Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí đào tạo nhân viên được tính là chi phí hợp lý

Theo quy định, chi phí đào tạo, bồi dưỡng nhân viên trực tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của hộ kinh doanh được coi là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, miễn là đáp ứng các điều kiện sau:

Xem thêm: Cho em hỏi cách hạch toán khi mua hàng hóa về nhập kho nhưng chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Em dùng tài khoản 156 và 331 đúng không ạ? Và nếu cuối tháng chưa có hóa đơn thì xử lý thế nào?

• Chi phí phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ
• Nội dung đào tạo phải liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ bán hàng hoặc hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh, chẳng hạn như nâng cao kỹ năng bán hàng để cải thiện hiệu quả kinh doanh.
• Đối với hộ kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai thuế (theo Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật Thuế giá trị gia tăng), chi phí này được khấu trừ vào thu nhập chịu thuế; tuy nhiên, nếu áp dụng phương pháp khoán thì không được khấu trừ mà chỉ ghi nhận trong sổ sách kế toán nội bộ.

Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 (sửa đổi, bổ sung) và Thông tư 20/2026/TT-BTC cũng quy định tương tự, nhấn mạnh rằng chi phí phải hợp lý, không vượt quá mức cần thiết và có chứng từ chứng minh tính chính đáng. Ngoài ra, theo Bộ luật Lao động 2019 việc cử nhân viên đi đào tạo phải dựa trên hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận, đảm bảo quyền lợi người lao động.

Hồ sơ chứng minh chi phí đào tạo

Để chi phí được cơ quan thuế chấp nhận là hợp lý, hộ kinh doanh cần lưu trữ đầy đủ các chứng từ sau:

Xem thêm: Dạ, bên em là công ty tư vấn thiết kế, có ký hợp đồng với ban quản lý dự án nhà nước. Họ yêu cầu hồ sơ thanh toán phải có đầy đủ biên bản nghiệm thu từng phần. Làm sao để tập hợp chứng từ cho đúng?

• Hóa đơn, biên lai khóa học từ đơn vị đào tạo có giá trị pháp lý.
• Vé máy bay, tàu xe hoặc biên lai đi lại chứng minh chi phí di chuyển.
• Hóa đơn ăn ở từ khách sạn hoặc nhà hàng, kèm theo danh sách nhân viên tham gia.
• Hợp đồng đào tạo hoặc giấy xác nhận hoàn thành khóa học, nêu rõ nội dung liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
• Biên bản cử nhân viên đi đào tạo nội bộ, ký xác nhận của người đại diện hộ kinh doanh.

Các chứng từ này phải được lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, để phục vụ kiểm tra thuế sau này.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp hộ kinh doanh tối ưu hóa chi phí khấu trừ, giảm nghĩa vụ thuế hợp pháp và tránh rủi ro bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính. Đồng thời, nâng cao chất lượng nhân sự góp phần phát triển bền vững kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.