Cách viết hóa đơn kèm theo bảng kê đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định thuế khi doanh nghiệp xuất hóa đơn cho nhiều mặt hàng hoặc dịch vụ. Việc thực hiện đúng giúp tránh sai sót, giảm rủi ro bị xử phạt và hỗ trợ công tác kế toán hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy trình thực hiện, cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC.

1. Tầm quan trọng của hóa đơn kèm bảng kê trong hoạt động kinh doanh

Hóa đơn kèm bảng kê được sử dụng khi số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ trên một hóa đơn vượt quá khả năng ghi chép trực tiếp. Theo Luật Quản lý thuế 2025, doanh nghiệp phải đảm bảo thông tin trên hóa đơn và bảng kê khớp chính xác để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra thuế. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ các trường hợp bắt buộc sử dụng bảng kê đính kèm nhằm tăng cường quản lý nguồn thu ngân sách. Việc thực hiện đúng quy định giúp doanh nghiệp duy trì hồ sơ kế toán đầy đủ, minh bạch và giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế.

2. Hướng dẫn cách viết hóa đơn kèm theo bảng kê

Hóa đơn kèm bảng kê là biểu mẫu được sử dụng phổ biến trong kế toán thuế khi cần liệt kê chi tiết nhiều hạng mục. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể về cách lập biểu mẫu này.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Bước 1: Chuẩn bị thông tin cơ bản trên hóa đơn

Doanh nghiệp cần điền đầy đủ các trường thông tin bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, bao gồm tên đơn vị bán, mã số thuế, địa chỉ và ngày lập hóa đơn. Sau đó xác định số lượng mặt hàng cần chuyển sang bảng kê để tránh ghi chép quá dài trên hóa đơn chính.

Bước 2: Lập bảng kê chi tiết

Bảng kê phải ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền. Mỗi dòng trên bảng kê cần khớp với tổng tiền ghi trên hóa đơn. Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu bảng kê phải có chữ ký của người lập và đóng dấu của đơn vị nếu sử dụng bản giấy.

Bước 3: Kiểm tra và đối chiếu số liệu

Sau khi hoàn thành bảng kê, thực hiện đối chiếu tổng thành tiền với hóa đơn gốc. Theo Luật Quản lý thuế 2025, mọi sai lệch về số liệu đều phải được điều chỉnh trước khi xuất hóa đơn để đảm bảo tính hợp pháp.

Bước 4: Lưu trữ và xuất trình khi cần

Hồ sơ hóa đơn kèm bảng kê phải được lưu trữ theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng để xuất trình cho cơ quan thuế trong thời hạn kiểm tra.

Xem thêm: Hóa đơn điện tử có kèm bảng kê được không?

3. Các lưu ý khi thực hiện hóa đơn kèm bảng kê

Doanh nghiệp cần đảm bảo bảng kê không được tách rời khỏi hóa đơn gốc. Thông tin trên bảng kê phải phản ánh đúng thực tế giao dịch, không được tự ý thay đổi đơn giá hoặc số lượng. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ trách nhiệm của người bán trong việc bảo quản và cung cấp bảng kê khi cơ quan thuế yêu cầu. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ sẽ giúp giảm thiểu sai sót khi lập bảng kê cho nhiều hóa đơn trong cùng kỳ.

Xem thêm: Mẫu bảng kê mua hàng không hóa đơn

4. Những sai lầm thường gặp và cách khắc phục

Một sai lầm phổ biến là không ghi rõ số tham chiếu giữa hóa đơn và bảng kê, dẫn đến khó kiểm soát khi thanh tra. Doanh nghiệp cần đánh số bảng kê tương ứng với số hóa đơn theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2025. Sai lầm khác là thiếu chữ ký trên bảng kê, vi phạm yêu cầu của Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Để khắc phục, kế toán viên nên kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ trước khi lưu trữ và sử dụng mẫu bảng kê chuẩn hóa.

Cách viết hóa đơn kèm theo bảng kê đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hiện hành. Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật biểu mẫu và quy trình để tránh rủi ro pháp lý. Liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC để được hỗ trợ chi tiết và tư vấn chuyên sâu về thủ tục kế toán thuế.