Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa theo quy định pháp luật Việt Nam

Xem thêm: Lương được chi trả qua tài khoản công ty. Vậy trường hợp nhân viên không đóng bảo hiểm xã hội thì có chi trả tiền mặt được không anh/chị?

Khi xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam sang các công ty LLC của Mỹ, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ để thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu, đảm bảo tuân thủ các quy định về thương mại quốc tế. Theo Luật Hải quan 2014 (Điều 18 quy định về hồ sơ hải quan), Luật Thương mại 2005 (Điều 24 về hợp đồng thương mại quốc tế) và Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC) quy định chi tiết về hồ sơ hải quan xuất khẩu, bộ chứng từ cơ bản bao gồm các tài liệu sau. Lưu ý rằng bộ chứng từ có thể thay đổi tùy theo loại hàng hóa cụ thể (ví dụ: hàng hóa có điều kiện xuất khẩu cần thêm giấy phép), và doanh nghiệp nên kiểm tra thêm yêu cầu từ phía đối tác Mỹ như chứng nhận FDA nếu là thực phẩm hoặc dược phẩm.

• Tờ khai hải quan: Đây là tài liệu bắt buộc, được khai điện tử qua hệ thống VNACCS theo Thông tư 38/2015/TT-BTC. Tờ khai phải ghi đầy đủ thông tin về người xuất khẩu, người nhập khẩu (công ty LLC Mỹ), mô tả hàng hóa, số lượng, giá trị, mã HS và cảng xuất. Doanh nghiệp cần nộp trước khi hàng hóa đến cửa khẩu, và cơ quan hải quan sẽ kiểm tra, thông quan trong vòng 60 giây nếu hồ sơ hợp lệ.
• Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Là cơ sở pháp lý của giao dịch, phải bằng văn bản theo Điều 24 Luật Thương mại 2005, bao gồm các điều khoản về bên mua (công ty LLC Mỹ), bên bán, mô tả hàng hóa, giá cả (thường theo Incoterms như FOB hoặc CIF), điều kiện thanh toán (ví dụ: L/C hoặc T/T) và thời hạn giao hàng. Hợp đồng cần được ký bởi đại diện có thẩm quyền và có thể yêu cầu công chứng nếu giá trị lớn.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Tài liệu chứng minh giá trị giao dịch, phải ghi rõ thông tin bên mua/bán, mô tả hàng hóa chi tiết (số lượng, đơn giá, tổng giá trị theo USD), điều kiện giao hàng và chữ ký của người xuất khẩu. Theo Thông tư 38/2015/TT-BTC, hóa đơn này là cơ sở để tính thuế xuất khẩu (nếu áp dụng) và phải phù hợp với hợp đồng.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết cách đóng gói hàng hóa, bao gồm số lượng kiện hàng, trọng lượng (tổng và tịnh), kích thước, số hiệu kiện và nội dung từng kiện. Tài liệu này hỗ trợ hải quan kiểm tra và đối tác Mỹ kiểm kê hàng hóa, theo quy định tại Phụ lục II Thông tư 38/2015/TT-BTC.
• Vận đơn (Bill of Lading – B/L hoặc Airway Bill – AWB): Là chứng từ vận tải do hãng tàu hoặc hãng hàng không cấp, chứng minh quyền sở hữu hàng hóa và điều kiện giao nhận. Đối với xuất khẩu sang Mỹ, thường sử dụng B/L nếu đi biển (từ cảng Việt Nam như Cát Lái đến cảng Mỹ như Los Angeles). Vận đơn phải khớp với thông tin trên tờ khai hải quan theo Luật Hải quan 2014.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Không bắt buộc nhưng khuyến khích để hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại (như CPTPP hoặc EVFTA, dù Mỹ không tham gia trực tiếp, nhưng có thể áp dụng GSP nếu đủ điều kiện). C/O do Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) cấp, theo Thông tư 38/2015/TT-BTC, giúp giảm thuế nhập khẩu tại Mỹ.
• Các chứng từ bổ sung tùy loại hàng hóa: Bao gồm giấy phép xuất khẩu (nếu hàng hóa thuộc danh mục quản lý như hóa chất, theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP), chứng nhận kiểm dịch (cho thực phẩm, động thực vật theo Luật Chất lượng sản phẩm hàng hóa 2007), hoặc chứng nhận chất lượng (Quality Certificate) nếu đối tác Mỹ yêu cầu. Doanh nghiệp cần kiểm tra mã HS của hàng hóa để xác định các yêu cầu cụ thể.

Việc chuẩn bị chứng từ cần đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và nhất quán giữa các tài liệu để tránh chậm trễ thông quan hoặc phạt hành chính theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP (mức phạt đối với vi phạm hồ sơ hải quan).

Xem thêm: Cho mình hỏi nộp thuế thu nhập cá nhân nhầm mã cơ quan nhận. Giờ ra ngân hàng làm điều chỉnh thì có cần lên cơ quan thuế làm điều chỉnh nữa không ạ?

Việc tuân thủ đầy đủ bộ chứng từ xuất khẩu giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo thông quan nhanh chóng và nhận thanh toán suôn sẻ từ đối tác Mỹ. Đồng thời, nó góp phần nâng cao uy tín thương hiệu trên thị trường quốc tế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.