Cách ghi đơn vị tính trên hóa đơn đóng vai trò then chốt giúp hóa đơn điện tử hợp lệ, minh bạch và tuân thủ đúng quy định hiện hành. Việc ghi đúng đơn vị tính không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp tránh sai sót trong kê khai thuế mà còn tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế. Do đó, nắm rõ quy trình thực hiện là điều cần thiết với mọi tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết vấn đề này.

1. Cách ghi đơn vị tính trên hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, đơn vị tính trên hóa đơn điện tử phải được ghi rõ ràng, chính xác và phù hợp với tính chất hàng hóa, dịch vụ. Đơn vị tính thường bao gồm các loại như cái, chiếc, kg, m, m2, m3, lít, bộ, gói, thùng hoặc đơn vị dịch vụ như giờ, ngày, tháng.

Khi lập hóa đơn, người bán cần chọn đúng đơn vị tính đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc báo giá để đảm bảo số liệu khớp với thực tế giao dịch. Việc ghi sai đơn vị tính có thể dẫn đến hóa đơn bị coi là không hợp lệ, ảnh hưởng đến công tác hạch toán và kê khai thuế giá trị gia tăng. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ lưỡng trước khi xuất hóa đơn để tránh các sai phạm không đáng có.

2. Các yếu tố cần lưu ý khi xác định đơn vị tính

Khi xác định đơn vị tính, doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm thực tế của hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp. Ví dụ, với hàng hóa đóng gói theo thùng thì nên ghi “thùng” thay vì “cái” để phản ánh đúng số lượng. Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, đơn vị tính phải thống nhất giữa hóa đơn điện tử và chứng từ gốc như hợp đồng, phiếu xuất kho.

Ngoài ra, cần tránh sử dụng đơn vị tính mơ hồ hoặc không phổ biến nếu không có giải thích kèm theo. Việc duy trì sự nhất quán giữa các chứng từ giúp giảm thiểu rủi ro khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra. Doanh nghiệp cũng nên cập nhật danh mục hàng hóa định kỳ để đảm bảo đơn vị tính luôn phù hợp với thực tế kinh doanh.

Xem thêm: Mẫu đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử

3. Hướng dẫn thực hiện ghi đơn vị tính chuẩn xác

Bước 1: Kiểm tra thông tin hàng hóa, dịch vụ

Doanh nghiệp rà soát hợp đồng, báo giá và phiếu xuất kho để xác định đơn vị tính phù hợp nhất với từng mặt hàng.

Bước 2: Nhập liệu trên phần mềm hóa đơn điện tử

Người lập hóa đơn chọn đúng đơn vị tính từ danh mục có sẵn hoặc nhập thủ công, đảm bảo không viết tắt sai quy cách.

Bước 3: Đối chiếu số lượng và đơn giá

Kiểm tra lại số lượng nhân đơn giá có khớp với tổng tiền trên hóa đơn hay không trước khi ký số và gửi cho khách hàng.

Bước 4: Lưu trữ và theo dõi

Lưu bản sao hóa đơn cùng chứng từ liên quan để phục vụ công tác đối chiếu sau này theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Xem thêm: Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

4. Tác động của việc ghi đúng đơn vị tính đến hoạt động kinh doanh

Việc ghi đúng đơn vị tính giúp doanh nghiệp duy trì hồ sơ kế toán rõ ràng, minh bạch và dễ dàng đối chiếu khi cần thiết. Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn điện tử có đơn vị tính chính xác sẽ hỗ trợ tốt hơn cho công tác kê khai thuế và quyết toán tài chính. Ngược lại, sai sót về đơn vị tính có thể khiến doanh nghiệp phải điều chỉnh hóa đơn, tốn kém thời gian và chi phí.

Ngoài ra, việc thực hiện đúng quy định còn nâng cao uy tín với đối tác và giảm thiểu rủi ro bị xử phạt hành chính. Doanh nghiệp nên đào tạo nhân viên kế toán thường xuyên để nắm vững các quy định mới nhất liên quan đến hóa đơn điện tử.

5. Câu hỏi thường gặp

Đơn vị tính trên hóa đơn điện tử có được viết tắt không?

Trả lời: Theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, đơn vị tính nên được ghi đầy đủ để đảm bảo tính rõ ràng. Tuy nhiên, một số đơn vị tính phổ biến như “kg”, “m” có thể được chấp nhận nếu không gây nhầm lẫn và được thống nhất trong nội bộ doanh nghiệp cũng như với khách hàng.

Có được thay đổi đơn vị tính sau khi đã xuất hóa đơn không?

Trả lời: Việc thay đổi đơn vị tính sau khi xuất hóa đơn chỉ được thực hiện thông qua hình thức điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng trình tự quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Đơn vị tính dịch vụ như “giờ” hay “tháng” có cần ghi cụ thể không?

Trả lời: Đơn vị tính dịch vụ phải được ghi rõ ràng và phù hợp với nội dung cung cấp. Ví dụ, dịch vụ tư vấn có thể ghi “giờ” hoặc “tháng” tùy theo thỏa thuận, nhưng cần đảm bảo số lượng và đơn giá khớp với thực tế thực hiện để hóa đơn được coi là hợp lệ.

Cách ghi đơn vị tính trên hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn hỗ trợ tối ưu hóa quy trình kế toán. Nếu quý doanh nghiệp còn băn khoăn hoặc cần hỗ trợ chi tiết hơn về hóa đơn điện tử, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC để được tư vấn và giải đáp kịp thời.