Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Phân biệt loại chi phí sửa chữa tài sản cố định

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) năm 2025 và Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành, chi phí sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ) được phân loại dựa trên bản chất và tác động đến giá trị sử dụng của TSCĐ. Cụ thể, chi phí sửa chữa thường xuyên, nhỏ lẻ nhằm khôi phục tình trạng hoạt động ban đầu (như thay thế linh kiện hỏng, bảo dưỡng định kỳ) được coi là chi phí hợp lý và khấu trừ toàn bộ vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN ngay trong kỳ phát sinh. Ngược lại, chi phí sửa chữa lớn, phát sinh một lần với giá trị cao (thường trên 10% nguyên giá TSCĐ hoặc vượt ngưỡng quy định cụ thể tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 20/2026/TT-BTC) có thể được vốn hóa nếu đáp ứng điều kiện làm tăng giá trị sử dụng, nâng cao hiệu suất hoặc kéo dài thời gian sử dụng của TSCĐ so với tình trạng ban đầu.

Điều kiện xác định hạch toán chi phí sửa chữa lớn

Để quyết định hạch toán ngay hay phân bổ dần, doanh nghiệp cần đánh giá dựa trên các tiêu chí sau theo Luật Thuế TNDN 2025 (Điều 9) và Thông tư 20/2026/TT-BTC (khoản 3 Điều 6):

Xem thêm: Cho em hỏi nếu tiền thu hộ từ bên vận chuyển chuyển về chung với doanh thu thì có cần tách riêng không ạ?

• Tăng giá trị TSCĐ: Nếu sửa chữa làm tăng nguyên giá TSCĐ (ví dụ: nâng cấp công nghệ, mở rộng công suất), chi phí phải được ghi nhận vào nguyên giá TSCĐ và phân bổ dần qua khấu hao theo thời gian sử dụng hữu hình còn lại (thường từ 2-5 năm tùy loại TSCĐ).
• Khôi phục tình trạng ban đầu: Nếu chỉ nhằm duy trì hoạt động bình thường mà không làm thay đổi giá trị hoặc thời gian sử dụng (ví dụ: đại tu máy móc hỏng nặng nhưng không cải tiến), chi phí được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh và khấu trừ ngay khi tính thuế TNDN, miễn là có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
• Ngưỡng giá trị: Chi phí từ 30.000.000 đồng trở lên phát sinh một lần phải được cơ quan thuế thẩm định nếu có dấu hiệu vốn hóa, nhằm tránh lạm dụng khấu trừ để giảm thuế.

Quy trình hạch toán chi phí sửa chữa lớn

Nếu xác định cần phân bổ dần, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau dựa trên Thông tư 20/2026/TT-BTC (Điều 7) và chế độ kế toán doanh nghiệp (Thông tư 99/2025/TT-BTC):

Bước 1: Đánh giá và lập biên bản

Doanh nghiệp thành lập hội đồng đánh giá TSCĐ (gồm kế toán, kỹ thuật và lãnh đạo) để lập biên bản xác định bản chất sửa chữa, ước tính giá trị tăng thêm và thời gian phân bổ. Biên bản phải ghi rõ lý do, số tiền chi phí (ví dụ: 500.000.000 đồng cho đại tu nhà xưởng) và cơ sở pháp lý, lưu trữ làm chứng từ kế toán.

Xem thêm: Không biết khi khách quen lấy hàng trước trả tiền sau, mỗi lần trả một ít và không cố định thời gian thì nên theo dõi công nợ kiểu gì để không bị sót ạ?

Bước 2: Ghi nhận kế toán

Hạch toán chi phí vào tài khoản 241 (Xây dựng cơ bản dở dang) nếu vốn hóa, sau đó chuyển sang tài khoản 211 (TSCĐ hữu hình) khi hoàn thành. Đồng thời, trích khấu hao dần theo phương pháp đường thẳng hoặc theo sản lượng, với mức khấu hao không vượt 20% nguyên giá mỗi năm tùy loại TSCĐ.

Bước 3: Xử lý thuế TNDN

Khi quyết toán thuế, chi phí phân bổ được trừ dần vào thu nhập chịu thuế theo từng kỳ (ví dụ: phân bổ 100.000.000 đồng/năm trong 5 năm). Nếu hạch toán sai, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và phạt trên số thuế thiếu (theo Luật Quản lý thuế 2019), cụ thể tùy mức độ vi phạm.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu thuế, tối ưu hóa chi phí hợp lý và đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.