Chứng từ kế toán hàng tồn kho đóng vai trò then chốt trong việc ghi nhận, kiểm soát và bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. Việc lập đúng chứng từ giúp đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán, hỗ trợ quản lý hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần chú trọng thủ tục này để giảm thiểu rủi ro sai sót và tối ưu chi phí. Cùng Công ty dịch vụ kế toán tìm hiểu chi tiết hơn.

1. Vai trò của chứng từ kế toán trong quản lý hàng tồn kho

Chứng từ kế toán hàng tồn kho là cơ sở để ghi nhận mọi biến động về số lượng và giá trị hàng hóa trong kho. Theo Luật Kế toán 2015, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng tồn kho đều phải được chứng minh bằng chứng từ hợp lệ. Việc sử dụng chứng từ đúng quy cách giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác tình hình nhập xuất tồn, phát hiện kịp thời các sai lệch và hỗ trợ công tác kiểm kê định kỳ. Ngoài ra, chứng từ còn là căn cứ để tính giá thành, xác định lợi nhuận và lập báo cáo tài chính trung thực. Nhờ đó, lãnh đạo có thông tin đáng tin cậy để đưa ra quyết định mua hàng, sản xuất hoặc thanh lý tồn kho.

2. Quy định về lập và lưu trữ chứng từ kế toán hàng tồn kho

Luật Kế toán 2015 quy định rõ chứng từ kế toán phải đầy đủ nội dung, được lập kịp thời và có chữ ký của người có thẩm quyền. Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về hình thức, nội dung và cách bảo quản chứng từ liên quan đến hàng tồn kho. Doanh nghiệp phải đảm bảo chứng từ phản ánh đúng thực tế nghiệp vụ, không được tẩy xóa hoặc sửa chữa tùy tiện. Thời hạn lưu trữ chứng từ tối thiểu là 10 năm theo quy định của Luật Kế toán 2015. Việc tuân thủ các quy định này giúp tránh bị xử phạt vi phạm hành chính và đảm bảo tính pháp lý khi thanh tra, kiểm toán.

Xem thêm: Kế toán hàng tồn kho là gì?

3. Các chứng từ kế toán hàng tồn kho

Các chứng từ kế toán hàng tồn kho bao gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê hàng tồn kho và hóa đơn giá trị gia tăng liên quan. Phiếu nhập kho ghi nhận số lượng, chất lượng và nguồn gốc hàng hóa khi nhập kho, kèm theo chữ ký của thủ kho và người giao hàng. Phiếu xuất kho thể hiện mục đích xuất hàng, số lượng và người nhận, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ việc giảm trừ tồn kho.

Biên bản kiểm kê được lập khi thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, ghi nhận chênh lệch giữa sổ sách và thực tế để xử lý kịp thời. Thông tư 99/2025/TT-BTC yêu cầu các chứng từ này phải có đầy đủ chữ ký điện tử hoặc chữ ký tươi tùy theo hình thức lưu trữ. Doanh nghiệp cần sắp xếp chứng từ theo thứ tự thời gian và mã hàng để dễ tra cứu khi cần.

Xem thêm: Dịch vụ kế toán dịch vụ nhà hàng khách sạn

4. Quy trình kiểm soát và sử dụng chứng từ kế toán hàng tồn kho

Bước 1: Thu thập và kiểm tra chứng từ gốc

Doanh nghiệp thu thập đầy đủ chứng từ từ các bộ phận liên quan như kho, mua hàng và bán hàng. Nội dung chứng từ được đối chiếu với hợp đồng, hóa đơn và thực tế hàng hóa để phát hiện sai sót ngay từ đầu.

Bước 2: Lập chứng từ kế toán theo quy định

Căn cứ chứng từ gốc, kế toán lập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho theo mẫu quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC. Mỗi chứng từ phải ghi rõ ngày tháng, số hiệu, nội dung nghiệp vụ và giá trị.

Bước 3: Kiểm duyệt và phê duyệt

Trưởng phòng kế toán hoặc người được ủy quyền kiểm tra tính hợp lệ trước khi ký duyệt. Bước này đảm bảo chứng từ tuân thủ Luật Kế toán 2015 và tránh ghi nhận sai lệch.

Bước 4: Lưu trữ và bảo quản

Chứng từ được phân loại, đánh số và lưu trữ theo quy định. Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống điện tử để sao lưu, đảm bảo an toàn và dễ truy xuất khi thanh tra.

5. Câu hỏi thường gặp

Chứng từ kế toán hàng tồn kho cần những nội dung bắt buộc nào?

Theo Luật Kế toán 2015 và Thông tư 99/2025/TT-BTC, chứng từ phải có tên, số hiệu, ngày lập, nội dung nghiệp vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, chữ ký của người lập, người duyệt và thủ kho. Việc thiếu một trong các nội dung này có thể khiến chứng từ không hợp lệ.

Doanh nghiệp có được sử dụng chứng từ điện tử cho hàng tồn kho không?

Được phép. Thông tư 99/2025/TT-BTC cho phép sử dụng chứng từ điện tử có chữ ký số hợp lệ. Doanh nghiệp cần đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng in ấn khi cơ quan thuế yêu cầu.

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán hàng tồn kho là bao lâu?

Luật Kế toán 2015 quy định thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ năm kết thúc hoạt động kinh doanh. Một số chứng từ quan trọng có thể phải lưu trữ lâu hơn theo yêu cầu của cơ quan nhà nước.

Chứng từ kế toán hàng tồn kho là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Việc lập và quản lý đúng cách không chỉ giảm rủi ro mà còn nâng cao hiệu quả vận hành. Liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ chuyên sâu về thủ tục kế toán hàng tồn kho.