Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí tiếp khách và hội nghị khách hàng được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định tại Thông tư 20/2026/TT-BTC, chi phí tiếp khách và hội nghị khách hàng được coi là chi phí hợp lý, được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Chi phí phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, không vượt quá mức quy định (tổng chi phí tiếp khách, tiếp thị, quảng cáo không vượt 15% tổng chi phí được trừ theo Thông tư 20/2026/TT-BTC).
• Phải có chứng từ hợp pháp chứng minh tính hợp lý và liên quan đến hoạt động kinh doanh, theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP (quy định chi tiết thi hành Luật Thuế TNDN).
• Đối với Luật Thuế TNDN 2025, các điều kiện cơ bản giữ nguyên, nhưng tăng cường yêu cầu minh bạch chứng từ điện tử để tránh lạm dụng chi phí.

Xem thêm: Doanh nghiệp bên em đang cân nhắc chia tách công ty thành 2 pháp nhân riêng biệt do khác lĩnh vực kinh doanh, vậy về mặt thuế và hóa đơn có cần quyết toán trước khi tách không?

Nếu không đáp ứng, chi phí sẽ bị loại khỏi diện được trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và có thể bị phạt hành chính trên số thuế thiếu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Yêu cầu về chứng từ đối với hóa đơn bán lẻ siêu thị không ghi tên công ty

Hóa đơn bán lẻ từ siêu thị (thường là hóa đơn điện tử hoặc biên lai theo Thông tư 20/2026/TT-BTC) không bắt buộc ghi tên người mua cụ thể nếu giá trị dưới 200.000 đồng mỗi lần giao dịch. Tuy nhiên, để được chấp nhận là chứng từ hợp lệ cho chi phí TNDN:

• Hóa đơn phải ghi rõ nội dung hàng hóa/dịch vụ (ví dụ: thực phẩm, đồ uống dùng cho tiếp khách), ngày mua, giá trị và mã số thuế của nhà cung cấp (siêu thị).
• Doanh nghiệp cần bổ sung chứng từ chứng minh tính hợp lý, như biên bản tiếp khách/hội nghị (ghi rõ thời gian, địa điểm, danh sách khách mời, mục đích kinh doanh) để liên kết hóa đơn với hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Nếu hóa đơn không ghi tên công ty, cơ quan thuế có thể loại chi phí nếu không có bằng chứng bổ sung, theo hướng dẫn tại Thông tư 20/2026/TT-BTC. Trong trường hợp kiểm tra, doanh nghiệp phải cung cấp hồ sơ lưu trữ đầy đủ để tránh bị loại toàn bộ khoản chi.
• Lưu ý: Từ năm 2025 theo Luật Thuế TNDN 2025, hóa đơn điện tử bắt buộc phải có thông tin người mua để tăng tính minh bạch, nên doanh nghiệp nên yêu cầu siêu thị ghi tên công ty trên hóa đơn nếu giá trị lớn.

Để đảm bảo chi phí không bị loại, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:

Xem thêm: Công ty em chuyển trụ sở sang tỉnh khác cuối năm 2025, nhưng chưa kịp chốt nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế cũ, sang năm 2026 mới phát sinh sai sót, vậy nộp hồ sơ điều chỉnh ở đâu?

• Lập biên bản chi tiết cho mỗi lần tiếp khách hoặc hội nghị, bao gồm:
• Danh sách khách tham dự (tên, chức vụ, đơn vị).
• Mục đích (liên quan đến hợp đồng kinh doanh cụ thể).
• Nội dung chi phí (liên kết với hóa đơn siêu thị).
• Lưu trữ hóa đơn gốc kèm biên bản, hợp đồng liên quan (nếu có) trong hồ sơ kế toán ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015.
• Nếu tổng chi phí tiếp khách lớn, phân loại rõ ràng trong sổ sách kế toán để dễ dàng giải trình khi quyết toán thuế TNDN hàng năm.

Nếu hóa đơn bán lẻ không đủ điều kiện, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế TNDN với mức phạt chậm nộp trên số thuế thiếu, theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chứng từ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại chi phí, giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế TNDN. Đồng thời, duy trì hồ sơ minh bạch còn hỗ trợ doanh nghiệp trong các cuộc kiểm tra định kỳ. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.