Cách hạch toán lương net là công việc quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ đúng quy định về chi phí nhân sự và các khoản trích nộp bắt buộc. Việc thực hiện chính xác không chỉ hỗ trợ báo cáo tài chính minh bạch mà còn giúp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế và bảo hiểm. Doanh nghiệp cần nắm rõ các khoản trích theo lương mới để tránh sai sót trong hạch toán. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Cách hạch toán lương NET và các khoản trích theo lương

Lương net là số tiền thực tế mà người lao động được nhận về tay sau khi đã khấu trừ toàn bộ các khoản đóng góp bắt buộc. Theo Bộ luật Lao động 2019, tiền lương net được xác định dựa trên sự thỏa thuận tự nguyện giữa người sử dụng lao động và người lao động, đồng thời phải đảm bảo mức lương này sau khi quy đổi ngược không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Nhà nước quy định. Các khoản trích theo lương bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn và thuế thu nhập cá nhân.

Khi hạch toán mô hình lương này, kế toán sử dụng tài khoản 334 để ghi nhận nghĩa vụ phải trả cho người lao động, đồng thời các khoản trích nộp bắt buộc được theo dõi chi tiết qua tài khoản 338 và tài khoản 3335. Hướng dẫn tại Thông tư 200/2014/TT-BTC yêu cầu kế toán phải phản ánh chính xác, riêng biệt từng khoản mục này vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp tùy theo bộ phận nhân sự công tác. Việc áp dụng đúng nguyên tắc quy đổi ngược từ net sang gross giúp doanh nghiệp bảo vệ tính hợp lệ của chi phí được trừ, tránh rủi ro bị truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính khi quyết toán.

2. Các khoản trích theo lương theo quy định hiện hành

Để thực hiện hạch toán chính xác, kế toán cần cập nhật đúng tỷ lệ trích đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc và kinh phí công đoàn tính trên quỹ lương trích đóng theo luật định. Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội, tổng tỷ lệ đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc hiện nay là 32%, trong đó phần tính vào chi phí của doanh nghiệp là 21,5% (bao gồm 17,5% bảo hiểm xã hội, 3% bảo hiểm y tế, 1% bảo hiểm thất nghiệp) và phần khấu trừ trực tiếp vào lương của người lao động là 10,5% (bao gồm 8% bảo hiểm xã hội, 1,5% bảo hiểm y tế, 1% bảo hiểm thất nghiệp).

Bên cạnh đó, theo Luật Công đoàn, kinh phí công đoàn tương đương 2% quỹ lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội sẽ do doanh nghiệp chịu trách nhiệm đóng toàn bộ và tính thẳng vào chi phí vận hành trong kỳ. Đối với thuế thu nhập cá nhân, khoản này được tính toán dựa trên thu nhập tính thuế sau khi đã thực hiện quy đổi ngược từ lương net sang lương gross và trừ đi các khoản giảm trừ gia cảnh bản thân, giảm trừ người phụ thuộc theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC. Doanh nghiệp có nghĩa vụ khấu trừ tiền thuế này tại nguồn trước khi thực hiện chi trả lương net cho nhân sự.

Xem thêm: Chứng từ kế toán tiền lương là gì? Thông tin chi tiết

3. Hướng dẫn thực hiện cách hạch toán lương net

Doanh nghiệp cần xác định tổng quỹ lương gross trước khi tính các khoản trừ. Sau đó trừ lần lượt bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn để ra lương NET. Thuế thu nhập cá nhân được tính riêng trên thu nhập chịu thuế sau khi trừ các khoản bảo hiểm.

Bước 1: Xác định quỹ lương gross và các khoản đóng góp

Doanh nghiệp tính tổng thu nhập chịu đóng bảo hiểm thông qua việc quy đổi ngược từ mức lương net trên hợp đồng theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội. Các khoản đóng góp tính vào chi phí doanh nghiệp được tính theo tỷ lệ cố định và ghi nhận vào bên Nợ tài khoản chi phí bộ phận, bên Có tài khoản 3383, 3384, 3386.

