Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện chấp nhận chi phí sửa chữa lớn đối với hộ kinh doanh

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) năm 2025, chi phí sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ) của hộ kinh doanh chỉ được chấp nhận khấu trừ khi đáp ứng các điều kiện cơ bản sau: chi phí phải thực tế phát sinh, liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh, và có chứng từ hợp pháp theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, chi phí này được xem xét trong quyết toán thuế hàng năm. Nếu sửa chữa lớn dẫn đến tăng giá trị TSCĐ (như nâng cấp công suất hoặc kéo dài thời gian sử dụng), khoản chi sẽ được vốn hóa thay vì ghi nhận ngay vào chi phí, nhằm tránh tình trạng khấu trừ ồ ạt ảnh hưởng đến thu nhập chịu thuế.

Vấn đề thiếu đầy đủ hóa đơn chứng từ

Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định rõ rằng mọi khoản chi phí khấu trừ thuế TNDN phải có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc chứng từ tương đương hợp pháp, bao gồm hợp đồng, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu vượt quá 20 triệu đồng. Trường hợp không có đầy đủ hóa đơn, khoản chi phí sửa chữa lớn sẽ không được chấp nhận khấu trừ toàn bộ, dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ khi quyết toán, theo Thông tư 45/2013/TT-BTC về quản lý chi phí khấu hao. Hộ kinh doanh có thể bổ sung chứng từ thay thế như biên bản xác nhận của bên thứ ba hoặc hợp đồng sửa chữa, nhưng phải chứng minh tính hợp lý và minh bạch để tránh phạt hành chính trên số thuế gian lận, tùy mức độ vi phạm.

Việc phân bổ dần chi phí sửa chữa lớn

Nếu khoản sửa chữa được xác định là TSCĐ theo Luật Thuế TNDN 2025, hộ kinh doanh có thể phân bổ dần thông qua khấu hao thay vì ghi nhận một lần, và điều này được chấp nhận nếu tuân thủ quy trình sau:

Xem thêm: Em đang gặp tình huống cơ quan thuế yêu cầu giải trình số liệu trong vòng 3 ngày nhưng dữ liệu rất rối, không đủ chứng từ, trong trường hợp này nên ưu tiên xử lý những phần nào trước?

Xem thêm: Anh/chị cho hỏi nếu hộ kinh doanh tạm ngưng nhưng vẫn phát sinh chi phí thì xử lý thế nào?

Bước 1: Xác định và vốn hóa TSCĐ

Hộ kinh doanh cần đánh giá khoản sửa chữa có làm tăng giá trị TSCĐ gốc không, dựa trên Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Nếu có, ghi nhận vào sổ sách kế toán làm TSCĐ mới hoặc điều chỉnh giá trị TSCĐ hiện hữu, kèm chứng từ chứng minh (hóa đơn, hợp đồng). Thời gian khấu hao tối thiểu 2 năm đối với TSCĐ vô hình hoặc sửa chữa lớn, tránh khấu hao nhanh gây nghi ngờ.

Bước 2: Lập bảng khấu hao và kê khai

Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, lập bảng phân bổ khấu hao theo phương pháp đường thẳng hoặc số dư giảm dần, với mức khấu hao hàng năm không vượt quá giới hạn quy định (ví dụ: 10-20% tùy loại TSCĐ). Kê khai vào tờ khai thuế TNDN quý/năm, kèm phụ lục chi tiết TSCĐ. Nếu thiếu hóa đơn ban đầu, bổ sung chứng từ thay thế trước khi nộp để cơ quan thuế chấp nhận phân bổ.

Bước 3: Quyết toán và kiểm tra

Sau khi phân bổ, quyết toán thuế cuối năm với cơ quan thuế địa phương theo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Nếu bị kiểm tra, cung cấp đầy đủ hồ sơ để chứng minh tính hợp pháp, tránh điều chỉnh giảm chi phí khấu trừ dẫn đến truy thu thuế và phạt chậm nộp.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp hộ kinh doanh tối ưu hóa chi phí khấu trừ, giảm rủi ro tranh chấp thuế và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.