Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Phân biệt sửa chữa thường xuyên và nâng cấp tài sản cố định

Những khoản này bao gồm việc sửa chữa nhỏ lẻ, thay thế linh kiện hỏng hóc thông thường, nhằm khôi phục tình trạng sử dụng bình thường mà không tăng giá trị TSCĐ. Ngược lại, nâng cấp là các khoản chi làm tăng giá trị sử dụng, kéo dài thời gian sử dụng hữu ích hoặc nâng cao hiệu suất của TSCĐ

Việc phân biệt dựa trên bản chất kinh tế: nếu chi phí giúp TSCĐ hoạt động tốt hơn mức gốc, đó là nâng cấp; nếu chỉ duy trì, đó là sửa chữa thường xuyên. Đối với hộ kinh doanh, dù không áp dụng đầy đủ chế độ kế toán doanh nghiệp, vẫn cần tuân thủ nguyên tắc này khi kê khai chi phí để tính thuế thu nhập cá nhân hoặc thuế khoán, nhằm đảm bảo tính hợp lý theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 (sửa đổi, bổ sung).

Xem thêm: Mình bán hàng qua nhiều kênh như Facebook, TikTok, Shopee, mỗi bên một kiểu báo cáo, số liệu không đồng nhất, nên khi tổng hợp doanh thu để kê khai rất dễ bị lệch, trong trường hợp này nếu cơ quan thuế kiểm tra thì họ sẽ căn cứ theo nguồn nào và mình nên chuẩn bị đối chiếu ra sao để tránh bị quy là kê khai thiếu doanh thu?

Cách ghi nhận các khoản chi sửa chữa

• Ghi nhận sửa chữa thường xuyên: Các khoản này được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, được xem là chi phí hợp lý và được trừ khi tính thuế. Không cần vốn hóa, giúp giảm lợi nhuận chịu thuế ngay trong kỳ phát sinh.
• Ghi nhận nâng cấp: Phải vốn hóa vào nguyên giá TSCĐ, sau đó trích khấu hao dần theo thời gian sử dụng còn lại. Ví dụ, nếu nâng cấp làm tăng giá trị TSCĐ từ 100 triệu đồng lên 150 triệu đồng, phần tăng 50 triệu đồng sẽ được khấu hao, không được trừ toàn bộ ngay lập tức. Hộ kinh doanh cần lập biên bản đánh giá để chứng minh, lưu trữ hóa đơn chứng từ theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn điện tử.

Ảnh hưởng nếu ghi nhận sai đến báo cáo tài chính

Việc ghi nhận sai có thể dẫn đến sai lệch lớn trong báo cáo tài chính của hộ kinh doanh, đặc biệt khi kê khai thuế. Nếu nhầm sửa chữa thường xuyên thành nâng cấp, chi phí sẽ bị vốn hóa, làm tăng giá trị TSCĐ và giảm chi phí kỳ hiện tại, dẫn đến lợi nhuận cao hơn, từ đó tăng số thuế phải nộp (theo Luật Thuế TNDN 2025, chi phí không hợp lý có thể bị loại trừ, phạt từ 20% đến 100% số thuế gian lận theo Luật Quản lý thuế 2019).

Xem thêm: Mình đang gặp tình huống tồn kho thực tế thấp hơn sổ sách khá nhiều do thất thoát và kiểm kê không chuẩn từ đầu năm, nếu không điều chỉnh lại mà tiếp tục theo dõi từ hiện tại thì khi cơ quan thuế kiểm tra có bị đánh giá là sai lệch nghiêm trọng không?

Ngược lại, nếu ghi nâng cấp thành sửa chữa thường xuyên, lợi nhuận sẽ bị thổi phồng thấp hơn thực tế, giảm thuế ngắn hạn nhưng có nguy cơ bị cơ quan thuế truy thu, phạt chậm nộp 0,03%/ngày và xử phạt hành chính. Tổng thể, sai sót làm méo mó báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh và uy tín với đối tác, đồng thời có thể dẫn đến kiểm tra thuế đột xuất.

Việc phân biệt và ghi nhận đúng các khoản chi sửa chữa TSCĐ giúp hộ kinh doanh tối ưu hóa chi phí thuế, đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch và tránh rủi ro pháp lý.

Tuân thủ quy định không chỉ giảm thiểu phạt mà còn hỗ trợ quản lý tài sản hiệu quả lâu dài. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.