Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Hình thức kinh doanh phù hợp cho hoạt động cho thuê phòng trọ

Hoạt động cho thuê phòng trọ tại TP. Hồ Chí Minh được coi là kinh doanh dịch vụ lưu trú theo quy định tại Luật Nhà ở 2023, cụ thể tại Điều 122 quy định cá nhân, tổ chức cho thuê nhà ở phải đăng ký kinh doanh nếu hoạt động mang tính chất thương mại. Với trường hợp Anh/Chị thuê nhiều địa điểm để kinh doanh, hình thức hộ kinh doanh cá thể (HKD) phù hợp cho quy mô nhỏ, lẻ (dưới 10 phòng và doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm theo Thông tư 18/2026/TT-BTC). Tuy nhiên, nếu mở rộng nhiều địa điểm, việc thành lập doanh nghiệp (công ty TNHH hoặc cổ phần) sẽ hiệu quả hơn vì cho phép quản lý tập trung, mở rộng quy mô và khấu trừ chi phí đầu tư (như sửa chữa, nội thất) theo Luật Doanh nghiệp 2020 (Điều 4). Không bắt buộc phải thành lập công ty ngay khi chuyển sang kê khai thuế, nhưng khuyến nghị nếu doanh thu vượt 100 triệu đồng/năm để tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa thuế.

Chuyển đổi từ phương pháp thuế khoán sang kê khai

Theo Thông tư 18/2026/TT-BTC (quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh), cá nhân kinh doanh như Anh/Chị trước đây áp dụng thuế khoán (dựa trên doanh thu ước tính, không cần hóa đơn đầu vào) nay có thể chuyển sang phương pháp kê khai (tính thuế GTGT và TNCN dựa trên doanh thu thực tế trừ chi phí). Chuyển đổi này phù hợp khi quy mô lớn hơn, giúp giảm nghĩa vụ thuế nếu có nhiều chi phí hợp lý (ví dụ: tiền thuê địa điểm, bảo trì). Quy trình chuyển đổi không yêu cầu thay đổi hình thức kinh doanh ngay lập tức, nhưng nếu giữ HKD, Anh/Chị phải nộp tờ khai thuế hàng quý hoặc tháng tại cơ quan thuế nơi đăng ký kinh doanh. Lưu ý, nếu doanh thu từ cho thuê phòng trọ vượt 500 triệu đồng/năm, bắt buộc kê khai theo phương pháp khấu trừ theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024.

Xem thêm: Cả nhà cho em hỏi ạ. Giờ thành lập hộ kinh doanh mới có cần lên thuế kê khai thuế ban đầu không ạ. Em cảm ơn ạ.

Bước 1: Thông báo chuyển phương pháp tính thuế

Anh/Chị cần nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi đăng ký kinh doanh trước ngày 20 của tháng đầu quý chuyển đổi, theo mẫu 01/TĐ-TNCN ban hành kèm Thông tư 18/2026/TT-BTC. Hồ sơ bao gồm: – Tờ khai chuyển phương pháp tính thuế; – Bản sao giấy đăng ký kinh doanh HKD; – Giấy tờ chứng minh thay đổi quy mô (nếu có, như hợp đồng thuê địa điểm). Sau khi nộp, cơ quan thuế sẽ xác nhận trong vòng 3 ngày làm việc, và Anh/Chị bắt đầu kê khai từ quý sau.

Bước 2: Thiết lập sổ sách kế toán

Chuẩn bị sổ sách theo phương pháp kê khai kép (ghi nhận doanh thu, chi phí thực tế), sử dụng phần mềm kế toán cơ bản hoặc thuê dịch vụ. Theo Luật Kế toán 2015 (Điều 30), cá nhân kinh doanh phải lưu trữ hóa đơn, chứng từ ít nhất 10 năm. Với nhiều địa điểm, khuyến nghị sử dụng hệ thống kế toán tập trung để theo dõi doanh thu từng nơi, tránh sai sót dẫn đến phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Bước 3: Nộp thuế và báo cáo định kỳ

Xem thêm: Mọi người ơi, có nhất thiết phải đăng ký tài khoản ngân hàng của hộ kinh doanh không? Hay là dùng tài khoản cá nhân của người đứng tên hộ kinh doanh cũng được ạ?

Kê khai thuế GTGT (5% trên doanh thu cho thuê nhà ở theo Thông tư 219/2013/TT-BTC) và TNCN (theo biểu thuế lũy tiến) hàng quý qua hệ thống iHTKK hoặc eTax. Nếu thành lập công ty, thuế TNDN là 20% trên lợi nhuận (Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025), nhưng được khấu trừ VAT đầu vào, giúp tiết kiệm hơn so với thuế khoán cố định (khoảng 5-7% doanh thu).

Lợi ích và định hướng thành lập công ty khi thuê nhiều địa điểm

Việc thành lập công ty không bắt buộc theo Luật Nhà ở 2023, nhưng mang lại lợi ích lớn khi Anh/Chị thuê nhiều địa điểm: dễ dàng vay vốn ngân hàng (dựa trên báo cáo tài chính), bảo vệ tài sản cá nhân (trách nhiệm hữu hạn theo Điều 47 Luật Doanh nghiệp 2020), và quản lý thuế hiệu quả hơn với phương pháp khấu trừ. Nếu doanh thu dự kiến trên 500 triệu đồng/năm, thành lập công ty TNHH một thành viên là lựa chọn tối ưu, thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh chỉ mất 3-5 ngày. Rủi ro nếu không thành lập: có thể bị cơ quan thuế kiểm tra và truy thu nếu coi là kinh doanh lớn mà không đăng ký (phạt vi phạm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Về kế toán, công ty cần báo cáo tài chính hàng năm, nhưng có thể khấu trừ chi phí thuê địa điểm (lên đến 100% nếu chứng minh được).

Tuân thủ các quy định trên giúp Anh/Chị tránh phạt hành chính, tối ưu hóa chi phí thuế và phát triển bền vững hoạt động kinh doanh. Việc chuyển sang kê khai hoặc thành lập công ty sẽ mang lại sự minh bạch tài chính, hỗ trợ mở rộng quy mô. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.