Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Điều kiện để chi phí phát sinh tại địa điểm không đăng ký kinh doanh được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
Theo quy định tại Luật Thuế TNDN 2025, chi phí được trừ là các khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời phải đáp ứng các điều kiện về chứng từ hợp pháp. Cụ thể, Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định chi phí được trừ phải: (i) phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh; (ii) có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật; (iii) không thuộc các khoản chi không được trừ tại Thông tư này.
Trong trường hợp của Anh/Chị, chi phí liên quan đến việc chi trả thuế (như thuế môn bài, phí vệ sinh môi trường hoặc các khoản thuế địa phương khác) tại địa điểm Định Công có thể được hạch toán vào chi phí của công ty nếu chứng minh được tính hợp lý và liên quan đến hoạt động kinh doanh thực tế, ngay cả khi địa điểm này chưa được đăng ký kinh doanh. Hợp đồng thuê nhà đầy đủ là một chứng từ quan trọng hỗ trợ, giúp chứng minh chi phí phát sinh từ hoạt động hợp pháp. Tuy nhiên, cơ quan thuế có thể kiểm tra tính hợp lý nếu địa điểm không được khai báo, dẫn đến rủi ro bị loại trừ chi phí nếu không chứng minh được mối liên hệ trực tiếp với doanh nghiệp.
Yêu cầu về đăng ký địa điểm kinh doanh ngoài địa chỉ đăng ký chính
Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan thuế về các địa điểm kinh doanh phát sinh nếu chúng được coi là cơ sở kinh doanh (nơi thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh thường xuyên). Nếu địa điểm Định Công chỉ là văn phòng làm việc phụ trợ và không phải chi nhánh độc lập, doanh nghiệp không bắt buộc phải đăng ký riêng, nhưng khuyến nghị nên bổ sung thông tin này vào hồ sơ đăng ký thuế để tránh tranh chấp.
Việc không khai báo địa điểm nhưng vẫn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế (như kê khai và nộp thuế đúng hạn) không làm mất quyền hạch toán chi phí, miễn là các khoản chi có chứng từ đầy đủ theo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ chứng minh chi phí phát sinh tại Định Công phục vụ cho hoạt động kinh doanh chung, chẳng hạn như biên bản họp nội bộ hoặc báo cáo nội bộ về phân bổ hoạt động.
Rủi ro và khuyến nghị xử lý
Nếu không đăng ký địa điểm, cơ quan thuế có thể áp dụng kiểm tra sau (theo Điều 108 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, kế thừa từ các quy định cũ), dẫn đến việc loại trừ chi phí và truy thu thuế TNDN với mức phạt chậm nộp trên số tiền chậm nộp (theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP). Mức phạt hành chính nếu phát hiện kê khai sai sót về chi phí.
Để an toàn, Anh/Chị nên thực hiện thủ tục bổ sung đăng ký địa điểm kinh doanh với Chi cục Thuế quận Hoàng Mai.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ bao gồm: – Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; – Hợp đồng thuê nhà tại Định Công; – Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm (nếu có); – Tờ khai bổ sung đăng ký thuế theo mẫu 08-MST ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC (áp dụng cho các trường hợp tương tự).
Bước 2: Nộp hồ sơ
Nộp trực tiếp hoặc qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại Chi cục Thuế quận Hoàng Mai. Thời hạn xử lý là 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
Bước 3: Nhận kết quả và cập nhật
Cơ quan thuế sẽ cấp giấy xác nhận bổ sung, sau đó doanh nghiệp cập nhật vào sổ sách kế toán và kê khai thuế TNDN kỳ tiếp theo để đảm bảo chi phí được chấp nhận đầy đủ.
Việc tuân thủ đăng ký địa điểm kinh doanh giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại trừ chi phí, giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế TNDN. Đồng thời, điều này đảm bảo tính minh bạch trong quản lý, hỗ trợ hoạt động kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận