Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Chấm công cho lao động không trọn thời gian

Lao động không trọn thời gian được quy định tại Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, là loại hợp đồng lao động có thời giờ làm việc dưới 8 giờ/ngày và dưới 48 giờ/tuần. Việc chấm công cần đảm bảo ghi nhận chính xác thời gian làm việc thực tế theo thỏa thuận trong hợp đồng, nhằm tránh tranh chấp và tuân thủ quy định về thời giờ làm việc tại Điều 105 Bộ luật Lao động 2019. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp chấm công linh hoạt, phù hợp với tính chất công việc không cố định, như sau:

Xem thêm: Cho em hỏi tờ khai 03-ĐK-TCT (TT86/2024) nộp xong bao lâu nhận kết quả vậy ạ?

• Sử dụng bảng chấm công thủ công hoặc phần mềm: Ghi nhận giờ vào, giờ ra hàng ngày hoặc theo ca làm việc, với chữ ký xác nhận của người lao động. Phương pháp này giúp theo dõi chính xác số giờ làm thực tế, tránh tình trạng làm việc quá giờ mà không được trả thêm (theo Điều 107 Bộ luật Lao động 2019).
• Áp dụng chấm công theo lịch làm việc thỏa thuận: Nếu công việc theo dự án hoặc giờ giấc linh hoạt, sử dụng lịch trình cố định trong hợp đồng và yêu cầu báo cáo hàng tuần/tháng. Điều này phải được ghi rõ trong hợp đồng lao động để đảm bảo tính minh bạch, theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP tại Điều 31 quy định về quản lý thời giờ làm việc.
• Kiểm tra và lưu trữ dữ liệu: Doanh nghiệp cần lưu trữ bảng chấm công ít nhất 2 năm (theo Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP), và kiểm tra định kỳ để phát hiện sai sót, tránh phạt hành chính nếu vi phạm quy định về quản lý lao động.

Việc chấm công hợp lý không chỉ giúp tính toán lương chính xác mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc nếu người lao động làm việc từ 1 tháng trở lên (Luật BHXH 2024).

Lưu ý khi lập bảng lương cho lao động không trọn thời gian

Khi lập bảng lương, doanh nghiệp phải tính toán dựa trên thời gian làm việc thực tế ghi nhận từ chấm công, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc bình đẳng và công bằng theo Điều 94 Bộ luật Lao động 2019. Bảng lương cần được lập hàng tháng, chi tiết hóa các khoản thu nhập và khấu trừ, đồng thời cung cấp cho người lao động để ký xác nhận. Các lưu ý chính bao gồm:

Xem thêm: Lương được chi trả qua tài khoản công ty. Vậy trường hợp nhân viên không đóng bảo hiểm xã hội thì có chi trả tiền mặt được không anh/chị?

• Tính toán mức lương cơ bản và phụ cấp: Lương được tính theo giờ làm việc thực tế (ví dụ: lương giờ = lương tháng thỏa thuận / số giờ chuẩn theo hợp đồng). Nếu có phụ cấp (ăn ca, xăng xe), phải ghi rõ và tính dựa trên thời gian thực tế, tránh tính cố định như lao động toàn thời gian (theo Điều 90 Bộ luật Lao động 2019).
• Khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN: Người lao động không trọn thời gian tham gia BHXH bắt buộc nếu hợp đồng từ 1 tháng trở lên (Luật BHXH 2024). Tỷ lệ khấu trừ: 8% lương cho BHXH, 1,5% cho BHYT, 1% cho BHTN từ phần lương của người lao động. Thuế TNCN áp dụng nếu thu nhập vượt ngưỡng miễn thuế (hiện tại 11 triệu đồng/tháng cho người độc thân), tính theo biểu lũy tiến từng phần tại Luật Thuế TNCN 2007 sửa đổi.
• Các khoản khác cần kiểm tra: Đảm bảo không khấu trừ trái luật (như phạt vô lý), và cộng thêm tiền làm thêm giờ nếu vượt thỏa thuận (150% lương giờ thường, 200% ngày nghỉ, theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019). Bảng lương phải có chữ ký của người lao động và lưu trữ theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
• Trình bày bảng lương rõ ràng: Sử dụng mẫu bảng lương chuẩn, liệt kê tổng thu nhập, các khoản khấu trừ, và số tiền thực lĩnh. Nếu vi phạm, doanh nghiệp có thể bị phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

Việc lập bảng lương đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Việc tuân thủ các quy định về chấm công và lập bảng lương không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các chế tài hành chính mà còn nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, giảm thiểu tranh chấp lao động. Đồng thời, điều này góp phần xây dựng môi trường làm việc công bằng, thúc đẩy sự gắn kết lâu dài với nhân viên. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.