Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nghĩa vụ lưu trữ dữ liệu bán hàng theo quy định pháp luật

Dữ liệu bán hàng thuộc chứng từ kế toán, phải được lưu trữ đầy đủ, chính xác và kịp thời để phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán và báo cáo tài chính. Theo Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán phải được lưu giữ dưới dạng giấy hoặc dữ liệu điện tử, với thời hạn tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán thông thường và vĩnh viễn đối với một số loại như sổ kế toán tổng hợp.

Việc sử dụng chứng từ điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng truy xuất, bao gồm việc sao lưu định kỳ để tránh mất mát dữ liệu do sự cố kỹ thuật hoặc phần mềm.

Xem thêm: Tôi đang gặp vấn đề là tiền trong tài khoản nhiều hơn doanh thu kê khai do có thêm tiền cá nhân chuyển vào, vậy khi giải trình có khó không?

Việc chỉ lưu trữ trên phần mềm mà không xuất file sao lưu thường xuyên có thể dẫn đến rủi ro mất dữ liệu, vi phạm nguyên tắc bảo toàn thông tin kế toán. Doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp như sao lưu dữ liệu hàng tháng hoặc hàng quý lên thiết bị lưu trữ riêng để tuân thủ quy định.

Hậu quả pháp lý nếu mất dữ liệu

Nếu mất dữ liệu bán hàng do không sao lưu, doanh nghiệp có thể bị coi là vi phạm nghĩa vụ lưu trữ chứng từ kế toán, dẫn đến khó khăn trong việc cung cấp thông tin khi cơ quan nhà nước kiểm tra hoặc thanh tra. Theo Luật Kế toán 2015 mất dữ liệu không chỉ ảnh hưởng đến tính minh bạch tài chính mà còn có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh, đồng thời bị yêu cầu khôi phục hoặc chứng minh tính chính xác của báo cáo kế toán. Trong trường hợp kiểm toán hoặc quyết toán thuế, việc thiếu dữ liệu có thể dẫn đến từ chối chấp nhận báo cáo, thậm chí truy cứu trách nhiệm cá nhân của người đứng đầu đơn vị kế toán.

Xem thêm: Nhờ anh/chị hướng dẫn giúp, hộ kinh doanh mới mở thì nên chuẩn bị những sổ sách gì tối thiểu để theo dõi cho đúng?

Mức xử phạt vi phạm

Vi phạm về lưu trữ chứng từ kế toán, bao gồm không sao lưu dữ liệu dẫn đến mất mát, sẽ bị xử phạt hành chính. Nếu vi phạm gây hậu quả nghiêm trọng, mức phạt có thể tăng lên từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng, kèm theo biện pháp khắc phục hậu quả như buộc khôi phục dữ liệu hoặc nộp lại báo cáo.

Doanh nghiệp nên kiểm tra và cải thiện hệ thống lưu trữ ngay để tránh rủi ro pháp lý.

Việc tuân thủ quy định lưu trữ dữ liệu không chỉ giúp tránh xử phạt mà còn đảm bảo tính minh bạch, hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh và quyết toán thuế. Đồng thời, giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin quan trọng, góp phần nâng cao uy tín doanh nghiệp. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.