Cách xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục thanh lý tài sản một cách hợp pháp và minh bạch. Thủ tục này không chỉ đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thuế mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Việc nắm rõ quy trình sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết để áp dụng đúng đắn.

1. Cách xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định dễ hiểu

Thanh lý tài sản cố định thường phát sinh khi doanh nghiệp quyết định bán, thanh lý hoặc loại bỏ tài sản đã hết khấu hao hoặc không còn sử dụng. Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, mọi giao dịch có phát sinh doanh thu đều phải xuất hóa đơn để ghi nhận. Hóa đơn ở đây là hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng thông thường tùy theo đối tượng mua.

Doanh nghiệp cần xác định giá trị thanh lý dựa trên giá thỏa thuận thực tế, không thấp hơn giá trị còn lại trên sổ sách kế toán để tránh bị cơ quan thuế điều chỉnh. Việc xuất hóa đơn phải thực hiện ngay tại thời điểm giao tài sản cho bên mua, đảm bảo thông tin trên hóa đơn đầy đủ như tên tài sản, số lượng, đơn giá và thành tiền.

Nếu thanh lý cho cá nhân hoặc tổ chức không kinh doanh, hóa đơn vẫn phải xuất theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) để chứng minh nguồn gốc tài sản. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tình trạng tài sản trước khi xuất hóa đơn nhằm hạn chế tranh chấp sau này.

2. Các bước thực hiện xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định

Bước 1: Xác định điều kiện thanh lý và giá trị tài sản

Doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng tài sản cố định trên sổ sách kế toán, tính toán giá trị còn lại sau khấu hao theo quy định. Giá thanh lý phải được thỏa thuận bằng văn bản và không được thấp hơn giá trị còn lại để phù hợp với quy định về hóa đơn điện tử.

Bước 2: Chuẩn bị thông tin bên mua và nội dung hóa đơn

Thu thập đầy đủ thông tin của bên mua bao gồm tên, mã số thuế, địa chỉ. Nội dung hóa đơn phải ghi rõ tên tài sản cố định, lý do thanh lý, số hiệu tài sản và giá trị thanh lý. Điều này đảm bảo hóa đơn phản ánh đúng giao dịch theo Luật Quản lý thuế 2019.

Bước 3: Xuất hóa đơn điện tử và ký hiệu

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để xuất hóa đơn theo mẫu quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Hóa đơn cần có đầy đủ chữ ký số của người bán và gửi ngay cho bên mua. Nếu bên mua là cá nhân thì vẫn phải xuất hóa đơn và lưu trữ bản sao.

Bước 4: Ghi nhận vào sổ sách và kê khai thuế

Sau khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp hạch toán doanh thu thanh lý vào sổ kế toán và kê khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp theo kỳ. Thông tin hóa đơn phải được đồng bộ với cơ quan thuế để tránh sai sót.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ và chứng từ liên quan

Lưu trữ hóa đơn điện tử, biên bản thanh lý tài sản và hợp đồng mua bán tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019. Việc này hỗ trợ khi có thanh tra hoặc kiểm tra sau này.

Xem thêm: Thủ tục thanh lý tài sản cố định chi tiết

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thanh lý tài sản cố định

Doanh nghiệp cần chuẩn bị biên bản thanh lý tài sản cố định có chữ ký của hội đồng thanh lý. Hợp đồng mua bán hoặc biên bản bàn giao tài sản giữa hai bên là bắt buộc. Ngoài ra, cần có hóa đơn gốc hoặc chứng từ mua tài sản ban đầu để đối chiếu giá trị. Danh sách tài sản thanh lý kèm theo số hiệu, năm đưa vào sử dụng và giá trị còn lại trên sổ sách cũng cần đầy đủ. Nếu tài sản có nguồn gốc từ vốn ngân sách hoặc vốn vay thì cần thêm văn bản phê duyệt của cấp có thẩm quyền. Các chứng từ này giúp chứng minh tính hợp pháp của giao dịch theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Xem thêm: Thủ tục thanh lý tài sản cố định đã khấu hao hết chi tiết

4. Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục thanh lý

Doanh nghiệp cần đảm bảo giá trị thanh lý được ghi nhận đúng để tránh bị truy thu thuế. Hóa đơn phải xuất đúng thời điểm giao tài sản, không được xuất chậm trễ. Nếu thanh lý tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn có giá trị thanh lý thì vẫn phải xuất hóa đơn. Tránh sử dụng hóa đơn giấy khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử để đảm bảo tính thống nhất. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia kế toán để xử lý các trường hợp đặc biệt như thanh lý tài sản hỏng hóc hoặc mất mát.

5. Câu hỏi thường gặp

Thanh lý tài sản cố định có bắt buộc phải xuất hóa đơn không?

Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), mọi giao dịch thanh lý tài sản cố định có phát sinh thu tiền đều phải xuất hóa đơn để ghi nhận doanh thu. Việc này áp dụng cho cả trường hợp bán cho cá nhân hay tổ chức, nhằm đảm bảo minh bạch và tuân thủ nghĩa vụ thuế.

Hóa đơn thanh lý tài sản cố định cần ghi những nội dung gì?

Hóa đơn phải ghi rõ tên tài sản, số lượng, đơn giá, thành tiền, lý do thanh lý và thông tin bên mua. Ngoài ra cần có chữ ký số và gửi đúng hạn cho bên mua để tránh bị coi là hóa đơn không hợp lệ.

Doanh nghiệp có bị phạt nếu xuất hóa đơn chậm khi thanh lý tài sản không?

Việc xuất hóa đơn chậm sẽ bị xử phạt theo Luật Quản lý thuế 2019 tùy theo mức độ vi phạm. Doanh nghiệp cần xuất hóa đơn ngay tại thời điểm giao tài sản để tránh rủi ro và đảm bảo hồ sơ kế toán đầy đủ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Cách xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hiện hành để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp tránh các khoản phạt mà còn hỗ trợ hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị hồ sơ và tham khảo ý kiến chuyên môn khi cần. Liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC để được hỗ trợ chi tiết và giải đáp thắc mắc nhanh chóng.