Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về chi phí được trừ đối với hộ kinh doanh

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung), hộ kinh doanh chỉ được khấu trừ các khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hợp pháp. Các khoản chi phí cá nhân (như chi tiêu sinh hoạt hàng ngày, du lịch cá nhân hoặc mua sắm không phục vụ kinh doanh) không được coi là chi phí hợp lý và không được trừ khi tính thuế. Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về việc phân loại chi phí, yêu cầu chứng từ chứng minh tính hợp lý, chẳng hạn như hóa đơn, biên lai có liên quan đến hoạt động kinh doanh. Nếu chi phí cá nhân lẫn vào chi phí kinh doanh mà không tách biệt, cơ quan thuế sẽ loại trừ phần chi phí không hợp lệ khi kiểm tra quyết toán, dẫn đến sai sót trong kê khai thuế.

Hậu quả nếu không tách biệt chi phí

Xem thêm: Dạ cho em hỏi nếu hộ kinh doanh có nhiều khoản thu tiền mặt không ghi nhận kịp thời, sau đó mới tổng hợp lại thì có bị coi là kê khai sai không?

Xem thêm: Em đang gặp tình huống cơ quan thuế yêu cầu giải trình số liệu trong vòng 3 ngày nhưng dữ liệu rất rối, không đủ chứng từ, trong trường hợp này nên ưu tiên xử lý những phần nào trước?

Việc không tách ra sẽ bị coi là kê khai sai lệch, vi phạm nguyên tắc minh bạch trong hạch toán thuế. Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hộ kinh doanh có thể bị truy thu số thuế đã khấu trừ sai (tính theo tỷ lệ chi phí bị loại), cộng thêm tiền phạt từ số thuế truy thu, cụ thể tùy mức độ vi phạm. Ngoài ra, nếu phát hiện gian lận, có thể bị áp dụng hình thức xử lý bổ sung như đình chỉ kinh doanh tạm thời. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 cũng tham chiếu gián tiếp qua các quy định về chứng từ chi phí hợp lệ áp dụng tương tự cho hộ kinh doanh chuyển đổi hình thức.

Để tránh sai sót, hộ kinh doanh cần duy trì sổ sách kế toán riêng biệt giữa chi phí kinh doanh và chi phí cá nhân, sử dụng phần mềm kế toán hoặc sổ tay ghi chép rõ ràng. Các chứng từ như hóa đơn GTGT (giải thích: Goods and Services Tax Invoice – hóa đơn giá trị gia tăng) phải ghi chú mục đích sử dụng cụ thể. Khi quyết toán thuế, phân loại chi phí theo nhóm: chi phí kinh doanh (nguyên liệu, lương nhân viên, thuê mặt bằng) và loại trừ hoàn toàn chi phí cá nhân. Nếu cần, thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để kiểm tra và điều chỉnh định kỳ, đảm bảo tuân thủ Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Việc tuân thủ tách biệt chi phí giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro truy thu thuế, giảm thiểu phạt hành chính và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế hợp pháp. Đồng thời, duy trì sổ sách rõ ràng còn hỗ trợ vay vốn ngân hàng hoặc mở rộng kinh doanh dễ dàng hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.