Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Tách biệt chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh
Theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, các khoản chi phí chỉ được coi là chi phí hợp lý để xác định thu nhập chịu thuế nếu chúng trực tiếp liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Các khoản chi cá nhân của chủ hộ (như chi tiêu sinh hoạt, mua sắm cá nhân) không được khấu trừ vào chi phí kinh doanh, ngay cả khi chúng được thanh toán qua tài khoản kinh doanh. Việc lẫn lộn này dẫn đến sai lệch doanh thu và chi phí, làm tăng chi phí khấu trừ giả tạo, từ đó giảm thu nhập chịu thuế TNCN một cách không hợp pháp. Luật Thuế GTGT 2024 cũng yêu cầu hóa đơn, chứng từ phải chứng minh tính hợp lý của chi phí để khấu trừ đầu vào GTGT. Do đó, hộ kinh doanh cần tách biệt ngay lập tức bằng cách phân loại giao dịch trên sổ sách kế toán, sử dụng tài khoản riêng cho chi phí cá nhân nếu cần.
Hậu quả của việc không tách biệt
Nếu không điều chỉnh, doanh thu và chi phí sẽ bị sai lệch, dẫn đến kê khai thuế không chính xác. Theo Luật Thuế TNCN 2007 (sửa đổi, bổ sung), cơ quan thuế có quyền truy thu số thuế thiếu và áp dụng phạt hành chính trên số thuế trốn tránh, tùy mức độ vi phạm (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Thông tư 88/2021/TT-BTC quy định hộ kinh doanh phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ thuế; nếu phát hiện sai sót qua kiểm tra, có thể bị truy thu toàn bộ kỳ tính thuế từ đầu năm và lãi chậm nộp. Việc chỉ xử lý từ thời điểm hiện tại không đủ, vì thuế khoán hoặc kê khai dựa trên toàn bộ dữ liệu kỳ tính thuế, dẫn đến rủi ro bị xử phạt nặng hơn nếu cơ quan thuế kiểm tra sổ sách.
Quy trình điều chỉnh sổ sách và kê khai thuế
Để khắc phục, hộ kinh doanh cần điều chỉnh toàn bộ các kỳ đã kê khai sai, không chỉ từ thời điểm hiện tại, nhằm đảm bảo tính chính xác và tránh truy thu sau này. Quy trình thực hiện như sau:
Bước 1: Rà soát và phân loại giao dịch
Hộ kinh doanh cần kiểm tra toàn bộ sổ sách kế toán, hóa đơn chứng từ từ đầu kỳ tính thuế (thường là năm dương lịch) để xác định các khoản chi cá nhân lẫn vào tài khoản kinh doanh. Phân loại rõ ràng: chuyển các khoản chi cá nhân ra khỏi chi phí kinh doanh bằng cách ghi chú hoặc điều chỉnh bút toán, đồng thời lưu trữ chứng từ gốc. Thời gian thực hiện nên trong vòng 10-15 ngày để tránh chậm trễ kê khai.
Bước 2: Điều chỉnh sổ sách kế toán
Sử dụng phần mềm kế toán hoặc sổ tay để ghi điều chỉnh: tăng chi phí cá nhân (không khấu trừ thuế) và giảm chi phí kinh doanh tương ứng. Theo Thông tư 18/2026/TT-BTC, điều chỉnh phải được ghi nhận đầy đủ, kèm giải trình lý do. Nếu hộ kinh doanh áp dụng phương pháp khoán, cần cập nhật doanh thu thực tế để tính lại mức khoán thuế; nếu kê khai theo thực tế, lập biên bản điều chỉnh nội bộ.
Bước 3: Nộp tờ khai bổ sung và nộp thuế chênh lệch
Lập tờ khai thuế bổ sung theo mẫu tại Thông tư 88/2021/TT-BTC, kê khai lại doanh thu và chi phí chính xác cho các kỳ đã sai. Nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý hoặc qua hệ thống iHTKK/efiling trong thời hạn 10 ngày kể từ khi phát hiện sai sót (theo Luật Quản lý thuế 2019). Nếu phát sinh thuế chênh lệch, nộp ngay kèm lãi chậm (nếu có) để giảm mức phạt.
Bước 4: Lưu trữ và báo cáo
Lưu trữ toàn bộ chứng từ điều chỉnh ít nhất 10 năm theo quy định tại Luật Kế toán 2015. Nếu cần, báo cáo cơ quan thuế về việc tự điều chỉnh để được xem xét giảm phạt (theo Luật Quản lý thuế 2019).
Việc tuân thủ sẽ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa chi phí thuế hợp pháp và duy trì uy tín với cơ quan quản lý. Đồng thời, đảm bảo sổ sách minh bạch hỗ trợ phát triển kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận