Các trường hợp xuất hóa đơn đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo minh bạch tài chính và tuân thủ nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Việc nắm rõ các quy định giúp tổ chức tránh các rủi ro pháp lý không đáng có trong quá trình kinh doanh. Bài viết dưới đây, Công ty dịch vụ kế toán ACC sẽ phân tích chi tiết để người đọc hiểu rõ hơn về vấn đề này.

1. Các trường hợp phải xuất hóa đơn theo quy định

Theo Luật Quản lý thuế 2025, các trường hợp xuất hóa đơn được quy định chặt chẽ nhằm kiểm soát nguồn thu ngân sách nhà nước. Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng trong lãnh thổ Việt Nam. Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung thêm yêu cầu xuất hóa đơn đối với các giao dịch chuyển nhượng tài sản cố định hoặc cho thuê tài sản. Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn cụ thể về hình thức và thời điểm xuất hóa đơn điện tử trong những tình huống này.

Các trường hợp xuất hóa đơn còn bao gồm việc xuất hóa đơn cho hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài theo đúng quy trình khai báo hải quan. Doanh nghiệp cần xuất hóa đơn khi nhận tiền đặt cọc hoặc thanh toán trước cho hợp đồng cung cấp dịch vụ dài hạn. Việc tuân thủ giúp ghi nhận doanh thu chính xác và giảm thiểu tranh chấp sau này.

Ngoài ra, các trường hợp xuất hóa đơn áp dụng với các tổ chức, cá nhân kinh doanh khi thực hiện các giao dịch nội bộ giữa các chi nhánh cùng công ty mẹ. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ thời hạn xuất hóa đơn không quá năm ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế. Thông tư 91/2026/TT-BTC yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế trong mọi trường hợp trên.

2. Các trường hợp đặc biệt cần xuất hóa đơn bổ sung

Một số tình huống đặc biệt đòi hỏi doanh nghiệp xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Khi phát hiện sai sót về số lượng, giá trị hoặc thuế suất trên hóa đơn đã xuất, đơn vị phải lập hóa đơn điều chỉnh theo hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Luật Quản lý thuế 2025 quy định trường hợp khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn sau khi đã nhận hàng cũng thuộc diện phải xử lý kịp thời.

Doanh nghiệp xuất hóa đơn cho hoạt động khuyến mãi, giảm giá hoặc tặng quà có giá trị lớn cũng cần tuân thủ. Nghị định 254/2026/NĐ-CP nêu rõ các giao dịch liên quan đến hoàn trả hàng hóa yêu cầu xuất hóa đơn hoàn trả riêng biệt. Việc này đảm bảo số liệu kế toán khớp với thực tế phát sinh.

Xem thêm: Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

3. Hậu quả pháp lý khi không tuân thủ quy định xuất hóa đơn

Việc không xuất hóa đơn đúng các trường hợp xuất hóa đơn có thể dẫn đến xử phạt hành chính theo Luật Quản lý thuế 2025. Mức phạt có thể dao động từ vài triệu đồng đến hàng chục triệu đồng tùy theo mức độ vi phạm. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thêm về việc truy thu thuế và tính lãi chậm nộp nếu doanh nghiệp cố tình che giấu doanh thu.

Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn cơ quan thuế có quyền từ chối công nhận chi phí hợp lý khi hóa đơn không được xuất đúng quy định. Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc hoàn thuế giá trị gia tăng hoặc bị kiểm tra đột xuất. Việc nắm rõ các trường hợp xuất hóa đơn giúp giảm thiểu rủi ro này một cách hiệu quả.

Xem thêm: Xử lý khi sai hình thức thanh toán trên hóa đơn

4. Câu hỏi thường gặp

Các trường hợp xuất hóa đơn có áp dụng cho hộ kinh doanh cá thể không?

Theo Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh cá thể phải xuất hóa đơn khi doanh thu đạt ngưỡng quy định hoặc khi khách hàng yêu cầu. Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử để đơn giản hóa thủ tục.

Doanh nghiệp có được xuất hóa đơn cho giao dịch nội bộ không?

Luật Quản lý thuế 2025 cho phép xuất hóa đơn nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc khi có phát sinh giá trị gia tăng. Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu ghi rõ nội dung giao dịch và lưu trữ chứng từ đầy đủ.

Thời hạn xuất hóa đơn điện tử là bao lâu sau khi phát sinh?

Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định thời hạn xuất hóa đơn điện tử không quá năm ngày làm việc kể từ ngày bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Luật Quản lý thuế 2025 nhấn mạnh việc tuân thủ để tránh xử phạt.

Các trường hợp xuất hóa đơn cần được doanh nghiệp nắm vững để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp và minh bạch. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hơn về thủ tục hoặc tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC ngay hôm nay để được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ tận tình.