Bước 2: Tính thuế thu nhập cá nhân

Áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần sau khi quy đổi thu nhập net sang thu nhập tính thuế theo Thông tư 111/2013/TT-BTC. Số thuế thu nhập cá nhân khấu trừ tại nguồn được ghi nhận vào bên Có tài khoản 3335 và trừ trực tiếp vào tài khoản lương phải trả của người lao động.

Bước 3: Ghi nhận hạch toán vào sổ sách

Kế toán thực hiện bút toán ghi Nợ các tài khoản chi phí (622, 627, 641, 642) và ghi Có tài khoản 334 cho tổng số tiền lương gross đã quy đổi. Đối với phần bảo hiểm và thuế khấu trừ trừ vào lương người lao động, kế toán ghi Nợ tài khoản 334 và ghi Có các tài khoản 338, 3335 tương ứng theo hướng dẫn của Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Bước 4: Nộp các khoản trích và quyết toán

Doanh nghiệp thực hiện làm lệnh chuyển tiền nộp bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân vào quỹ cơ quan nhà nước đúng thời hạn quy định. Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp tiến hành tổng hợp dữ liệu để thực hiện quyết toán thuế nhằm điều chỉnh chênh lệch số liệu nếu có phát sinh.

Xem thêm: Hướng dẫn cách lập dự toán chi phí sản xuất hiệu quả

4. Lưu ý quan trọng khi áp dụng cách hạch toán lương net

Doanh nghiệp cần duy trì việc cập nhật thường xuyên các văn bản hướng dẫn mới về mức giảm trừ gia cảnh và trần đóng bảo hiểm xã hội để bảo đảm công thức quy đổi ngược luôn chính xác. Việc áp dụng các phần mềm kế toán có tính năng tự động hóa quy trình tính toán lương net sang gross giúp hạn chế tối đa sai sót từ việc nhập liệu thủ công. Doanh nghiệp cũng cần phân định rõ ràng cách thức xây dựng hợp đồng lao động theo dạng net hay gross để bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên.

Hệ thống chứng từ kế toán tiền lương net bao gồm hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng tính quy đổi lương, chứng từ chuyển khoản lương và giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước phải được lưu trữ khoa học, đầy đủ trong thời hạn 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Hồ sơ chứng từ sạch và nhất quán là điều kiện bắt buộc giúp doanh nghiệp giải trình thuận lợi khi có các đoàn thanh tra, kiểm tra chuyên ngành từ cơ quan thuế hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội.

5. Câu hỏi thường gặp

Cách hạch toán lương net khác gì so với lương gross?

Lương gross là tổng thu nhập trước khi trừ các khoản đóng góp, trong khi lương net là số tiền thực nhận sau khi đã trừ bảo hiểm và thuế. Doanh nghiệp hạch toán lương gross vào tài khoản 334 trước, sau đó phân bổ các khoản trích vào tài khoản 338 theo tỷ lệ quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Các khoản trích theo lương có thay đổi theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 không?

Luật Bảo hiểm xã hội 2024 điều chỉnh một số quy định về đối tượng và mức đóng, nhưng tỷ lệ cơ bản vẫn giữ nguyên. Doanh nghiệp cần theo dõi hướng dẫn cụ thể từ cơ quan bảo hiểm để hạch toán chính xác các khoản này vào chi phí.

Doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC khi hạch toán lương net không?

Có, Thông tư 133/2016/TT-BTC dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, cho phép đơn giản hóa một số bút toán hạch toán lương và các khoản trích. Tuy nhiên, vẫn phải tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ theo Bộ luật Lao động 2019 và Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007.

Cách hạch toán lương net yêu cầu doanh nghiệp thực hiện chính xác và thường xuyên cập nhật các quy định pháp luật về thuế, bảo hiểm và kế toán. Việc hạch toán đúng không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn hạn chế rủi ro pháp lý và tối ưu chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ hạch toán chuyên nghiệp.