ thì doanh thu tăng gấp nhiều lần. Khi tính thuế khoán, nếu thuế lấy trung bình cả năm thì những tháng thấp có được xem xét giảm không, hay chỉ nhìn tháng cao điểm để ấn định ạ?

Khi cơ quan thuế kiểm tra nguồn gốc hàng hóa, Anh/Chị cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để chứng minh tính hợp pháp của nguồn hàng, tránh bị coi là hàng hóa không rõ nguồn gốc dẫn đến truy thu thuế GTGT và phạt hành chính. Các tài liệu cụ thể bao gồm:

• Hợp đồng mua bán hoặc thỏa thuận bằng văn bản với cá nhân bán hàng, ghi rõ thông tin bên bán, số lượng sách, giá trị giao dịch và ngày tháng.
• Biên nhận thanh toán hoặc giấy xác nhận chuyển khoản ngân hàng, chứng minh việc chi trả tiền mua hàng
• Danh sách chi tiết hàng hóa mua vào, bao gồm mô tả sách, giá mua và ngày nhận hàng, có thể kèm ảnh chụp hoặc biên bản kiểm kê.
• Chứng từ vận chuyển hoặc giao nhận hàng hóa nếu có, hoặc lời khai của nhân chứng nếu giao dịch diễn ra tại chỗ.
• Sổ sách kế toán nội bộ ghi nhận đầy đủ doanh thu bán ra và chi phí mua vào, phù hợp với phương pháp kê khai thuế.

Quy trình giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra

Nếu cơ quan thuế yêu cầu giải trình, Anh/Chị cần tuân thủ quy trình sau để đảm bảo tính kịp thời và hợp pháp, tránh phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số tiền thuế theo Luật Quản lý thuế 2019.

Bước 1: Tiếp nhận và xác nhận yêu cầu kiểm tra

Khi nhận thông báo kiểm tra từ cơ quan thuế (thường qua biên bản hoặc văn bản chính thức, Anh/Chị cần xác nhận bằng văn bản trong vòng 3 ngày làm việc, đồng thời chuẩn bị hồ sơ liên quan.

Bước 2: Cung cấp hồ sơ và giải trình

Xem thêm: Em đang gặp khó ở chỗ này. Hộ kinh doanh của em nộp thuế khoán nhưng năm nay có thêm bán trên Shopee. Em chưa thông báo với thuế. Nếu để đến lúc thuế tự phát hiện thì mức xử lý có nặng hơn so với việc chủ động báo không ạ?

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận thông báo Anh/Chị nộp đầy đủ hồ sơ chứng minh nguồn gốc hàng hóa tại cơ quan thuế hoặc qua cổng thông tin điện tử. Giải trình bằng văn bản chi tiết, trích dẫn các chứng từ cụ thể và liên hệ với Luật Thuế GTGT 2024 để chứng minh giao dịch hợp pháp. Nếu thiếu chứng từ, có thể bổ sung lời khai của bên bán hoặc kiểm kê thực tế hàng tồn kho để hỗ trợ.

Bước 3: Theo dõi và xử lý kết quả

Sau khi nộp, theo dõi biên bản kiểm tra và quyết định của cơ quan thuế. Nếu bị truy thu, Anh/Chị có quyền khiếu nại trong 30 ngày theo Luật Quản lý thuế 2019.

Lưu trữ toàn bộ hồ sơ ít nhất 10 năm để phục vụ các lần kiểm tra sau, đảm bảo tuân thủ về lưu trữ chứng từ điện tử nếu áp dụng.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp Anh/Chị tránh rủi ro truy thu thuế và phạt hành chính, đồng thời duy trì hoạt động kinh doanh ổn định, minh bạch. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.