Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một trong những yêu cầu quan trọng mà các doanh nghiệp phải tuân thủ để đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế và hóa đơn điện tử. Việc lập và nộp báo cáo này không chỉ giúp cơ quan thuế theo dõi hoạt động kinh doanh mà còn tránh các rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết để áp dụng đúng quy định.

1. Khái niệm và cơ sở pháp lý của báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là tài liệu mà người nộp thuế phải lập để tổng hợp, phản ánh tình hình phát hành, sử dụng và hủy hóa đơn trong kỳ báo cáo, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tài liệu này giúp cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ hoạt động giao dịch kinh tế, đảm bảo tuân thủ Luật Quản lý thuế 2019.

Cụ thể, Thông tư 18/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về nội dung, hình thức và thời hạn nộp báo cáo, áp dụng cho tất cả các loại hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy còn hiệu lực. Việc thực hiện báo cáo không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn hỗ trợ doanh nghiệp phát hiện sai sót kịp thời, tránh các chế tài xử phạt hành chính. Doanh nghiệp cần chú ý rằng báo cáo phải được lập chính xác dựa trên dữ liệu thực tế từ hệ thống kế toán, đảm bảo tính toàn vẹn thông tin để tránh khiếu nại sau này.

2. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mới nhất

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mới nhất được ban hành theo Thông tư 18/2026/TT-BTC, giúp doanh nghiệp dễ dàng tổng hợp dữ liệu về số lượng hóa đơn phát hành, sử dụng và còn tồn. Biểu mẫu này bao gồm các chỉ tiêu chính như mã số thuế, kỳ báo cáo, số hóa đơn đầu kỳ, phát hành trong kỳ và tình hình sử dụng thực tế.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Mẫu bảng kê mua hàng không hóa đơn mới nhất

3. Đối tượng áp dụng và thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối tượng áp dụng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bao gồm tất cả tổ chức, cá nhân phát hành hóa đơn theo quy định pháp luật, đặc biệt là các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022. Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cũng phải tuân thủ nếu phát hành hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng.

Thời hạn nộp báo cáo được quy định rõ tại Thông tư 18/2026/TT-BTC, cụ thể là chậm nhất ngày 20 của tháng đầu tiên sau kỳ báo cáo quý hoặc năm. Ví dụ, báo cáo quý I phải nộp trước ngày 20/4. Việc chậm trễ có thể dẫn đến phạt hành chính từ 2-8 triệu đồng theo Luật Quản lý thuế 2019. Doanh nghiệp cần chuẩn bị dữ liệu từ hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử để đảm bảo báo cáo được nộp đúng hạn qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Xem thêm: Quy định hộ kinh doanh mua hóa đơn lẻ được không?

4. Hướng dẫn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Để lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn một cách chính xác, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ dữ liệu từ sổ sách kế toán và hệ thống hóa đơn. Quy trình lập báo cáo được hướng dẫn tại Thông tư 18/2026/TT-BTC, tập trung vào việc tổng hợp các chỉ tiêu chính mà không cần phần mềm chuyên dụng nếu dữ liệu không lớn.

Bước 1: Thu thập dữ liệu hóa đơn

Doanh nghiệp rà soát toàn bộ hóa đơn phát hành, sử dụng và hủy trong kỳ, bao gồm số lượng đầu kỳ, phát hành mới và sử dụng thực tế. Dữ liệu phải được lấy từ phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp nhận, đảm bảo tính chính xác để tránh sai sót. Việc này thường mất 2-3 ngày tùy quy mô doanh nghiệp, và cần kiểm tra chéo với báo cáo thuế GTGT.

Bước 2: Điền thông tin vào mẫu báo cáo

Sử dụng mẫu chuẩn theo Thông tư 18/2026/TT-BTC điền mã số thuế, kỳ báo cáo và các chỉ tiêu số lượng hóa đơn. Phần nội dung phải phản ánh đúng tình hình, ví dụ số hóa đơn sử dụng cho bán hàng nội địa hoặc xuất khẩu. Nếu có hủy hóa đơn, ghi rõ lý do và số lượng để cơ quan thuế dễ kiểm tra.

Bước 3: Kiểm tra và ký xác nhận

Kiểm tra lại toàn bộ thông tin, người đại diện theo pháp luật ký xác nhận điện tử hoặc giấy tờ. Báo cáo phải được lưu trữ ít nhất 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019. Bước này giúp phát hiện lỗi trước khi nộp, giảm rủi ro bị từ chối.

Bước 4: Nộp báo cáo cho cơ quan thuế

Nộp báo cáo qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc Chi cục Thuế quản lý trực tiếp. Thời gian xử lý hồ sơ thường trong vòng 3-5 ngày làm việc, và doanh nghiệp sẽ nhận thông báo xác nhận qua email hoặc hệ thống. Nếu nộp muộn, cần bổ sung lý do để tránh phạt.

5. Lưu ý quan trọng khi thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Khi thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp cần tránh các lỗi phổ biến như thiếu dữ liệu hoặc sai chỉ tiêu số lượng, dẫn đến yêu cầu bổ sung từ cơ quan thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đặc biệt, với hóa đơn điện tử, phải đảm bảo dữ liệu được truyền tự động từ nhà cung cấp dịch vụ đến hệ thống thuế để đồng bộ.

Nếu phát hiện sai sót sau khi nộp, doanh nghiệp có thể điều chỉnh theo quy trình tại Thông tư 18/2026/TT-BTC mà không bị phạt nếu tự nguyện. Ngoài ra, lưu trữ báo cáo gốc là bắt buộc để phục vụ thanh tra sau này. Doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng dịch vụ kế toán để hỗ trợ, đảm bảo tuân thủ đầy đủ Luật Quản lý thuế 2019 và tránh các rủi ro không đáng có.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động tài chính. Việc áp dụng đúng quy định sẽ giúp tránh các chế tài và tối ưu hóa quy trình kế toán. Để được hỗ trợ chuyên sâu về mẫu biểu và thủ tục, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí và dịch vụ chuyên nghiệp.