Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí sửa chữa được khấu trừ thuế TNDN

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) năm 2025 (Điều 4), chi phí sửa chữa cửa hàng của hộ kinh doanh được xem là chi phí hợp lý, hợp lệ để khấu trừ khi đáp ứng các điều kiện sau: chi phí phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh; phải được chứng minh bằng chứng từ hợp pháp; và không vượt quá mức quy định về định mức khấu trừ (nếu áp dụng). Đối với chi phí sửa chữa lớn, nếu làm tăng giá trị sử dụng hoặc kéo dài thời gian sử dụng của tài sản cố định (TSCĐ) như cửa hàng, thì phải được vốn hóa vào nguyên giá TSCĐ và phân bổ dần theo thời gian khấu hao, thay vì khấu trừ toàn bộ một lần. Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết rằng chi phí này chỉ được phân bổ nếu có chứng từ chứng minh giá trị tăng thêm, tránh tình trạng lạm dụng để giảm thuế.

Xem thêm: Bên em có nhiều khoản thu qua ví điện tử nhưng không có sao kê chi tiết, vậy khi kê khai có cần bổ sung gì không?

Yêu cầu về hóa đơn và chứng từ

Hóa đơn đầy đủ là yếu tố bắt buộc để chi phí được công nhận hợp lệ. Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, hóa đơn phải bao gồm các nội dung cơ bản như tên người bán, người mua, mô tả hàng hóa/dịch vụ (ở đây là sửa chữa cửa hàng), số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT (nếu áp dụng), và chữ ký xác nhận. Đối với hộ kinh doanh, nếu sửa chữa do cá nhân hoặc đơn vị không xuất hóa đơn GTGT thực hiện, có thể sử dụng biên lai thu tiền hoặc hợp đồng kèm chứng từ thanh toán (như chuyển khoản ngân hàng) làm chứng từ thay thế, nhưng phải đảm bảo tính minh bạch và có xác nhận của cơ quan thuế địa phương nếu cần. Thông tư 20/2026/TT-BTC bổ sung rằng chứng từ phải được lưu trữ đầy đủ ít nhất 10 năm để phục vụ quyết toán thuế.

Xử lý trường hợp không có hóa đơn đầy đủ

Xem thêm: Mọi người cho em hỏi là em mới đăng ký kinh doanh cho hộ kinh doanh vào tháng 12/2025 mà mức doanh thu bên em dưới 500 triệu một năm thì có bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội không ạ. Em cảm ơn.

Nếu chi phí sửa chữa lớn nhưng thiếu hóa đơn đầy đủ, toàn bộ khoản chi sẽ bị loại khỏi diện khấu trừ thuế TNDN, không được phân bổ dần mà phải ghi nhận là chi phí không hợp lệ. Cụ thể, theo Luật Thuế TNDN 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, cơ quan thuế sẽ loại trừ khoản này khi kiểm tra, dẫn đến điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế và có thể bị phạt hành chính trên số thuế thiếu, với mức phạt cụ thể tùy theo mức độ vi phạm (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Hộ kinh doanh nên bổ sung chứng từ bằng cách yêu cầu nhà thầu cung cấp hóa đơn chậm trễ (nếu còn trong thời hạn quy định) hoặc sử dụng chứng từ thay thế như bảng kê chi phí kèm biên bản nghiệm thu công trình, nhưng phải được cơ quan thuế chấp thuận trước để tránh rủi ro bị loại toàn bộ.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về chứng từ giúp hộ kinh doanh tránh được các khoản phạt không đáng có, đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính và tối ưu hóa chi phí khấu trừ hợp pháp. Đồng thời, điều này hỗ trợ xây dựng uy tín với cơ quan thuế, giảm thiểu rủi ro kiểm tra sau. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.