Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để hạch toán chi phí điện thoại, internet vào chi phí công ty

Theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), chi phí điện thoại và internet được coi là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Chi phí phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Phải có chứng từ hợp pháp chứng minh việc chi trả, bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc chứng từ tương đương theo quy định pháp luật.
• Chi phí phải hợp lý, không vượt quá mức cần thiết cho hoạt động kinh doanh, và được ghi nhận đầy đủ trong sổ sách kế toán.

Luật Thuế TNDN số 14/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung năm 2013 và các văn bản hướng dẫn) cũng quy định chi phí này chỉ được trừ nếu phục vụ mục đích kinh doanh, không phải chi phí cá nhân thuần túy. Trong trường hợp chi phí đăng ký dưới tên cá nhân giám đốc nhưng phục vụ công ty, cần chứng minh rõ ràng mối liên hệ với hoạt động kinh doanh thông qua biên bản họp nội bộ hoặc hợp đồng ủy quyền sử dụng.

Xem thêm: Dạ cho em hỏi nếu hộ kinh doanh có phát sinh chi phí mua sắm tài sản như máy in, máy tính phục vụ bán hàng thì có cần phân bổ dần hay được tính một lần vào chi phí?

Yêu cầu về hóa đơn và chứng từ

Hóa đơn tên cá nhân của giám đốc không được chấp nhận trực tiếp để hạch toán vào chi phí công ty và khấu trừ thuế GTGT, vì theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP hóa đơn GTGT phải ghi đúng tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua hàng là doanh nghiệp để đảm bảo tính hợp pháp.

• Nếu sử dụng hóa đơn tên cá nhân, doanh nghiệp chỉ có thể ghi nhận dưới dạng tạm ứng hoặc khoản phải thu từ cá nhân, không được tính trực tiếp vào chi phí được trừ.
• Để hợp lệ, cần chuyển hóa đơn sang tên công ty bằng cách yêu cầu nhà cung cấp cấp lại hóa đơn hoặc sử dụng biên bản bàn giao chi phí kèm chứng từ chuyển khoản từ tài khoản công ty.
• Trường hợp giám đốc ứng trước, doanh nghiệp phải có hợp đồng vay hoặc ủy quyền rõ ràng, và hoàn tất quyết toán nội bộ để tránh rủi ro khi kiểm tra thuế.

Việc không tuân thủ có thể dẫn đến cơ quan thuế loại trừ chi phí này, truy thu thuế TNDN với mức phạt từ 20% số thuế thiếu (theo Luật Quản lý thuế 2019)

Để hạch toán hợp lệ, doanh nghiệp nên thực hiện theo quy trình sau nhằm đảm bảo chứng từ đầy đủ và tránh rủi ro pháp lý:

Bước 1: Xác định và chứng minh mục đích sử dụng

Lập biên bản nội bộ hoặc quyết định của Ban Giám đốc xác nhận chi phí điện thoại, internet phục vụ hoạt động kinh doanh. Biên bản cần nêu rõ thời gian sử dụng, thiết bị cụ thể và lợi ích cho công ty, kèm chữ ký của ít nhất hai người có trách nhiệm.

Xem thêm: Mình đang bán hàng online, có nhiều khách đặt rồi hủy hoặc đổi trả liên tục, dẫn đến số liệu trên phần mềm bán hàng thay đổi nhiều lần, vậy khi chốt số liệu cuối kỳ thì nên căn cứ theo thời điểm nào cho chính xác?

Bước 2: Yêu cầu hóa đơn đứng tên công ty

Liên hệ nhà cung cấp để cấp hóa đơn GTGT mới đứng tên doanh nghiệp, sử dụng mã số thuế công ty. Nếu không thể cấp lại, giám đốc cung cấp hóa đơn gốc kèm biên bản bàn giao chi phí cho công ty, và doanh nghiệp thanh toán bằng chuyển khoản từ tài khoản công ty để có chứng từ ngân hàng

Bước 3: Ghi nhận kế toán và quyết toán

Ghi nhận chi phí vào tài khoản trên sổ sách kế toán, kèm đầy đủ chứng từ. Cuối kỳ, quyết toán với cá nhân giám đốc nếu có tạm ứng, lập biên bản đối chiếu công nợ. Khi kê khai thuế TNDN tạm tính hoặc quyết toán, đính kèm chứng từ để cơ quan thuế kiểm tra, tránh loại trừ chi phí theo Luật Thuế TNDN 2025

Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí được trừ, giảm nghĩa vụ thuế TNDN và tránh phạt hành chính từ cơ quan thuế. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính, hỗ trợ kiểm toán nội bộ hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.