Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về thời điểm xuất hóa đơn bán hàng hóa

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Điều này có nghĩa là hóa đơn phải được xuất ngay tại thời điểm giao hàng hoặc chuyển giao rủi ro cho khách hàng, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ nguyên tắc kế toán. Trong trường hợp bán sỉ với số lượng lớn, nếu hàng hóa được giao theo từng lần (dù khách hàng yêu cầu gộp), doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải xuất hóa đơn riêng cho từng lần giao hàng cụ thể, dựa trên số lượng và giá trị thực tế tại thời điểm đó. Việc trì hoãn xuất hóa đơn để gộp cuối tháng không phù hợp với quy định pháp luật, trừ khi thuộc các trường hợp ngoại lệ được pháp luật cho phép.

Xem thêm: Mình đang gặp tình huống tồn kho thực tế thấp hơn sổ sách khá nhiều do thất thoát và kiểm kê không chuẩn từ đầu năm, nếu không điều chỉnh lại mà tiếp tục theo dõi từ hiện tại thì khi cơ quan thuế kiểm tra có bị đánh giá là sai lệch nghiêm trọng không?

Các trường hợp được phép xuất hóa đơn gộp

Nghị định 123/2020/NĐ-CP chỉ cho phép xuất hóa đơn gộp cuối kỳ (thường là cuối tháng) trong một số trường hợp đặc thù, không áp dụng chung cho bán sỉ thông thường. Cụ thể:

• Bán hàng hóa qua phương tiện điện tử (như website, ứng dụng), nơi thời điểm lập hóa đơn có thể là cuối ngày hoặc cuối kỳ kê khai thuế nếu có thỏa thuận với khách hàng (Khoản 4 Điều 9).
• Các lĩnh vực đặc biệt như bán xăng dầu, điện, nước sạch, viễn thông, nơi hóa đơn gộp được quy định riêng tại các văn bản hướng dẫn như Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Nếu có hợp đồng dài hạn với tiến độ giao hàng rõ ràng, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn tạm ứng hoặc theo tiến độ, nhưng vẫn phải phản ánh đúng thời điểm giao từng phần hàng hóa, không được gộp toàn bộ cuối tháng mà không có cơ sở pháp lý. Trong trường hợp của Anh/Chị, nếu khách hàng lấy hàng theo từng lần trong tháng, việc xuất gộp cuối tháng chỉ hợp pháp nếu có thỏa thuận bằng văn bản và thuộc trường hợp ngoại lệ nêu trên; nếu không, doanh nghiệp cần xuất hóa đơn riêng để tránh rủi ro bị xử phạt.

Hậu quả pháp lý nếu xuất hóa đơn không đúng quy định

Xem thêm: Bên mình kinh doanh thực phẩm online, có nhiều đơn bị hoàn do khách không nhận, vậy doanh thu kê khai có cần loại các đơn này ra không?

Việc không xuất hóa đơn đúng thời điểm có thể dẫn đến vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Cụ thể:

• Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền nếu chậm lập hóa đơn từ 1 đến 5 ngày kể từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ.
• Phạt hành chính nếu chậm từ trên 5 ngày hoặc không lập hóa đơn.
• Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và tính tiền chậm nộp nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót qua kiểm tra. Để tránh rủi ro, Anh/Chị nên ghi chép chi tiết từng lần giao hàng và xuất hóa đơn điện tử ngay lập tức qua hệ thống của Cục Thuế, đồng thời lưu trữ hợp đồng với khách hàng làm cơ sở chứng minh.

Việc tuân thủ đúng thời điểm xuất hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt hành chính, đảm bảo dòng tiền kế toán chính xác và tăng uy tín với đối tác. Đồng thời, hóa đơn đúng quy định hỗ trợ khách hàng khấu trừ thuế đầu vào một cách hợp lệ, góp phần giảm thiểu tranh chấp sau này. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.