Em làm trong lĩnh vực vận tải, chi phí cầu đường thu bằng tiền mặt không có hóa đơn GTGT thì có được tính vào chi phí hợp lý không ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí cầu đường được tính là chi phí hợp lý

Theo quy định tại Điều 4 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) 2025, chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải đáp ứng các điều kiện: thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; có chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật; và phù hợp với quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Đối với chi phí cầu đường trong lĩnh vực vận tải, đây là khoản chi phí bắt buộc để sử dụng hạ tầng đường bộ, được coi là chi phí hợp lý nếu chứng minh được tính thực tế và liên quan trực tiếp đến hoạt động vận tải hàng hóa hoặc hành khách.

Luật Đường bộ 2024 tại Điều 28 quy định phí sử dụng đường bộ (bao gồm phí cầu đường) là khoản thu của Nhà nước, không phải giao dịch thương mại nên không bắt buộc phải có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Thay vào đó, biên lai thu phí do đơn vị thu phí nhà nước cấp là chứng từ hợp pháp để khấu trừ chi phí TNDN.

Nếu thu bằng tiền mặt tại trạm thu phí, doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí hợp lý miễn là có đầy đủ biên lai gốc, không cần hóa đơn GTGT.

Xem thêm: Không biết khi khách quen lấy hàng trước trả tiền sau, mỗi lần trả một ít và không cố định thời gian thì nên theo dõi công nợ kiểu gì để không bị sót ạ?

Hồ sơ chứng minh chi phí cầu đường

Để đảm bảo chi phí được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo hướng dẫn tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNDN:

• Biên lai thu phí cầu đường gốc do đơn vị thu phí (như Tổng công ty Đầu tư Phát triển đường cao tốc Việt Nam – VECECS hoặc các trạm thu phí được ủy quyền) cấp, ghi rõ thông tin phương tiện, tuyến đường, số tiền và ngày thu.
• Hợp đồng vận tải hoặc bảng kê chi phí vận hành phương tiện chứng minh khoản phí liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.
• Sổ sách kế toán ghi nhận chi phí theo nguyên tắc kế toán Việt Nam (VAS), với mã tài khoản phù hợp (thường là 627 – Chi phí quản lý sản xuất kinh doanh).
• Nếu chi phí lớn hoặc thường xuyên, cần lưu trữ thêm dữ liệu điện tử từ hệ thống thu phí tự động (nếu áp dụng) để hỗ trợ kiểm tra.

Lưu ý, nếu thiếu biên lai, chi phí sẽ không được trừ và có thể bị truy thu thuế TNDN với mức phạt trên số thuế thiếu theo Luật Quản lý thuế 2019, cụ thể tùy mức độ vi phạm.

Quy trình kê khai và khấu trừ chi phí

Bước 1: Thu thập và lưu trữ chứng từ

Ngay sau khi thanh toán phí cầu đường bằng tiền mặt, nhân viên kế toán thu biên lai gốc từ trạm thu phí và ghi chép chi tiết vào sổ theo dõi chi phí vận tải. Biên lai phải được lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định tại Luật Kế toán 2015.

Bước 2: Ghi nhận vào sổ sách kế toán

Xem thêm: Không rõ việc ghi chép bằng sổ tay rồi cuối tháng mới nhập lại vào file Excel có dễ phát sinh sai sót không nhỉ?

Nhập khoản chi phí vào phần mềm kế toán, phân loại đúng tài khoản và liên kết với hợp đồng vận tải. Đảm bảo tính toán chính xác số tiền để tránh sai sót khi quyết toán thuế.

Bước 3: Kê khai thuế TNDN

Khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN (mẫu 03/TNDN), liệt kê chi phí cầu đường vào Phụ lục chi phí được trừ (mẫu 03-2A/TNDN). Nộp tờ khai đúng hạn theo quý hoặc năm tại cơ quan thuế quản lý.

Bước 4: Chuẩn bị cho kiểm tra thuế

Lưu trữ toàn bộ hồ sơ để sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế thanh tra. Nếu có tranh chấp, có thể khiếu nại theo quy trình tại Luật Quản lý thuế 2019.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu thuế và phạt hành chính, đồng thời tối ưu hóa lợi nhuận sau thuế. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý chi phí vận tải, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh bền vững.

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.