Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí vận chuyển được coi là hợp lệ

Theo quy định Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), chi phí vận chuyển chỉ được coi là chi phí được trừ khi đáp ứng các điều kiện sau: phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của hộ kinh doanh; có chứng từ hợp pháp chứng minh giao dịch; và phù hợp với quy định về hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

Đối với hộ kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai thuế (theo Thông tư 18/2026/TT-BTC), chi phí này cần được ghi nhận để tính lỗ lãi, nhưng nếu áp dụng phương pháp khoán thì không khấu trừ chi phí mà chỉ dựa vào doanh thu khoán.

Trường hợp bên vận chuyển thu hộ tiền hàng và trừ phí ship, khoản phí này vẫn được xem là chi phí dịch vụ vận chuyển nếu có chứng từ chứng minh số tiền thực tế chuyển lại sau khi trừ phí.

Xem thêm: Mình đang làm cho hộ kinh doanh có nhiều khoản thu tiền mặt không ghi nhận kịp thời, nếu tổng hợp cuối kỳ thì có bị coi là sai không?

Cách xử lý khi bên vận chuyển không xuất hóa đơn riêng cho phí ship

Nếu bên vận chuyển không xuất hóa đơn riêng cho khoản phí vận chuyển, hộ kinh doanh cần yêu cầu họ bổ sung hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng cho phần phí dịch vụ, vì hóa đơn phải phản ánh đúng nội dung giao dịch.

Trong trường hợp bên vận chuyển là hộ kinh doanh cá thể không bắt buộc xuất hóa đơn (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hộ kinh doanh có thể sử dụng các chứng từ thay thế để chứng minh chi phí, chẳng hạn như hợp đồng dịch vụ vận chuyển, biên bản giao nhận hàng hóa kèm ghi chú phí ship, và sao kê ngân hàng chứng minh số tiền thực nhận sau khi trừ phí.

Tuy nhiên, nếu tổng chi phí vận chuyển trong kỳ vượt 20 triệu đồng, bắt buộc phải có hóa đơn hợp pháp để tránh bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN theo Luật Thuế TNDN số 14/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung năm 2023). Để hợp lệ, nên ký phụ lục hợp đồng với bên vận chuyển quy định rõ phí ship là khoản chi phí riêng, giúp dễ dàng ghi nhận kế toán.

Xem thêm: Em đang làm cho hộ kinh doanh có nhiều khoản chi cá nhân lẫn trong chi phí, nếu không tách ra thì có bị sai không ạ?

Hồ sơ cần thiết để ghi nhận chi phí

Để xử lý khoản chi phí vận chuyển hợp lệ, hộ kinh doanh cần chuẩn bị và lưu trữ các hồ sơ sau:

• Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng từ bên vận chuyển (nếu có), ghi rõ phí vận chuyển.
• Hợp đồng hoặc thỏa thuận dịch vụ vận chuyển với bên cung cấp, nêu rõ phương thức thu hộ và trừ phí.
• Biên bản giao nhận hàng hóa hoặc phiếu vận đơn, kèm chi tiết phí ship bị trừ.
• Sao kê tài khoản ngân hàng hoặc chứng từ chuyển khoản chứng minh số tiền thực nhận sau khi trừ phí.
• Sổ sách kế toán ghi nhận chi phí (nếu áp dụng phương pháp kê khai), theo mẫu

Việc tuân thủ các quy định trên giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro bị cơ quan thuế loại chi phí, giảm số thuế TNDN phải nộp và đảm bảo minh bạch trong báo cáo tài chính. Đồng thời, điều này hỗ trợ hộ kinh doanh dễ dàng kiểm toán hoặc kiểm tra sau này. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.